Cyfrowa kontrola nad podatkami
Cyfryzacji w sektorze administracji podatkowej w ostatnich latach nabrała tempa, pojawiły się nowe rozwiązania informatyczne, które w sposób istotny zwiększyły możliwości kontrolne organów podatkowych. Można powiedzieć, że na naszych oczach dokonuje się rewolucja cyfrowa w szeroko rozumianej sferze podatkowej.
Wyrazem tego jest oczywiście wprowadzenie obowiązku raportowania w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego, ale także uruchomienie Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (STIR), służącego do kontroli konta bankowego przedsiębiorstwa, czy też stworzenie Systemu Monitorowania Przewozu Towarów (SENT), służącego kontroli ładunków, by zapobiec wyłudzeniom VAT.
To oczywiście nie koniec zmian, ponieważ być może już w przyszłym roku część przedsiębiorców będzie zmuszona do instalowania kas fiskalnych online, dzięki którym Ministerstwo Finansów chce jeszcze bardziej uszczelnić system podatkowy (wyeliminować tzw. szarą strefą). Dane z kas online będą przekazywane w drogą elektroniczną do Centralnego Repozytorium Kas. Cały ten nowy system ma odbierać i gromadzić dane z dokonywanych transakcji m.in. w celach kontrolnych.
Jednolity Plik Kontrolny na żądanie
W odniesieniu do wszystkich firm prowadzących księgi podatkowe i wytwarzających dowody księgowe w formie elektronicznej, począwszy od 1 lipca 2018 r., działa kolejny element programu wdrażania cyfryzacji podatków w sektorze administracji podatkowej, tj. Jednolity Plik Kontrolny na żądanie Krajowej Administracji Skarbowej.
To nowe rozwiązanie nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek składania raportów podatkowych w formie sześciu struktur. Są to następujące struktury: księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciąg bankowy (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), faktury VAT (JPK_FA), podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) i ewidencja przychodów (JPK_EWP).
Organy podatkowe mają obecnie pełne prawo skierować do każdego przedsiębiorcy lub do jego kontrahenta (jeżeli prowadzi on księgi podatkowe w formie elektronicznej) żądanie zobowiązujące do przesłania jakiejkolwiek z powyższych struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego. Przy czym, organy podatkowe mogą żądać ich przekazania w ramach postępowania podatkowego, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej czy kontroli celno-skarbowej.
Co istotne, jeżeli w toku postępowania podatkowego, czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej organ podatkowy zażąda jednej lub kilku wymienionych wyżej struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, wówczas przedsiębiorca ma co najmniej trzy dni na ich przekazanie. Dokładny termin będzie znajdował się w wystosowanym przez właściwy organ podatkowy wezwaniu w tej sprawie. Choć, jak w skazuje Ministerstwo Finansów, w uzasadnionych przypadkach przewidziana jest możliwość wydłużenia tego terminu.
Błyskawiczny wgląd w dane podatkowe przedsiębiorcy
Generalnie rzecz biorąc Jednolity Plik Kontrolny stanowi zbiór danych, generowany z systemów informatycznych przedsiębiorstwa, który zawiera informacje o operacjach gospodarczych jednostki za dany okres. Pliki te posiadają format (schemat XML), który umożliwia ich łatwe przetwarzanie i wyłapywanie nieprawidłowości.
Przesyłane urzędnikom dane w pożądanym przez administrację skarbową formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego pobierane są bezpośrednio z programów, z których korzysta przedsiębiorstwo, dzięki czemu organy skarbowe mają błyskawiczny wgląd do danych podatkowych bez konieczności przeprowadzania żmudnej i niekomfortowej dla obydwu stron kontroli. Brzmi, jakby faktycznie urzędnicy przygotowali dla nas ułatwienie. Czy jednak na pewno tak jest?
Jednolity Plik Kontrolny pozwala na błyskawiczną kontrolę podatkową bez niepotrzebnej ingerencji w pracę firmy. Oczywiście pod warunkiem, że złożony raport nie zawiera błędów ani braków, które wymagają wyjaśnienia lub uzupełnienia.
Warto być przygotowanym
Brak przygotowania ze strony przedsiębiorcy, czyli brak odpowiedniego programu komputerowego do generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego w odpowiedniej strukturze na żądanie organu podatkowego pociąga za sobą negatywne konsekwencje. Nieprzekazanie żądanego pliku we wskazanym terminie może bowiem skutkować nałożeniem sankcji karno-skarbowych.
