W dotychczasowym stanie prawnym, ze względu na ograniczone, bardzo ogólne regulacje, pomimo istnienia możliwości udzielenia pełnomocnictwa ogólnego, organy podatkowe wymagały złożenia pełnomocnictwa do akt każdej toczącej się sprawy, a w konsekwencji również uiszczenia opłaty skarbowej od złożenia każdego dokumentu upoważniającego do reprezentacji podatnika.
Od 1 lipca 2016 r. zaczną obowiązywać następujące przepisy.
Zakres pełnomocnictwa ogólnego
Pełnomocnictwo ogólne będzie upoważniać do działania w imieniu podatnika we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Pełnomocnik ogólny będzie mógł być ustanowiony w każdej chwili – w toku toczącego się postępowania, jak i wówczas gdy żadna procedura nie będzie prowadzona. Możliwe będzie także ustanowienie kilku pełnomocników ogólnych.
Pełnomocnik ogólny nie będzie jednak uprawniony do podpisywania deklaracji podatkowych – w tym celu nadal wymagane będzie udzielenie odrębnego pełnomocnictwa (zgodnie z art. 80a Ordynacji).
Polecamy: Klauzula przeciw unikaniu opodatkowania – praktyczny poradnik
Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)
Zasady udzielania pełnomocnictwa ogólnego
Zasadą będzie składanie pełnomocnictwa ogólnego w formie dokumentu elektronicznego. W tym celu podatnicy będą obowiązani do skorzystania ze wzoru określonego rozporządzeniem Ministra Finansów. Sposób przesyłania dokumentu pełnomocnictwa zostanie również określony w rozporządzeniu. Obecnie trwają jeszcze prace nad wspomnianymi regulacjami (mają wejść w życie również od 1 lipca 2016 r.). Jedynie w razie wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających złożenie dokumentu elektronicznego, dopuszczalne będzie przesłanie pełnomocnictwa w tradycyjnej formie pisemnej.
Pełnomocnictwo będzie mogło zostać złożone nie tylko przez mocodawcę, lecz również przez adwokata, radcę prawnego lub doradcę podatkowego, któremu pełnomocnictwa się udziela.
Analogiczne zasady będą miały zastosowanie do zawiadomienia o zmianie pełnomocnictwa ogólnego, jego odwołaniu lub wypowiedzeniu.
Wzór pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1)
Ponadto, wprowadzona zostanie zasada na wzór innych postępowań, zgodnie z którą adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, który wypowiedział pełnomocnictwo, jest obowiązany działać za stronę jeszcze przez dwa tygodnie od wypowiedzenia, chyba że mocodawca zwolni go od tego obowiązku.
Ustanowienie jednego lub kilku pełnomocników ogólnych oczywiście nie spowoduje wykluczenia możliwości udzielenia innej osobie pełnomocnictwa szczególnego do działania w konkretnej sprawie.
Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych
Nowe przepisy przewidują, że pełnomocnictwa ogólne, jak i zawiadomienia o ich zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu będą umieszczane w specjalnie utworzonym w tym celu Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych. Dostęp do Rejestru będą posiadać organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej.
Co szczególnie ważne, dzień wpływu pełnomocnictwa (lub jego zmiany, odwołania bądź wypowiedzenia) do Centralnego Rejestru będzie wyznaczał moment skutecznego ustanowienia (ew. zmiany/odwołania/wypowiedzenia) pełnomocnictwa ogólnego.
Udział pełnomocnika w postępowaniu
W nowych przepisach zachowana została dotychczasowa zasada, że jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się temu pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie. Organy podatkowe, z racji dostępu do Centralnego Rejestru, powinny zatem każdorazowo sprawdzać, czy podatnik ustanowił pełnomocnika ogólnego i, w przypadku wszczęcia nowego postępowania, doręczać pisma temu pełnomocnikowi.
W konsekwencji, aktywności ze strony podatnika wymagać będzie jedynie sytuacja, w której ustanowiony zostanie więcej niż jeden pełnomocnik ogólny, albo pełnomocnik ogólny oraz szczególny w tej samej sprawie. Wówczas podatnik powinien wskazać organowi jednego z nich jako pełnomocnika do doręczeń (art. 138g Ordynacji).
Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że w związku z uchyleniem art. 137 § 3 Ordynacji, na podatniku nie ciąży już obowiązek składania dokumentu pełnomocnictwa do akt każdej sprawy. Zgodnie z nowym przepisem art. 138h Ordynacji, organ podatkowy w razie potrzeby dołącza do akt sprawy wydruk pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego udzielonego w formie dokumentu elektronicznego oraz zawiadomienia o zmianie zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa. Zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym potwierdza, w formie adnotacji, pracownik urzędu obsługującego organ podatkowy lub funkcjonariusz celny, który dokonał wydruku.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Zasady opłacania opłaty skarbowej
Przewidziano również zwolnienie z opłaty skarbowej w związku ze złożeniem dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa ogólnego oraz jego odpisu, wypisu lub kopii. Oznacza to, że ustanowienie pełnomocnika ogólnego nie będzie się wiązać z żadnymi opłatami.
Dotychczasowe pełnomocnictwa
Pełnomocnictwa dołączone do akt sprawy przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, a także ich urzędowo poświadczone odpisy oraz uwierzytelnione odpisy, uznaje się za pełnomocnictwa szczególne. Nie ma zatem możliwości potraktowania pełnomocnictwa złożonego przed 1 lipca 2016 r. dla celów konkretnego postępowania za pełnomocnictwo ogólne.
Dominika Tyczka, doradca podatkowy, Senior Associate w Rödl & Partner
Tomasz Ulatowski, Starszy konsultant podatkowy w Rödl & Partner