Wystawianie faktur VAT to integralna część prowadzenia biznesu. Zasady wystawiania faktur zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów i mówią o obowiązku zamieszczania na fakturze m.in. prawidłowego NIP-u, zarówno swojego, jak i kontrahenta. O ile w przypadku przedsiębiorcy współpracującego z kilkoma stałymi klientami nie stanowi to problemu, o tyle wystawiając kilkadziesiąt faktur miesięcznie, przedsiębiorca musi poświęcić sporo czasu na fakturowanie. Dodatkowo, w przypadku nawiązania współpracy z nowym klientem należy pamiętać, że faktyczne dane firmy mogą różnić się od podawanych w celach marketingowych.
Błędy na fakturze mogą być źródłem kłopotów, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i jego klienta.
Czas i pieniądze
Jedną z poważniejszych konsekwencji, które ponosi przedsiębiorca w przypadku błędnie podanego na fakturze numeru NIP jest utrata prawa do odliczenia VAT-u z tej faktury. Aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące zwrotu VAT określają co powinna zawierać faktura dokumentująca sprzedaż. Wśród wymienionych tam elementów znalazły się m.in.:
- imiona i nazwiska sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz data wystawienia faktury,
- numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.
Aby więc skorzystać z prawa do odliczenia podatku w przypadku błędnie podanych na fakturze danych pojawia się konieczność wystawienia korekty. Jeśli błędne dane dotyczą sprzedawcy, musi on wystawić fakturę korygującą, natomiast w sytuacji pomylenia danych nabywcy pojawia się konieczność wystawiania noty korygującej.
Wymaga to od przedsiębiorcy poświęcenia czasu na tworzenie dodatkowych dokumentów korygujących błąd oraz dostarczenia ich pocztą do klienta. W przypadku noty korygującej dodatkowo należy pamiętać o konieczności uzyskania podpisu kontrahenta, ponieważ tylko podpisany i zwrotnie odesłany dokument jest ważny.
Zamiast skupiać się na biznesie, przedsiębiorca koncentruje się więc na poprawianiu błędów formalnych.
GUS - źródło danych firmowych
Rejestr firm Głównego Urzędu Statystycznego to niezawodne źródło informacji o polskich firmach, pozwalające na bezbłędną weryfikację danych każdego przedsiębiorstwa.
Łatwo przecież wyobrazić sobie sytuację, kiedy przedsiębiorca wysyła towar do nowego kontrahenta wraz z fakturą przelewową, wystawioną na podane przez klienta, niesprawdzone dane.
Może się zdarzyć, że informacje te okażą się fałszywe, a firma do której wysłany został towar nie istnieje. Przedsiębiorca, który nie zweryfikował wcześniej informacji o kontrahencie, może mieć w takiej sytuacji nie lada problem z odzyskaniem należnych mu pieniędzy.
Weryfikacja danych w rejestrze GUS pozwoli uniknąć takich sytuacji, może być jednak nieco uciążliwa dla przedsiębiorcy. Dlatego firma inFakt.pl dostarczająca aplikacji do fakturowania i księgowości w wersji Self Service i All Inclusive wprowadziła użyteczne rozwiązanie polegające na integracji inFakt.pl z rejestrem firm GUS. Dzięki temu wystawiając fakturę dla nowego klienta czy dodając koszt od nowego sprzedawcy wystarczy podać NIP firmy, a pełna nazwa kontrahenta i kompletny adres potrzebne do wystawienia faktury lub dodania kosztu uzupełnią się same.
Jest to także szybka i niezawodna wyszukiwarka danych firmowych, rozwiązująca nie tylko problem błędów na fakturach, ale także dająca użytkownikowi gwarancję wiarygodności kontrahenta, z którym nawiązuje współpracę.
„Z doświadczenia wiemy, że znalezienie bezbłędnych informacji o firmie bywa kłopotliwe. Wiemy też jak duże konsekwencje może ponieść przedsiębiorca z tytułu błędnie wystawionej faktury.
Dostęp do danych z GUS-u bezpośrednio w inFakt.pl chroni naszych użytkowników przed popełnieniem błędu i przyspiesza wystawianie faktur” - komentuje Wiktor Sarota, prezes inFakt.pl.