Pracodawca zwraca pracownikowi koszty:
- przejazdów,
- dojazdów,
- noclegów,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Koszty przejazdów i dojazdów
Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową może określić rodzaj środka transportu, jakim porusza się delegowany pracownik. Zwrot wydatków na przejazd obejmuje cenę biletu określonym środkiem transportu oraz opłaty dodatkowe. Jeżeli pracownikowi przysługują ulgi, zwraca kwotę faktycznie zapłaconą za bilet bez względu na to, z jakiego tytułu pracownikowi przysługuje ulga.
Pracownik może wybrać się w podróż służbową własnym samochodem, ale pracodawca musi zgodzić się na taką formę transportu. Podróżując samochodem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Ponadto pracownik może otrzymać ryczałt w wysokości jednej diety na dojazd do dworców, z których wyrusza w zagraniczną podróż służbową oraz wraca z tej podróży. Przysługuje mu również ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracownik korzysta z własnego albo służbowego samochodu, nie ponosi wydatków na dojazdy albo zostały mu one zapewnione.
Koszty noclegów
Nocując za granicą pracownik otrzyma zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Koszt noclegu nie powinien przekraczać kwot określonych w załączniku do rozporządzenia, a stawka za nocleg zależy od państwa, w którym pracownik nocuje. W przypadku braku rachunku hotelowego pracownik otrzyma zwrot wydatków do 25% limitu.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit określony w załączniku do rozporządzenia.
Pracownik nie otrzyma ryczałtu za czas przejazdu do miejsca, gdzie ma wykonać zadania zlecone przez pracodawcę, albo jeżeli pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny nocleg.
Inne udokumentowane wydatki
Pracodawca zwróci pracownikowi i zaliczy do kosztów podatkowych inne wydatki poniesione w związku z zagraniczną podróżą służbową. Może dla przykładu zwrócić koszt przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu. Jest to jednak możliwe, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub jeśli oddelegował pracownika w podróż służbową do państwa pozaeuropejskiego.
Pracodawca uzna również za koszty podatkowe udokumentowane wydatki poniesione przez pracownika na leczenie oraz zakup koniecznych leków. Nie dotyczy to jednak kosztów zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych, nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych oraz zakupu okularów. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Do innych kosztów zagranicznej podróży zaliczy bilety wstępu na wystawy, targi, opłaty za korzystanie z parkingów, opłaty za korzystanie z płatnych autostrad.
Warunkiem uznania wydatków za koszt uzyskania przychodów jest ich udokumentowanie (posiadanie dowodów poniesienia wydatków) oraz istnienie związku z odbywaną podróżą służbową.