Dokumentowanie kosztów w księdze podatkowej
Podstawą zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest każdorazowo dokument potwierdzający fakt poniesienia wydatku.
Jak wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej fakturami, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.
Podstawą zapisów są też inne dowody. Z przepisów rozporządzenia wynika, że podstawą zapisów w księdze są inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
Polecamy produkt: Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2015 (książka + CD)
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Dowody muszą być oznaczone numerem lub oznaczone w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W niektórych przypadkach dokumenty te stanowią tylko podstawę do sporządzenia innych dokumentów, stanowiących podstawę zapisów w księdze, jakimi są dowody wewnętrzne.
Dokumentowanie kosztów działalności w mieszkaniu
Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, a podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu (lub domu) również ma obowiązek zgromadzenia potrzebnych dokumentów, które stanowią podstawę do zaliczenia w koszty poniesionych wydatków. Najczęściej takim dokumentem będzie faktura VAT lub dowód opłaty za poniesione wydatki.
Dopiero tak sporządzone dowody wewnętrzne są podstawą zapisów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” podatkowej księgi przychodów i rozchodów, o czym stanowią objaśnienia do księgi. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu w kosztach uzyskania przychodów znajdzie się tylko część wydatków poniesionych w związku z eksploatacją tego mieszkania, przypadająca na tę działalność. W tym celu należy sporządzić dowody wewnętrzne, które będą określały wydatki przypadające na działalność gospodarczą, i na ich podstawie dokonać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Księgowanie kosztów w księdze podatkowej
Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Każda kolumna księgi podatkowej jest przeznaczona do wpisywania określonych przychodów, wydatków czy innych zdarzeń gospodarczych lub uwag.
Część dotycząca kosztów zaczyna się już w kolumnie 6, w której należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za dany okres.
Kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę kupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
Kolejna kolumna - 11 - jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
W kolumnie 12 wpisuje się natomiast wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Wpisu dokonuje się:
- na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
- na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika, jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.
Kolumna 13 księgi podatkowej jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-13 lub 10-12 nowej księgi), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia.
Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydat miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.
Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12-13.
Artykuł jest częścią e-Poradnika Koszty podatkowe w praktyce dostępnym w naszym SKLEPIE
Poznaj również nasze inne ebooki