Aby kontrola mogła zacząć się wcześniej, kontrolowany musi wyrazić zgodę. Jednak za niewyrażanie zgody nie grozi kara. Istotne jest natomiast przeczytanie dokumentu, który otrzymuje się do podpisu. Mianowicie w formularzu ZAW-K poniżej części D (podpis) znajduje się dodatkowa część E (zgoda na wszczęcie kontroli przed upływem siedmiu dni). Omyłkowy podpis na dole dokumentu oznacza zgodę na wszczęcie kontroli „od zaraz”.
Ignorowanie korespondencji nie spowoduje rezygnacji z kontroli. W przypadku nieodebrania pismo zostanie uznane za doręczone po siedmiu dniach od drugiego awiza.
Przepisy pozwalają na wszczęcie kontroli również bez zawiadamiania. Najczęściej spotykanymi tego typu przypadkami są kontrole dotyczące zasadności zwrotu VAT. Często dotyczą także niezgłoszonej działalności gospodarczej. W przypadku niezapowiedzianej kontroli urzędnik musi poinformować kontrolowanego o przyczynie braku zawiadomienia. Nie później niż w ciągu trzech dni od dnia wszczęcia niezapowiedzianej kontroli urzędnicy powinni doręczyć mu właściwe upoważnienie.
Jeśli przedsiębiorca nie wpuści skarbówki, urzędnicy wezwą na pomoc policję lub straż graniczną i w jej asyście wejdą na teren firmy.
Czas pomiędzy otrzymaniem zawiadomienia o kontroli a jej wszczęciem należy wykorzystać na sprawdzenie, uporządkowanie i skorygowanie ewentualnych błędów. Możliwa jest korekta deklaracji i zapłata zaległości. Uprawnienie to wygasa z chwilą, kiedy kontrolerzy wejdą na teren firmy, jednak tylko w odniesieniu do dokumentów objętych kontrolą.
50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online
Kontrola rozpoczyna się, gdy pracownicy skarbówki doręczą odpowiedniej osobie upoważnienie do jej przeprowadzenia oraz okażą legitymacje.
Należy sprawdzić, czy na upoważnieniu znajdują się takie informacje jak imiona i nazwiska kontrolujących, numery legitymacji, nazwa kontrolowanego, określenie rodzaju sprawdzanego podatku i okresu weryfikacji, data rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli. Zawiadomienie jest sporządzane na formularzu ZAW-K, spełniającym wszystkie te wymogi. Warto jednak sprawdzić dokument. Brak choćby jednego z koniecznych elementów sprawia, że upoważnienie nie stanowi podstawy kontroli.
Konieczne jest także żądanie okazania legitymacji służbowej przez urzędnika i sprawdzenie, czy jest ona ważna.
Należy pamiętać również o wpisie do książki kontroli. W ten sposób można sprawdzić, czy liczba dni spędzonych przez kontrolujących w trakcie roku nie przekracza liczby dopuszczalnej przez przepisy.
Kontrolujący mogą wejść na teren gruntów i wszelkich pomieszczeń, zażądać okazania majątku, żądać udostępnienia ksiąg i wszelkich dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Mogą sporządzać odpisy, kopie, wyciągi, notatki, wydruki oraz pobierać dane w formie elektronicznej.
Jeżeli kontrolerzy zażądają udostępnienia ksiąg w siedzibie firmy, przedsiębiorca zobowiązany będzie je tam udostępnić, nawet jeżeli księgi znajdują się w biurze rachunkowym.
Przedsiębiorca powinien udostępnić kontrolerom pomieszczenie. Jeśli jednak tego nie zrobi, kontrolujący mogą zażądać wydania dokumentów. W takim przypadku należy się spodziewać wezwań do udostępnienia kolejnych informacji.
Utrudnianie kontroli, np. ukrywanie dokumentów lub ich niszczenie, jest zagrożone karą grzywny.
Przepisy prawa ograniczają czas, przez jaki przedsiębiorca może być kontrolowany. Różni się on w zależności od wielkości firmy: od 12 dni do 48 dni roboczych. W praktyce przepisy te są fikcją. Możliwe jest ich ominięcie przez wszczęcie postępowania kontrolnego. Postępowanie takie nie podlega regulacjom, które ograniczają termin kontroli. Urzędy celowo nie wszczynają kontroli, ale postępowania kontrolne. Mogą w ten sposób wydłużać czas postępowania kontrolnego bez żadnych konsekwencji.
Kontrola kończy się w dniu doręczenia protokołu kontroli. Jeżeli kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w ciągu 14 dni przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując wnioski dowodowe. Odpowiedzi należy się spodziewać także w ciągu 14 dni.
Robert Nowakowski, partner, doradca podatkowy, HLB M2 Audyt Sp. z o.o. sp. k.