Rozliczając się z fiskusem skalą podatkową lub podatkiem liniowym wysokość podatku dochodowego ustalamy procentowo od osiągniętego dochodu. Dochód ustalamy poprzez odjęcie od przychodów kosztów uzyskania przychodu.
Z definicji samej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Oznacza to, że koszty wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Każdy przedsiębiorca przed wprowadzeniem wydatku do kosztów uzyskania przychodu powinien dokonać analizy, czy poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub zabezpiecza źródła jego przychodów oraz nie znajduje się na liście wydatków niestanowiących kosztu uzyskania przychodu wymienionych w art 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Co może być kosztem?
Wydatki - czyli koszty uzyskania przychodu - nie zawsze muszą być dokumentowane fakturą VAT wystawioną na firmę. Dowodem poniesienia kosztu może być np.: dowód opłaty pocztowej lub wyciąg bankowy.
Na tej podstawie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu opłaty związane z prowadzeniem rachunku bankowego czy opłaty za transakcje bankowe. Również diety mogą być kosztem, jeśli mają związek z odbyciem podróży służbowej, a także bilety parkingowe, bilety PKS i PKP (jeśli bilet PKP, PKS zawiera odległość taryfową powyżej 50 km i dane sprzedawcy wraz z numerem NIP, kwotę i stawkę podatku VAT, to przedsiębiorca będący płatnikiem podatku VAT może na podstawie biletu odliczyć podatek VAT). Jeśli paragon za przejazd autostradą zawiera dane sprzedawcy, NIP kwotę oraz stawkę podatku VAT, to na podstawie samego paragonu płatnik podatku VAT może odliczyć podatek VAT.
Przedsiębiorcy prowadzący swoją działalność gospodarczą w mieszkaniu lub w domu mogą część nieruchomości przeznaczyć na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Wielkość powierzchni należy oszacować procentowo, w stosunku do powierzchni całkowitej mieszkania czy domu. Na tej podstawie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu ustalony procent wydatków za czynsz, prąd czy inne media. Wydatki na media niefirmowe dokumentujemy w kosztach firmy dowodem wewnętrznym. Kolejnym krokiem, który zwiększy nam wysokość kosztów uzyskania przychodu, to wprowadzenie mieszkania czy domu do majątku firmy.
Należy pamiętać, że do majątku firmy możemy wprowadzić nieruchomość, która jest naszą własnością i w wartości odpowiadającej proporcjonalnie części mieszkania przeznaczonego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Nieruchomość od tej wartości będzie amortyzowana – oznacza to, że co miesiąc począwszy od miesiąca następnego po wprowadzeniu nieruchomości do majątku firmy, określona kwota będzie zaliczana do kosztów uzyskania przychodu.
Przedsiębiorcy którzy dokonali zakupu nieruchomości na kredyt mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów część odsetkową w dacie zapłacenia raty kredytu (ale również proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej do działalności gospodarczej).
Właściciele firm mogą także zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z wyposażeniem gabinetu czy biura prowadzonego w mieszkaniu pod warunkiem, że w pomieszczeniu przeznaczonym na cele prowadzonej działalności gospodarczej będziemy przyjmować klientów. W dzisiejszych czasach komputer, drukarka czy skaner a nawet aparat fotograficzny to narzędzie pracy każdego przedsiębiorcy, więc nie ma przeszkód, aby takie wydatki zaksięgować jako koszt.
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
Zakup usług obcych
Większość firm dokonuje zakupu usług od innych kontrahentów. Do takich usług możemy zaliczyć dostęp do aplikacji online, usługi księgowe, usługi marketingowe, reklamowe, prawnicze, utrzymanie domen, serwerów, usługi pozycjonowania stron, usługi kurierskie, transportowe i wiele innych. Wydatki poniesione na te cele muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i powinny być udokumentowane fakturą lub rachunkiem wystawionym na firmę.
Zdarza się, że osoba, która świadczyła na rzecz naszej firmy usługę nie prowadzi działalności gospodarczej. Wówczas należy podpisać z nią umowę o dzieło lub zlecenie. Wydatki z tytułu zatrudnienia osób na umowę o pracę, zlecenie czy o dzieło stanowią koszt uzyskania przychodu w chwili wypłacenia wynagrodzenia. Należy pamiętać, że od umów o pracę, o dzieło czy zlecenie stajemy się płatnikami i w imieniu zatrudnionych należy również odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS.
