Przepis art. 87 Ordynacji podatkowej określa następujące zasady stosowania rachunków:
1) Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
2) Obowiązek wystawienia rachunku nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.
Polecamy: VAT 2011
3) Podatnicy zobowiązani do wystawiania rachunków, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Powołany przepis Ordynacji podatkowej zawiera upoważnienie dla Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji.
Polecamy: Podatki 2011
Zagadnienia te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. § 14 rozporządzenia stanowi, że rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:
1) imiona i nazwiska(nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy iodbiorcy usługi;
2) datę wystawieniai numer kolejny rachunku;
3) odpowiednio wyraz"ORYGINAŁ" albo "KOPIA";
4) określenierodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
5) ogólną sumęnależności wyrażoną liczbowo i słownie;
6) czytelny podpiswystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.
Ostatni wymóg wyklucza możliwość przesyłania rachunków mailem bez podpisu elektronicznego.