Koszty eksploatacyjne ponoszone przez najemcę nie stanowią przychodu wynajmującego z najmu. Zatem wpływy z tytułu kosztów eksploatacyjnych nie powinny być fakturowane, ale dla prawidłowości przepływów powinny być dokonywane przez Państwa konto bankowe. Jednak jeżeli z umowy wynika, że podatek od nieruchomości płaci najemca - to jest to akurat przychód wynajmującego, bo to on jako właściciel jest zobowiązany do zapłaty tego podatku.
Osoby fizyczne osiągające przychody z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, jeżeli umowy te nie są zawierane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, mogą opłacać ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają również otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Dla ustalenia wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu tych umów, stosuje się art. 11 ust. 2-2b ustawy o PIT.
Podstawą uzyskiwania przychodów z tytułu najmu jest umowa, w której strony określają wysokość czynszu. Czynsz stanowi przysporzenie majątkowe wynajmującego, a tym samym generuje przychód w rozumieniu podatkowym w przypadku otrzymania lub postawienia go do dyspozycji wynajmującego.
W zależności od różnego skonstruowania stosunku prawnego umowy najmu w zakresie pokrywania przez najemcę pewnych płatności (świadczeń) związanych z przedmiotem najmu, różne będą skutki podatkowe.
Jeśli koszty określonych świadczeń opłaca wynajmujący, a następnie są one przerzucane na najemcę wówczas stanowią one niewątpliwie przychód z najmu po stronie wynajmującego.
Jeżeli z umów będzie wynikało, że koszty związane z przedmiotem najmu ponosić będą najemcy, a wynajmujący będzie tylko pośrednikiem w przekazywaniu zebranych środków do wspólnot mieszkaniowych i dostawców mediów - przychodem podlegającym opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym będzie kwota określona w umowach jako czynsz należny wynajmującemu (odstępne) oraz kwoty podatku od nieruchomości, gdyż co do zasady to właściciel nieruchomości zobowiązany jest do zapłaty tego podatku.
Natomiast otrzymane przez wynajmującego od najemców należności z tytułu opłat za media i kosztów eksploatacyjnych do wspólnot mieszkaniowych - skoro ciężar ich poniesienia spoczywa na najemcach - nie stanowią przychodu ze źródła jakim jest najem i tym samym nie podlegają opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Opłaty te nie mieszczą się w pojęciu „świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, ani też nie powodują przysporzenia majątkowego po stronie wynajmującego.
Podstawa prawna: art. 2 ust. 1a oraz art. 6 ust. 1a ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. Nr 144, poz. 930 z późn. zm.).