Przed poniesieniem wydatku, przedsiębiorca rozważa jego ekonomiczny sens. Pamięta bowiem, że każdy wydatek to zmniejszenie posiadanych składników majątkowych.
Z punktu widzenia rachunkowości koszty realizowane w ramach działalności gospodarczej są związane z tą działalności i podlegają ewidencjonowaniu w prowadzonych urządzeniach księgowych (kontach, dzienniku). W ujęciu rachunkowym koszt (rachunkowy) wyraża kwotowe zużycie czynników produkcji w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Analiza zapisywanych w urządzeniach ewidencyjnych zdarzeń gospodarczych umożliwia przedsiębiorcy oceniać sytuację majątkową firmy, rezultaty działalności gospodarczej oraz pomaga określić plany i zadania na przyszłość.
Rozpoczęcie i prowadzenie działalności gospodarczej to również szereg czynności, które należy podjąć w urzędach. Musimy pamiętać o licznych obowiązkach ewidencyjnych, o konieczności gromadzenia dokumentów, o obowiązkach sprawozdawczych i oczywiście o konieczności odprowadzania do budżetu państwa stosowanych danin, wśród których znajdują się podatki.
Koszt podatkowy jest związany z pojęciem „podatek”, a więc z przymusowym, bezzwrotnym i nieodpłatnym świadczeniem pieniężnym nałożonym przez państwo na podatnika w celu uzyskania dochodów dla pokrycia wydatków związanych z zadaniami państwa.
W przypadku podatków dochodowych – podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) i podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), obliczenie podatku i kwota, którą przekażemy państwu zależy od wysokości kosztów w rozumieniu przepisów prawa podatkowego.
Dlatego każdy przedsiębiorca z pojęciem koszt podatkowy, powinien zapoznać się bardzo starannie. Zwrócić uwagę należy, że ustawodawca w przepisach regulujących podatki dochodowe nie posługuje się terminem „koszt podatkowy”, ale używa pojęcia „koszt uzyskania przychodu”. Koszt podatkowy to nic innego jak nieformalne i funkcjonujące w obrocie gospodarczym pojęcie oznaczające koszt uzyskania przychodu.
Koszt uzyskania przychodu jest więc kategorią, którą wykształciło prawo podatkowe dla określenia dochodu i ustalenia podatku z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych albo osób prawnych.
Koszt uzyskania przychodu i koszt rachunkowy nie stanowią więc kategorii tożsamych. Najprościej, koszt uzyskania przychodu jest związany wprost z kategorią przychodu, stanowiącego efekt prowadzonej działalności. Koszty takie pomniejszają przychód podatnika i zmniejszają jego dochód, a w konsekwencji również wysokość podatku dochodowego.
Bardzo często koszt uzyskania przychodu nie ma bezpośredniego przełożenia na zdarzenia ekonomiczne. Przejawem tego jest wskazanie w ustawach podatkowych wskaźnika lub określonej kwoty kosztów uzyskania przychodów (koszty ryczałtowe) i brak odniesienia do rzeczywistego ciężaru ponoszonego przez podatnika w związku z określonym zdarzeniem gospodarczym.
Koszt rachunkowy to koszt związany z prowadzoną działalnością i funkcjonowaniem jednostki prowadzącej działalność gospodarczą. Oba pojęcia nie stanowią jednak kategorii rozłącznych. Koszt, który ewidencjonujemy w księgach rachunkowych może bowiem stanowić koszt uzyskania przychodu.
Odpowiedzi, czy dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, należy szukać w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osobowym od osób fizycznych i ustawy o podatku dochodowym od osobowym od osób prawnych, a nie w przepisach rachunkowych (patrz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 listopada 1998 r. IIISA 1271/97.