Zasady przechowywania dokumentacji podatkowej
Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej jasno wskazuje obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej. Jest to konieczne do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy w największym stopniu ksiąg handlowych, księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów (dla podmiotów opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjowanych), ale obejmuje szeroki zakres dokumentów podatkowych, do których zalicza się m.in.:
- deklaracje podatkowe,
- rejestry VAT,
- dowody księgowe (faktury sprzedaż/zakup, faktury korygujące, dowody wewnętrzne, noty księgowe, paragony itd.) – wszelkie dokumenty uwzględnione w rozliczeniach,
- dokumenty poświadczające korzystanie z ulg,
- umowy,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- ewidencje środków trwałych,
- ewidencje wyposażenia,
- ewidencje przebiegu pojazdu.
Wydłużenie okresu obowiązku przechowywania dokumentacji
Dłuższy niż 5 lat okres obowiązku przechowywania dokumentacji dotyczy przede wszystkim przypadków wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Istnieją trzy skutki wydłużenia biegu terminu przedawnienia zobowiązania, każdy z nich może mieć wielorakie przyczyny opisane w Ustawie z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.):
- nierozpoczęcie lub zawieszenie:
- rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku,
- skarga do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą zobowiązania podatkowego,
- wydanie decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku/zapłaty zaległego podatku, lub rozłożenie na raty podatku/zaległości podatkowej,
- wszczęcie postępowania w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe związane z niewykonaniem obowiązku podatkowego,
- zabezpieczenie wykonania zobowiązania podatkowego,
- na wniosek strony — żądanie ustalenia istnienia stosunku prawnego lub prawa przez sąd powszechny,
- na wniosek strony — wystąpienie szefa KAS o opinię do Rady Spraw Przeciwdziałaniu Unikaniu Opodatkowania w sprawie zastosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania lub środków ograniczających umowne korzyści.
- zawieszenie:
- wystąpienie organu podatkowego jednego państwa do organu drugiego państwa o udzielenie informacji w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego,
- wszczęcie procedury wzajemnego porozumienia na podstawie ratyfikowanej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska, jeżeli ta umowa nie przewiduje możliwości wprowadzenia w życie zawartego porozumienia bez względu na terminy przedawniania,
- wszczęcie postępowania w sprawie wydania decyzji określającej cofnięcia skutków unikania opodatkowania.
- przerwania:
- ogłoszenie upadłości,
- Zastosowanie środka egzekucyjnego.
Likwidacja przedsiębiorstwa nie zwalnia podatnika z obowiązku przechowywania dokumentacji związanych z rozliczeniami podatkowymi, należy je zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania. Wyjątkiem w tej kwestii są dokumenty związane z poborem podatków od wynagrodzeń pracowników, które należy przekazać podatnikom, po terminie przedawnienia zobowiązania podatkowego, lub, jeżeli jest to niemożliwe – zniszczyć.
Szymon Kwasigroch
Systim.pl