Planowane prace mają obejmować między innymi postawienie ścian zgodnie z potrzebami spółki, wstawienie dodatkowych drzwi, wymianę instalacji elektrycznej, położenie posadzek, wykonanie hydrauliki, malowanie. Spółka szacuje, że koszt prac wyniesie około 15 000 zł.
Czy poniesione wydatki spółka powinna potraktować jako remont, czy jako ulepszenie? Jak rozliczyć podatkowo poniesione koszty?
Sposób rozliczania ponoszonych wydatków na środki trwałe (np. budynki) wynika z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nakłady na środki trwałe mogą mieć charakter remontów lub ulepszeń (przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji).
Wydatki na remont podatnik bezpośrednio zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, a wydatki na ulepszenie środków trwałych będą odnoszone w koszty podatkowe stopniowo, poprzez odpisy amortyzacyjne. Dlatego prawidłowa klasyfikacja poniesionych nakładów na budynki (środki trwałe) jako remont albo ulepszenie może zadecydować o prawidłowym obliczeniu podatku dochodowego.
O tym, czy wydatki na środek trwały stanowią remont, czy też są to nakłady na jego ulepszenie decyduje zakres przeprowadzonych przez podatnika robót.
Celem remontu jest naprawa, przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego utraconych na skutek upływu czasu i eksploatacji, wymiana zużytych składników technicznych, bez zmiany jego charakteru i funkcji.
W wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub przystosowany do pełnienia innych, nowych funkcji i zyskuje istotną zmianę cech użytkowych. Ulepszenie polega na przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji środka trwałego. Adaptacja to przystosowanie obiektu do nowej funkcji, której dotychczas nie pełnił, a modernizacja to unowocześnienie, tj. wyposażenie obiektu bądź jego elementów składowych w takie urządzenia lub cechy, których wcześniej nie miał, a które są wytworem nowszej myśli technicznej.
Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł.
A więc środki trwałe możemy uznać za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł, a wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
Planowane prace w budynku spółki mają objąć między innymi postawienie ścian zgodnie z potrzebami spółki, wstawienie dodatkowych drzwi, wymianę instalacji elektrycznej, położenie posadzek, wykonanie hydrauliki, malowanie. Szacowany koszt prac to około 15 000 zł. Wcześniej budynek był wykorzystywany w innym celu – był magazynem. A więc planowane nakłady zmierzają do przystosowania pomieszczeń na biuro i salę konferencyjną i spowodują zaadaptowanie budynku do wykorzystywania go w innym celu niż pierwotne przeznaczenie.
Zarówno rozmiar prac jak i ich koszt wskazują, że nakłady przekraczają zakres remontu, a ich rezultatem będzie ulepszenie budynku - środka trwałego należącego do spółki. Wydatki na ulepszenie środków trwałych podatnik zaliczy do kosztów podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne.
Podstawa prawna: art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. c, art. 15 ust. 6, art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.