Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Minister Pracy i Polityki Społecznej określił, w drodze rozporządzeń, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenia te w szczególności określają wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta, i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Pracodawcy niebędący jednostkami państwowej ani samorządowej sfery budżetowej samodzielnie określają warunki oraz zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. Postanowienia takie określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Należy jednak pamiętać, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o wysokości należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r.:
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn.zm.),
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.).
Artykuł 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (odpowiednio art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (odpowiednio art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.).
Ustawodawca nie umieścił wydatków z tytułu diet należnych pracownikom w trakcie podróży służbowych w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Tak więc jeśli wydatki te zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to mogą zostać, co do zasady, uznane za koszty podatkowe.
Należy jednak pamiętać o ekonomicznym uzasadnieniu kosztu. Jeżeli pracodawca stosuje kwoty ustalone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej lub w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, to wydatek taki w całości jest kosztem podatkowym pracodawcy. Jeżeli jednak pracodawca wypłaca diety w kwotach wyższych niż zostały one określone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej oraz w regulaminie, umowie o pracę czy układzie zbiorowym, to w takim przypadku nadwyżka wypłaconej diety ponad kwotę określoną w rozporządzeniach, umowie o pracę itd. nie może zostać uznana za ekonomicznie uzasadnioną i jako taka nie stanowi podatkowego kosztu uzyskania przychodu. Aby więc zaliczyć do kosztów wyższą dietę z tytułu podróży pracownika, stosowne postanowienia powinny się znaleźć w regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub w układzie zbiorowym pracy.
Maria Dolna-Ciemniakowska
doradca podatkowy
Podstawa prawna:
• art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),
• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).