Kosztem uzyskania przychodu będą wydatki z tytułu wypłaty wynagrodzenia zasadniczego. Pracodawca zaliczy do kosztów podatkowych również wszelkie inne wypłaty na rzecz pracownika, które stanowią ekwiwalent za wykonywaną pracę, a więc wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie za pracę w godzinach nocnych, premie regulaminowe.
Do kosztów podatkowych pracodawca zaliczy również inne świadczenia związane z pracą. Są to świadczenia przysługujące pracownikowi w związku z zawarciem umowy o pracę, lecz niebędące ekwiwalentem wykonywania pracy.
Pracodawca zaliczy więc do kosztów podatkowych np. odprawy, dodatki, premie uznaniowe, nagrody zarówno wypłacane w formie pieniężnej jak i nagrody rzeczowe, a także diety i inne koszty ponoszone przez pracodawcę w związku z delegowaniem pracownika do odbycia podróży służbowej (oprócz części wydatków na samochody wykorzystywane w podróży służbowej).
Kosztem uzyskania przychodów będą również wynagrodzenia wypłacane na podstawie zawartych przez firmę umów cywilnoprawnych. Jeżeli więc podatnik nie zawiera umów o pracę, ale umowy zlecenia, umowy o dzieło, to wypłaty realizowane na rzecz wykonawców również zaliczy do kosztów podatkowych.
Koszt podatkowy stanowi kwota brutto wynagrodzenia, a więc kwota niepomniejszona o zaliczki na podatek dochodowy, które pracodawca występując jako płatnik potrąca z wypłacanego wynagrodzenia i odprowadza do urzędu skarbowego. Zaliczeniu do kosztów podatkowych podlega również kwota wynagrodzenia przed jej obniżeniem o ryczałtowe koszty uzyskania przychodów przysługujące pracownikowi lub zleceniobiorcy.
Czego pracodawca nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów
1. Wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w wykonywanej pracy:
- w związku z odbyciem podróży służbowej, w wysokości przekraczającej kwotę, którą ustalimy poprzez zastosowanie stawki za 1 km przebiegu pojazdu.
- w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za 1 km przebiegu pojazdu.
Wysokość ryczałtu i stawki za 1 km przebiegu ustalimy na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zmianami). Przebieg pojazdu musi zostać udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu .
2. Wydatków na wynagrodzenie za pracę własną pracodawcy, jego małżonka, małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub innej osobowej spółki handlowej (np. spółki jawnej), także małżonków i małoletnich dzieci wspólników.
3. Innych wydatków, które nie mają związku z prowadzona działalnością i nie zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.