Od 1 stycznia 2011 r. przepisy nowego rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej dopuszczają możliwość przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej w dowolnym formacie.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania (§ 2 ust. 2 tego rozporządzenia):
1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 z późn.zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Użyte w przepisie wyrażenie „w szczególności” dopuszcza możliwość przesyłania (w tym udostępniania) faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem dokonania akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez nabywcę w formie pisemnej lub elektronicznej.
Termin odliczenia podatku naliczonego z faktury przesłanej w formie elektronicznej jest taki sam jak w przypadku faktury przesłanej w formie papierowej. Odliczenia można dokonać w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę, bądź w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Niestety, przepisy nie regulują podobnych zasad odnośnie do możliwości przesyłania faktur faksem.
Organy podatkowe zasadniczo odmawiają prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych od kontrahenta faksem. Ich zdaniem podstawą dokonania odliczenia są oryginały faktur czy faktur korygujących bądź ich duplikaty, wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dlatego podatnik nie ma możliwości odliczenia VAT z faktury otrzymanej faksem, ponieważ nie jest ona dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego. Organy podatkowe są w tej kwestii zgodne i uznają, że jedynie faktura w formie papierowej lub przesłana drogą elektroniczną, przy spełnieniu warunków określonych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, uprawnia do odliczenia wykazanego w niej VAT. Ich zdaniem każdy inny sposób dostarczania kontrahentowi faktury jest niezgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, co w konsekwencji skutkuje brakiem prawa do odliczenia VAT w niej zawartego. Potwierdzają to liczne interpretacje i orzeczenia.
Taki pogląd potwierdził również NSA w wyroku z 14 maja 2008 r. (sygn. akt I FSK 655/07), uznając, że faktura przesłana faksem nie jest dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT, lecz jedynie jego powieleniem.
Przełomowy w omawianej kwestii może jednak okazać się wyrok NSA wydany 20 maja 2010 r. (sygn. akt I FSK 1444/09), w którym czytamy m.in.: „(...) prawodawca krajowy - expressis verbis - nie wypowiada się w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług co do ewentualnej konieczności wystawiania przez podatników VAT faktur w formie papierowej. Zgodnie z tym przepisem »Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16«. Jak słusznie strona zauważa, prawodawca w ogóle nie wypowiada się w tym przepisie co do formy faktury. Czysto językowa analiza wspomnianego przepisu nie stoi - w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego - na przeszkodzie konstatacji, że faktury mogą być wystawiane również w formie innej niż papierowa. W szczególności należy uznać, że posłużenie się przez ustawodawcę wyrażeniem »wystawia« nie ogranicza zakresu normowania wskazanego przepisu do faktur w formie papierowej.
Jednocześnie w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego spór co do tego, czy użyte przez prawodawcę pojęcie wystawienia faktury odnosi się jedynie do jej sporządzenia, czy też obejmuje swym znaczeniem łącznie postrzegany proces sporządzenia faktury i jej przekazania nabywcy, należy rozstrzygnąć na korzyść pierwszego wskazanego stanowiska. Po pierwsze, wskazuje na to analiza leksykalna (zgodnie ze słownikiem języka polskiego »wystawić« znaczy tyle co »sporządzić dokument, rachunek« - por. http://sjp.pwn.pl/szukaj/wystawić). Po drugie, wskazuje na to treść pozostałych jednostek redakcyjnych art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług”.
Wprawdzie powyższy wyrok stanowi rewolucyjną zmianę w podejściu do dopuszczalnych metod przekazywania dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji, bez utraty prawa do odliczenia z nich VAT, jednak w ocenie autora akceptacja tego poglądu przez organy skarbowe jest mało realna i wymaga jednak zmiany obecnych uregulowań prawnych, co może mieć miejsce dopiero w przyszłości.
Podsumowując, niestety obecny stan prawny nie pozwala na odliczenie VAT z faktury przesłanej faksem. W przedstawionej sytuacji należałoby dokonać korekty tego odliczenia, jeżeli oryginał faktury w wersji papierowej nie wpłynął do firmy do końca kwietnia.
Anna Potocka
Podstawa prawna:
• art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.),
• § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661).