Bezpośrednie doręczenie
Urzędy skarbowe i inne organy podatkowe doręczają podatnikom (lub ich pełnomocnikom i przedstawicielom) pisma za pokwitowaniem, przez pocztę, swoich urzędników lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów.
Gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta, pisma może doręczać za pokwitowaniem sołtys.
Gdy strona ustanowiła pełnomocnika, pismo musi być dostarczone także pełnomocnikowi.
Możemy się spodziewać doręczenia w naszym mieszkaniu lub w miejscu pracy. Doręczenie może nastąpić również w siedzibie organu podatkowego a nawet mailem.
Jeżeli zawiodą ww. sposoby doręczenia – fiskus może doręczyć nam pismo w każdym miejscu gdzie nas zastanie.
Co do zasady spółkom i przedsiębiorcom pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności - osobie upoważnionej do odbioru korespondencji.
Jednak gdy adres siedziby podany przez te podmioty nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.
Doręczenie pośrednie
Gdy jesteśmy nieobecni w domu – pismo może być doręczone za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu. Osoby te muszą jednak się w sposób wyraźny podjąć oddania pisma adresatowi.
Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
Domniemanie doręczenia – powtórne awizo
Jeżeli powyższe sposoby doręczenia okażą się niemożliwe, to:
• poczta przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę; lub
• pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.
W takim przypadku adresata (podatnika) zawiadamia się dwukrotnie o pozostawieniu pisma w określonym miejscu. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie siedmiu dni.
Zawiadomienie o pozostawieniu pisma (awizo) umieszcza się w skrzynce pocztowej adresata. Jeżeli nie jest to możliwe, to na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe. Awizo można też zostawić w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
Po dokonaniu drugiego awizo, z upływem ostatniego dnia 14-dniowego okresu doręczenie uważa się za formalnie dokonane, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Jest to bardzo niebezpieczne dla podatnika (który np. wyjechał na 3-tygodniowy urlop). Od daty doręczenia niektórych pism biegną przecież terminy odwoławcze. Dlatego przy dłuższych wyjazdach warto ustanowić pełnomocnika do doręczeń pism i powiadomić o tym urząd skarbowy.
Można też postarać się o to by urząd przesyłał do nas pisma mailem (nie można tylko dostać mailem zaświadczeń). Wystarczy złożyć do urzędu skarbowego zwykłe pisemne podanie (wniosek) "o doręczanie pism drogą elektroniczną" i wskazać swój adres mailowy. Pozwala na to wprost art. 144 Ordynacji podatkowej.
Podstawa prawna: - art. 144-154c ordynacji podatkowej