Co do zasady, zfśs powinien zostać utworzony przez pracodawcę, który na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Nie znaczy to jednak, że zfśs nie może być utworzony przez pracodawcę zatrudniającego poniżej 20 pracowników.
Decyzja dla takich firm o utworzeniu zfśs jest wówczas dobrowolna. A obowiązek mają pracodawcy zatrudniający pracowników ponad liczbę 20. Z kolei obowiązek utworzenia zfśs mają natomiast jednostki budżetu państwa bez względu na liczbę pracowników.
Fundusz należy tworzyć dokonując corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
Pracodawca ma obowiązek wtedy w terminie do końca maja każdego roku kalendarzowego wpłacić (na wyodrębniony do tego właśnie celu) rachunek bankowy 75% równowartości odpisów. Pozostałe 25% w terminie do dnia 30 września.
Środki jakie zgromadził pracodawca na rachunku zfśs mogą zostać wykorzystane na takie cele jak np. finansowanie firmowych obiektów socjalnych oraz co najczęściej ma miejsce, na finansowanie działalności socjalnej dla pracowników.
Polecamy: serwis Ryczałt
Polecamy: serwis PIT
Polecamy: serwis VAT
Zgromadzone przez pracodawcę pieniądze na zfśs mogą być wydatkowane na m.in.: dofinansowanie czy finansowanie czesnego w żłobkach czy przedszkolach dla dzieci zatrudnionych, pokrywanie kosztów różnego rodzaju form wypoczynku pracowników i ich rodzin, popularne bony towarowe, pożyczki dla pracowników, różnego rodzaju pomoc rzeczowa dla potrzebujących pracowników.
Pracodawca przed przyznaniem ww. świadczeń z zfśs powinien przedtem opracować regulamin, w którym zostaną określone kryteria dochodowe uprawniające pracowników do otrzymania pomocy z funduszu i w określonej wysokości w zależności od uzyskiwanych dochodów. W zależności od zapisów regulaminu, nie każdy pracownik będzie uprawniony do otrzymania „pomocy” z zfśs.
Jeśli zaś chodzi o zaliczenie przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów, odpisów na ww. fundusz. Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami o podatku dochodowym (PIT i CIT) oraz przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, odpisy i zwiększenia na zfśs stanowią koszty uzyskania przychodów jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały faktycznie wpłacone na rachunek zfśs.
A więc dokonanie samego odpisu nie umożliwia jeszcze podatnikowi zaliczenia dokonanych odpisów do kosztów uzyskania przychodów, należy jeszcze odpisane fundusze, faktycznie wpłacić na wyodrębniony rachunek ZFŚS.
Stanowisko takie prezentują również organy podatkowe w swoich interpretacjach, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie - Interpretacja indywidualna z dnia 15.04.2010 r., sygn. IPPB5/423-83/10-4/JC.