Podatnik może w ramach prowadzonej działalności korzystać z własnego samochodu i zaliczać wydatki z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli auto nie zostanie wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wydatki związane z używaniem samochodu dla potrzeb działalności, podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu samochodu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.
Dla ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ilość kilometrów wynika więc z ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki), a stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:
- nazwisko, imię, adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd-dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 kilometr przebiegu oraz
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane.
Brak kilometrówki powoduje, że podatnik nie zaliczy do kosztów podatkowych wydatków na własne auto wykorzystywane w działalności gospodarczej.
Podatnik powinien jednak pamiętać, że ewidencja przebiegu pojazdu wyznacza limit wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów. Do kosztów podatkowych zaliczy więc tylko te wydatki, które faktycznie zostały poniesione w celu uzyskania przychodów. Oczywiście podatnik powinien poniesione koszty odpowiednio udokumentować.
Sama więc ewidencja przebiegu pojazdów, jeżeli podatnik nie będzie posiadał dokumentów źródłowych potwierdzających poniesienie wydatku, nie jest wystarczająca do zaliczenia kosztu do kosztów podatkowych.
Polecamy: Czy obiad z kontrahentem w restauracji to reprezentacja, czy koszt uzyskania przychodu
Ponadto podatnik musi sporządzać miesięczne zestawienia poniesionych wydatków z tytułu używania samochodu. Zestawienie takie stanowi podstawę zaksięgowania wydatków w książce podatkowej po zakończeniu danego miesiąca.
Wydatki dotyczące używania samochodu, np. wydatki na zakup paliwa, oleju, części zamiennych, przeglądy, naprawy, wydatki na ubezpieczenia komunikacyjne OC i AC, rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie.
Polecamy: VAT 2010
Ustalona od początku roku podatkowego łączna wartość wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych w poszczególnych miesiącach, nie może przekraczać kwoty limitu wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.
Podstawa prawna: art. 23 ust. 1 pkt 46, art. 23 ust. 7, art. 23 ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.