Święta Bożego Narodzenia już za 30 dni. Pracodawcy, którzy zaoszczędzili trochę pieniędzy w trakcie roku, zastanawiają się nad zakupem prezentów dla swoich pracowników.
- Chcemy kupić dla pracowników upominki na święta. Jeszcze nie wiemy, co by to miało być, ale na każdego pracownika możemy przeznaczyć po 200 zł. Czy taki prezent nie wpłynie na rozliczenie podatkowe naszych pracowników - pyta pan Marcin, przedsiębiorca z Kielc.
Od tego, jaki prezent i z jakich środków będzie sfinansowany, zależą obowiązki podatkowe zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
Gdy pracodawca kupi upominki ze środków obrotowych firmy, wartość prezentu będzie przychodem pracownika. Gdy będzie sfinansowany ze środków socjalnych, zastosowanie znajdzie zwolnienie z PIT. Jednak tu zwolnione z podatku będą tylko prezenty, których wartość nie przekroczy 380 zł. Przy czym limit 380 zł dotyczy całego roku podatkowego. Zatem jeśli szef w trakcie roku oferował pracownikom inne świadczenia finansowane z funduszu socjalnego i ich wartość już przekroczyła 380 zł, to prezent świąteczny będzie podlegał podatkowi.
Również prezenty dla kontrahentów będą ich przychodem do opodatkowania.
Ważne finansowanie
Skutki podatkowe przekazywania pracownikom prezentów świątecznych uzależnione są od źródła ich finansowania. Według Krystiana Kaczkowskiego, asystenta podatkowego w ITA Doradztwo Podatkowe, wartość podarunków opłacanych ze środków obrotowych stanowi przychód ze stosunku pracy opodatkowany na zasadach ogólnych.
Podobnie uważa Anna Drabik, ekspert z BDO, która wskazuje, że prezent albo bon sfinansowany ze środków obrotowych powinien być opodatkowany jako przychód pracownika w miesiącu otrzymania przez niego tego świadczenia.
Świadczenia rzeczowe
Nie wszystkie świadczenia pozapłacowe będą podlegały PIT. Jak wskazuje Krystian Kaczkowski, zwolnienie z podatku obejmuje świadczenia rzeczowe, przekazywane pracownikom, finansowane w całości z funduszy socjalnych (czyli zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - ZFŚS lub funduszu związków zawodowych) do 380 zł.
- Przekroczenie tej kwoty skutkuje obowiązkiem zapłaty podatku od nadwyżki. W przypadku zaś podarunków finansowanych z dwóch funduszy jednocześnie limit 380 zł należy stosować do obu tych źródeł łącznie - tłumaczy Krystian Kaczkowski.
Dodaje, że pracownik ma prawo do skomponowania własnej paczki świątecznej dostosowanej do jego potrzeb. Ważne jest przy tym, aby to pracodawca zakupił towary będące przedmiotem prezentu. Takie stanowisko potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (pismo nr IPPB2/415-1187/08-4/AK).
Z kolei Anna Drabik zwraca uwagę, że jeżeli prezenty świąteczne są równej wartości dla wszystkich pracowników, bez względu na sytuację rodzinną i materialną, nie mogą zostać sfinansowane ze środków ZFŚS.
- Gdy prezentem świątecznym jest bon towarowy, pracodawca bez względu na źródło finansowania powinien doliczyć jego wartość do wynagrodzenia za pracę i pobrać od niego zaliczkę na podatek - mówi ekspert z BDO.
Skutki braku rozliczenia
Paweł Jabłonowski, szef Departamentu Podatkowego Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna podkreśla, że to pracodawca jako płatnik musi naliczyć i pobrać poda-tek od wypłacanego wynagrodzenia, także wypłacanego w naturze, przy założeniu, że nie można zastosować zwolnienia z tego podatku. Płatnik jest odpowiedzialny za jego niezapłacenie.
- Ewentualne roszczenie do pracownika o kwotę podatku może nastąpić już na gruncie cywilnoprawnym - podpowiada Paweł Jabłonowski.
Również Anna Drabik uważa, że podatnik mimo że odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe, to nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania. Jednak z uwagi na fakt, że PIT jest rozliczany rocznie, to na podatniku spoczywa odpowiedzialność dokonania prawidłowego rozliczenia w rocznym zeznaniu podatkowym.
- Powstanie zaległości podatkowej rodzi dla podatnika skutek prawny w postaci obowiązku uiszczenia oprócz kwoty zaległości podatkowej także odsetek za zwłokę. Zarówno płatnik, jak i podatnik podlegają odpowiedzialności karnej skarbowej - ostrzega Anna Drabik.
Prezenty dla kontrahentów
Nie tylko kwestia rozliczeń prezentów świątecznych dla pracowników budzi wątpliwości. Podobne pojawiają się przy rozliczaniu upominków przekazywanych kontrahentom w celu utrzymania dobrych relacji biznesowych. Według Aleksandry Chojnackiej, konsultanta w PricewaterhouseCoopers, co do zasady wartość otrzymywanych prezentów podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Sposób opodatkowania tych podarunków zależy od statusu otrzymującego upominek. Kontrahenci - osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą - rozliczą upominek jako dodatkowy przychód z firmy. Podstawę do wyliczenia przychodu powinna stanowić wartość rynkowa prezentu. Z kolei w przypadku, gdy obdarowanymi będą pracownicy tego kontrahenta (osoby fizyczne nieprowadzące działalności), powinni oni wykazać wartość upominków jako dodatkowy przychód w swoim rocznym zeznaniu podatkowym na podstawie informacji PIT-8C otrzymanej od firmy przekazującej prezent. Wyjątek w ich przypadku będą stanowić prezenty o wartości do 100 zł.
- Przedsiębiorcy obdarowujący kontrahentów szukają rozwiązań, które pozwolą uniknąć obowiązku związanego z PIT, organizując np. dodatkowe akcje promocyjne. Albo po prostu udają, że problem nie istnieje - sygnalizuje Aleksandra Chojnacka. Czy to rozsądne?
Według Aleksandry Chojnackiej raczej nie. Przy kontroli podatkowej u przedsiębiorcy urząd skarbowy może zainteresować się, czy obowiązki związane z rozliczeniem podatkowym i wystawieniem PIT-8C zostały wykonane. Warto mieć to na uwadze, zwłaszcza gdy wartość upominków przekracza 100 zł.