Ogólną zasadą jest, iż w celu prawidłowego określenia wielkości przychodów podatnicy stosujący opodatkowanie ryczałtem zobowiązani są prowadzić ewidencję przychodów. W wypadku umowy najmu, podnajmu itp. podatnicy są jednak zwolnieni z tego kłopotliwego obowiązku jeżeli wysokość przychodów wynika z umowy zawartej w formie pisemnej.
W naszym interesie leży więc, aby stosowna umowa została sporządzona. Nie tylko oszczędzi nam to pracy przy prowadzeniu ewidencji, ale również uchroni od negatywnych konsekwencji związanych z niedopełnieniem obowiązku jej prowadzenia.
W tym ostatnim przypadku, jak również wtedy gdy ewidencja prowadzona jest niezgodnie z warunkami wymaganymi do uznania jej za dowód w postępowaniu podatkowym, organ podatkowy może sam określić wartość niezewidencjonowanego przychodu i opodatkować go stawkami pięciokrotnie wyższymi niż normalnie. Maksymalna ich wysokość została przy tym określona na 75%.
Podatnicy stosujący ryczałt w odniesieniu do przychodów z najmu, nie muszą również prowadzić ewidencji wyposażenia. Jeżeli równocześnie opodatkowują ryczałtem dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej, wówczas ewidencją wyposażenia obejmuje się jedynie wyposażenie związane z jej prowadzeniem.
Podatnicy są obowiązani za każdy miesiąc obliczyć ryczałt od przychodów i wpłacić go na rachunek urzędu skarbowego do dnia 20 następnego miesiąca. Podatek należny za grudzień wpłaca się w terminie złożenia zeznania rocznego.
W wypadku opodatkowania najmu ryczałtem, wielu podatników może skorzystać z możliwości kwartalnego wpłacania należności do urzędu skarbowego. Wystarczy aby przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 25 000 euro.
Aby skorzystać z opłacania ryczałtu co kwartał należy zawiadomić o tym do 20 stycznia naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania. Zawiadomienia takiego nie trzeba składać co roku, gdyż zakłada się, iż podatnik chce korzystać z takiego sposobu opłacania podatku, dopóki nie zgłosi on zamiaru jego zmiany.
Regulowanie należności podatkowych z tytułu ryczałtu kwartalnie polega na obliczaniu i wpłacaniu go na rachunek urzędu skarbowego do dnia 20 następnego miesiąca po upływie kwartału, za który ma być opłacony. Wpłaty za ostatni kwartał dokonuje się w terminie złożenia zeznania rocznego.
W trakcie roku podatkowego podatnicy ryczałtu nie składają żadnych deklaracji, natomiast po zakończeniu roku podatkowego wykazują wysokość uzyskanych przychodów w składanym do końca stycznia formularz PIT-28.
Jeżeli podatnik dodatkowo uzyskuje dochody opodatkowane na zasadach ogólnych, wówczas zobowiązany jest złożyć dwa zeznania roczne. Podatnicy opłacający ryczałt od wykazanych w zeznaniu rocznym przychodów z najmu lub dzierżawy mają prawo odliczyć poniesione wydatki na własne ubezpieczenie społeczne.
W pierwszej kolejności ryczałt ulega obniżeniu o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli nie została odliczona od podatku dochodowego i tylko do wysokości stanowiącej 7,75 proc. podstawy jej wymiaru.
Podobnie jak ma to miejsce w wypadku podatku od osób fizycznych, przy korzystaniu z ryczałtu, 1% należnego podatku może zostać przekazany na rzecz wskazanej przez podatnika organizacji pożytku publicznego.
Nazwę stosownej organizacji, numer jej wpisu do Krajowego Rejestru Sadowego oraz wysokość kwoty należy umieścić w zeznaniu podatkowym lub w jego korekcie, pod warunkiem, że została złożona nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od upływu terminu do złożenia zeznania podatkowego. Naturalnie konieczna jest również zapłata w pełnej wysokości należnego podatku, stanowiącego podstawę obliczenia kwoty.