Świadkami nigdy nie mogą być:
1) osoby niezdolne do postrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń, np. osoby chore psychicznie;
2) osoby obowiązane do zachowania tajemnicy państwowej lub służbowej na okoliczności objęte tajemnicą, jeżeli nie zostały, w trybie określonym obowiązującymi przepisami, zwolnione od obowiązku zachowania tej tajemnicy;
3) duchowni prawnie uznanych wyznań – co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi.
Ogólna zasada głosi, iż nikt nie ma prawa odmówić zeznań w charakterze świadka. Nie ma ona jednakże charakteru bezwzględnego, nie obejmuje ona bowiem bliskich osoby będącej stroną postępowania.
Ustawodawca określił dość szeroki krąg osób, które mogą odmówić składania zeznań. Zaliczył do nich małżonka strony, jej wstępnych, zstępnych i rodzeństwa oraz powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli.
Jeszcze inną konstrukcją jest prawo do odmowy odpowiedzi na konkretne pytanie. Może z niego skorzystać każdy świadek, jeśli uzna, że odpowiedź mogłaby narazić jego samego lub jego bliskich na odpowiedzialność karną, karną skarbową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania ustawowo chronionej tajemnicy zawodowej.
Bliscy świadka zostali w tym wypadku zdefiniowani w sposób identyczny jak w wypadku prawa do odmowy zeznań.
Przed odebraniem zeznania organ podatkowy jest zobowiązany do pouczenia świadka o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz uprzedza o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.
Strona postępowania podatkowego ma prawo do czynnego udziału w przeprowadzaniu dowodu z zeznań świadków. Powinna być ona zawiadomiona o miejscu i terminie jego przeprowadzenia na 7 dni przed terminem. Co więcej może ona być obecna w trakcie składania zeznań przez świadków oraz zadawać im pytania.
Choć nie wynika to wprost z przepisów Ordynacji podatkowej, przyjmuje się, iż zeznania świadków powinny być dokonywane w formie ustnej.
W trakcie przesłuchania świadka sporządza się protokół, który powinien być odczytany i przedłożony do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po złożeniu zeznania. Brak podpisu uniemożliwia wykorzystanie zeznań w charakterze środka dowodowego.
W protokołach przesłuchania osoby, która złożyła zeznanie w języku obcym, należy dodatkowo podać w przekładzie na język polski treść złożonego zeznania oraz wskazać osobę i adres tłumacza, który dokonał przekładu. Tłumacz powinien również podpisać protokół przesłuchania.
Podobnym do zeznań świadków środkiem dowodowym jest przesłuchanie stron. W praktyce jednak jest on wykorzystywany bardzo rzadko. Dzieje się tak głownie z uwagi na przekonanie, iż siłą rzeczy informacje uzyskane w ten sposób naznaczone mogą być daleko posuniętym subiektywizmem.
Jeżeli nawet organ podatkowy zdecyduje się przesłuchać stronę, może to zrobić dopiero po wyrażeniu przez nią zgody. Do przesłuchania strony stosuje się przepisy dotyczące świadka, z wyłączeniem przepisów o środkach przymusu.
Warto również pamiętać, że organ podatkowy może stosować kary porządkowe. Zgodnie z Ordynacją podatkową strona, pełnomocnik strony lub świadek, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego:
1) nie stawili się osobiście bez uzasadnionej przyczyny, mimo że byli do tego zobowiązani, lub
2) bezzasadnie odmówili złożenia wyjaśnień, zeznań, lub
3) bez zezwolenia tego organu opuścili miejsce przeprowadzenia czynności przed jej zakończeniem, mogą zostać ukarani karą porządkową do 2 600 złotych.
Maksymalna wysokość kary co roku podlega waloryzacji o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych w pierwszych dwóch kwartałach danego roku w stosunku do analogicznego okresu poprzedniego roku. Jeżeli wskaźnik ten ma wartość ujemną, kwota nie ulega zmianie.
Bardziej przyjemnym aspektem postępowania podatkowego jest fakt, iż organ podatkowy, na żądanie, zwraca koszty podróży i inne należności świadków, ustalone zgodnie z przepisami o należnościach świadków i biegłych w postępowaniu sądowym oraz koszty związane z osobistym stawiennictwem strony, jeżeli postępowanie zostało wszczęte z urzędu albo gdy strona została błędnie wezwana do stawienia się
Żądanie zwrotu poniesionych kosztów podróży należy zgłosić organowi podatkowemu, który prowadzi postępowanie, przed wydaniem decyzji w sprawie, pod rygorem utraty roszczenia.