W zależności od sytuacji może to być wykroczenie lub przestępstwo. W bieżącym roku podatkowym karą za wykroczenie skarbowe jest grzywna, określana kwotowo, której wysokość może sięgnąć maksymalnie 42 000 zł. Natomiast karą za przestępstwo skarbowe jest grzywna, która może wynieść nawet 20 160 000 zł. Poza tym, brak przygotowanego przez przedsiębiorcę Jednolitego Pliku Kontrolnego w wyznaczonym terminie (określonym w wezwaniu) może skutkować karą porządkową w wysokości do 2 800 zł.
Widać wyraźnie, że brak przygotowania na ewentualność przesłania Jednolitego Pliku Kontrolnego na żądanie organu po prostu się nie opłaca. Warto więc zadbać o odpowiednie oprogramowanie w firmie, które sprosta wymaganiom nałożonym przez ustawodawcę.
Kontrola może nastąpić w każdej chwili
Kontrola z wykorzystaniem tego nowego narzędzia może nastąpić w każdej chwili, a wszelkie błędy w danych wiążą się z powyższymi karami finansowymi. Podatnik musi zatem posiadać oprogramowanie do zarządzania biznesem umożliwiające generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego. A co jeśli używa innych aplikacji lub w ogóle nie korzysta z programów komputerowych do prowadzenia biznesu? Problem pojawia się również, gdy firma zaczyna używać tego typu programów dopiero od pewnego momentu swojej działalności, na przykład gdy się rozrośnie. Nagle może się okazać, że dane są niespójne.
Dane z różnych obszarów przedsiębiorstwa
Podkreślić należy, że Jednolite Pliki Kontrolne generowane są z różnych obszarów prowadzonego przez dane przedsiębiorstwo biznesu. Jeden zakres danych może przykładowo wykazywać stany magazynowe, drugi pochodzić z programu księgowego, a jeszcze inny może pochodzić z działu handlowego.
Oczywiście, jak to na najczęściej odbywa się w praktyce, wszelkie niezgodności pomiędzy tymi raportami mogą być rozpatrywane na niekorzyść podatnika. Niestety Jednolity Plik Kontrolny to dokument, który nawet dla biura rachunkowego pozostaje nieczytelny, a co dopiero dla zwykłego przedsiębiorcy, który chciałby zweryfikować poprawność i spójność danych.
Weryfikacja jakości danych pochodzących z różnych programów
Przygotowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego jest wyzwaniem w szczególności dla firm posiadających różne aplikacje, których zadaniem jest obsługa procesów dla biur rachunkowych, wyzwaniem jest także to, że powstałe w ten sposób pliki są trudne do porównywania. Jednolity Plik Kontrolny to bowiem zestaw danych, których nie można łatwo sprawdzić bez użycia programów o odpowiedniej specyfice. Tym trudniej jest porównywać „ręcznie” pliki wygenerowane przez różne programy.
Innym przykładem może być struktura JPK Faktura (JPK_FA), przeznaczona do przedstawiania dokładnych danych z faktur sprzedaży. Liczba danych, które są zamieszczane w tym pliku jest o wiele większa od tych widocznych w JPK_VAT. W JPK_FA podatnik musi zaraportować nie tylko zestaw danych zbiorczych, ale także poszczególne pozycje faktury sprzedaży z nazwami towarów i usług, ilościami, cenami jednostkowymi, rabatami. Dane do zamieszczenia w pliku są pobierane bezpośrednio z programu do obsługi sprzedaży, a nie np. programu finansowo-księgowego. W sytuacji podmiotów, które nie ewidencjonują sprzedaży w formie elektronicznej, wygenerowanie takiego pliku będzie niemożliwe. Wtedy trzeba się spodziewać tradycyjnej kontroli nieścisłości fiskalnych – wizyty przedstawiciela Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Jeśli w raporcie zostaną wykryte nieprawidłowości, podatnicy wzywani są do wyjaśnienia rozbieżności w porównywanych transakcjach.
Nowe struktury
Raportowanie każdej istniejącej struktury JPK na żądanie Krajowej Administracji Skarbowej przez podatników stanowi uzupełnienie cyfrowej siatki monitoringu transakcji biznesowych. Na tym wymagania się nie kończą – Ministerstwo Finansów już opublikowało komunikat mówiący o nowej strukturze JPK: JPK sprawozdania finansowe, które w formie elektronicznej muszą składać firmy posiadające pełną rachunkowość.