Pojazdy niefirmowe i firmowe
Pojazdy niefirmowe - to pojazdy, które nie występują w majątku firmy przedsiębiorcy, a są użytkowane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca, który wykorzystuje pojazd niebędący jego własnością powinien mieć podpisaną umowę użyczenia lub najmu pojazdu z właścicielem. Może zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z utrzymaniem pojazdu na podstawie dokumentów zakupu wystawionych na firmę lub umów zawartych na firmę. W przypadku pojazdów osobowych wysokość wydatków ograniczona jest limitem przejechanych kilometrów, więc występuje konieczność prowadzenia jednocześnie dwóch ewidencji – ewidencji przebiegu pojazdu oraz ewidencji poniesionych wydatków. Przy samochodach ciężarowych oraz osobowych w leasingu nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Pojazd w leasingu - zakup pojazdu w leasingu operacyjnym jest bardzo korzystną optymalizacją podatkową. Przedsiębiorca, który dokonał zakupu pojazdu w leasingu operacyjnym może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu faktury dotyczące czynszu inicjalnego, rat leasingowych, wydatków związanych z utrzymaniem pojazdu, a przy tym nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Zakup nowego pojazdu osobowego w leasingu operacyjnym pozwala zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki z tytułu leasingu na podstawie faktur VAT. Nie występuje ograniczenie co do wartości początkowej w wysokości 20 000 EURO, tak jak w przypadku nowych samochodów osobowych wprowadzonych do majątku firmy, gdzie wartość pojazdu powyżej 20 000 EURO nie może podlegać amortyzacji, a tym samym stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Pojazd w majątku firmy - pojazdy wprowadzone do majątku firmy podlegają amortyzacji. Oznacza to, że co miesiąc do kosztów uzyskania przychodu księgowana jest określona kwota z tytułu odpisu amortyzacyjnego. Pojazdy firmowe osobowe nie wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Pojazdy ciężarowe mogą zostać zamortyzowane w całości w miesiącu wprowadzenia lub w następnym miesiącu po wprowadzeniu ich do majątku firmy. Należy pamiętać, że suma jednorazowych odpisów w trakcie roku nie może przekroczyć 50 000 EURO, w 2014 r. kwotą graniczną będzie wartość 211 000 zł.
W przypadku kiedy zakup pojazdu firmowego zostanie sfinansowany kredytem, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu część odsetkową w dacie zapłacenia raty kredytu.
Pozostałe rodzaje kosztów
Przedsiębiorcy mogą również zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatki z tytułu zakupu materiałów biurowych, książek czy literatury fachowej związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą czy zakup niedrogich gadżetów z logo firmy, które będą przekazywane nieodpłatnie kontrahentom (np.: długopisy, kubki, breloczki). Nie ma przeszkód, aby właściciele firm zaliczali do kosztów uzyskania przychodu wydatki na kursy czy studia podyplomowe pod warunkiem, że kierunek kształcenia jest powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Kolejnym przykładem kosztu są wydatki związane z odbyciem spotkań służbowych.
Od niedawna ustawodawca pozwala na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu wydatków na konsumpcję z tytułu spotkań służbowych. Można to zrobić pod warunkiem szczegółowego opisania dokumentu zakupu. Faktura zakupu powinna zawierać informacje takie jak: o której godzinie miało miejsce spotkanie, cel spotkania oraz osoby w nim uczestniczące. W tym przypadku przedsiębiorca powinien wykazać związek poniesionego wydatku z osiągniętym przychodem lub z zabezpieczeniem źródła przychodu.
Podsumowując, koszty uzyskania przychodu przyczyniają się do obniżenia podatku dochodowego lub zaniechania konieczności jego zapłacenia. Jeśli koszty uzyskania przychodu są wyższe niż przychody, to przedsiębiorca ponosi stratę z działalności gospodarczej, a w tym przypadku podatek dochodowy do zapłaty nie wystąpi.
Należy pamiętać, że przy zbyt dużych kosztach uzyskania przychodu znacząco obniża się dochód do opodatkowania. Jeżeli przedsiębiorca zamierza starać się o kredyt, a koszty uzyskania przychodu są wysokie w stosunku do osiąganych przychodów, to zdolność kredytowa się obniża. Bank może zmniejszyć kwotę kredytu lub odmówić jego udzielenia.