Strata wiąże się z niezamierzonym ubytkiem, poniesioną szkodą, utratą składników majątkowych na skutek zdarzeń losowych. Straty mogą pojawić się zarówno w środkach trwałych, wartościach niematerialnych i prawnych oraz w środkach obrotowych. W niniejszym tekście zajmiemy się tylko zagadnieniem straty w środkach obrotowych jako kosztu uzyskania przychodu.
Środki obrotowe obejmują składniki zmieniające swoją postać w krótkim czasie w trakcie przechodzenia przez poszczególne fazy procesu gospodarczego i które zużywa się zwykle w jednym okresie rozliczeniowym. Zaliczymy do nich zapasy (materiały, produkty gotowe lub w toku produkcji, towary nabyte w celu odsprzedaży), należności od osób trzecich (odbiorców, pracowników), aktywa pieniężne (gotówka, pieniądze na rachunkach bankowych).
Strata w środkach obrotowych może być skutkiem ubytków naturalnych, dotyczyć ich wagi, objętości, wymiaru i być spowodowana wyciekaniem, wysychaniem, wietrzeniem podczas transportu, magazynowania lub w produkcji. Inne przyczyny strat w aktywach obrotowych to zdarzenia losowe, klęski żywiołowe, nadzwyczajne okoliczności (np. kradzież, pożar, zniszczenie składników majątkowych).
Straty w środkach obrotowych nie zostały przez ustawodawcę wymienione w katalogu kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów. Można więc przyjąć, że straty w środkach obrotowych mogą stanowić koszty podatkowe na zasadach ogólnych. A zatem jeśli wydatki na nabycie środków obrotowych stanowiły koszty uzyskania przychodów w momencie poniesienia tj. wydatki zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów.
Podkreślmy, że podjęcie decyzji o zaliczeniu straty w środkach obrotowych do kosztów podatkowych musi zostać poprzedzone uważną analizą każdego zdarzenia, które stratę powoduje.
Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach wskazują na jakie elementy powinniśmy zwrócić szczególną uwagę (interpretacje indywidualne: Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jeleniej Górze z 22 kwietnia 2006 r., PDIII 423/1/49/06, Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, ITPB1/415-170/09/DP, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 sierpnia 2009r., IPPB3/423-542/08/09-10/S/JG).
Podobne wskazówki można również znaleźć w orzeczeniach sądów administracyjnych (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 lutego 2008 r., sygn. akt II FSK 23/07).
Przed zaliczeniem straty w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów podatnik powinien ocenić:
- czy strata wiąże się z prowadzoną działalnością,
- w jakiej sytuacji strata powstała, np. na skutek ubytków naturalnych, zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych,
- czy została udokumentowana, np. protokołem opisującym zdarzenie (ilość, wartość, przyczyna powstania straty, podpis podatnika, data), protokołem policyjnym, straży pożarnej, opiniami rzeczoznawców, dokumentami wystawionymi przez ubezpieczyciela.
Do kosztów uzyskania przychodów podatnicy mogą zaliczyć straty w środkach obrotowych, jeśli powstały one niezależnie od woli podatnika, zostały uznane za niezawinione i których okoliczności powstania oraz przyczyny zostały wyczerpująco udokumentowane.
Ważne jest również, czy podatnik podejmował działania w celu zapobieżenia stratom. Podatnik nie zaliczy więc do kosztów uzyskania przychodów strat będących wynikiem braku jego staranności, zaniedbań, nieracjonalnego działania, nawet jeśli straty mieszczą się w normach ustalonych przez jednostkę gospodarczą.