Kolejną ważną informacją jest ta, że z początkiem 2019 roku będzie wymagana jeszcze jedna struktura: JPK Paragon, generowana przez urządzenia fiskalne. Drukarki fiskalne będą wymagały oprogramowania, które będzie dostarczać właściwych danych do fiskalizacji i wygenerowania struktury JPK Paragon. Brak aktualnego programu będzie miało nieprzyjemne skutki dla podatnika, ponieważ JPK nie zostanie prawidłowo wygenerowane.
Nowa rzeczywistość podatkowa wymaga od przedsiębiorców sporej koncentracji na tym, by dowód skarbowy w postaci JPK był poprawny pod względem technicznym i merytorycznym. Jeśli te warunki nie zostaną spełnione, podatnik będzie musiał uzupełnić lub poprawić dane, a w najgorszym przypadku będzie narażony na kary finansowe.
Narzędzia do wysyłania plików JPK
Administracja podatkowa udostępniła wprawdzie podatnikom narzędzie do wysyłania plików JPK. Okazuje się jednak, że jest to rozwiązanie, które nie pomaga podatnikom w sprawdzaniu poprawności wszystkich danych zawartych w poszczególnych strukturach. Tymczasem bardzo łatwo o błędy wynikające z niedopatrzeń czy luk pomiędzy systemami generującymi poszczególne struktury. Przyczyną takiego stanu rzeczy, jest fakt iż struktura JPK dla ludzkiego oka to jedynie ciąg liter, znaków i liczb, spośród których nie da się wyodrębnić danych, a później ich zinterpretować.
Wśród dostępnych na rynku rozwiązań informatycznych, dzięki którym przedsiębiorcy mogą uniknąć ewentualnych nieprzyjemności związany z obowiązkiem raportowania w formacie JPK, na uwagę zasługuje narzędzie oferowane przez firmę Sage, umożliwiające sprawdzenie poprawności każdego pliku JPK, niezależnie od oprogramowania, które go wygenerowało. Przeznaczone jest dla wszystkich przedsiębiorstw, bez względu na rodzaj używanego oprogramowania, wielkość firmy czy branżę. Ważnym wyróżnikiem jest to, że przedsiębiorcy mogą używać tego narzędzia online, co oznacza, że dostępne jest ono z dowolnego urządzenia podłączonego do sieci, bez konieczności jakiejkolwiek instalacji.
Oprócz możliwości weryfikacji poprawność danych wygenerowanych w JPK narzędzie oferowane przez Sage zawiera opcję umożliwiającą sprawdzenie statusu kontrahenta: możemy więc sprawdzić, czy w momencie zawierania transakcji jest on podatnikiem VAT. Sprawdzenie statusu podatnika VAT jest ważne m.in. do ustalenia czy mamy prawo do odliczenia VAT od faktury zakupu. Tracimy bowiem to prawo, jeżeli dany podmiot okaże się nieaktywnym podatnikiem VAT. Sytuacja, w której kontrahent został wykreślony z rejestru, a podatnik usiłuje się z nim rozliczyć, może skutkować poważnymi komplikacjami. Dlatego za każdym razem, gdy składamy raport JPK lub comiesięczny JPK_VAT czy inną strukturę na wezwanie KAS, warto zabezpieczyć się i zweryfikować, czy nasz raport został prawidłowo wygenerowany.
Obecnie dużym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest zadbanie o właściwe dane w systemach informatycznych. Jeżeli do programu komputerowego przypadkowo naniesiemy złe dane, wówczas zostaną one przekazane do urzędu. Nawet w sytuacji, gdy będzie to wynik niedopatrzenia, przedsiębiorca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Z tego powodu niezwykle ważne jest dokładne weryfikowanie poprawności raportów JPK.
Dzięki dostępnym na rynku oprogramowaniom przedsiębiorcy mogą przeprowadzać „wstępną kontrolę podatkową”, a jej wyniki archiwizować, np. w formacie pdf. Zadbanie o poprawność plików JPK w czasach tak szybkiego rozwoju cyfryzacji, powinno być priorytetem dla działów księgowych firm oraz ich właścicieli. W ten sposób są w stanie zapewnić sobie bezpieczeństwo prawno-podatkowe.
Tekst powstał przy współudziale firmy Sage