Z treści faktury zaliczkowej powinno wynikać, jaki konkretnie towar jest przedmiotem zamówienia lub umowy.
Dokonując sprzedaży towarów niejednokrotnie zdarza się, iż przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłej transakcji a tym samym jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT.
Zdarzyć się może sytuacja, iż klient jest zdecydowany na dokonanie transakcji i w związku z tym wpłaca zaliczkę, niemniej nie podjął jeszcze decyzji co do konkretnych towarów. W związku z tym pojawia się wątpliwość czy wystawca faktury może wpisać ogólną nazwę towarów np. materiały budowlane, zamiast konkretnej nazwy towaru.
Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania zostały określone w rozdziale 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).
Zasady wystawiania faktur dokumentujących otrzymanie należności przed wykonaniem usługi lub przed dostawą towaru reguluje § 10 rozporządzenia.
Zgodnie z tym przepisem, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, a w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.
Zgodnie z § 10 ust. 4 rozporządzenia faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej:
1) imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2) numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
3) datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT lub FAKTURA VAT- MP, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku określonym w ust. 3 – również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto;
4) stawkę podatku;
5) kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:
KP = ZB x SP / 100 + SP
gdzie:
KP – oznacza kwotę podatku,
ZB – oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
SP – oznacza stawkę podatku
5) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj towaru) lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;
6) datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), o której mowa w ust. 1-3, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.
Polecamy: Amortyzacja podatkowa
Polecamy: Faktura VAT od A do Z
Zgodnie z § 10 ust. 7 rozporządzenia, przepisy § 5 ust. 6 i 7 oraz § 7 stosuje się odpowiednio do faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
Przywołany § 5 ust. 6 i 7 rozporządzenia stanowi, iż faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług oraz cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).
Przepis § 7 ww. rozporządzenia wskazuje, że faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy, określonych w § 5 ust. 1 pkt 2 tj. numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy.
W § 10 ust. 4 rozporządzenia ustawodawca wskazał, jakie elementy powinna zawierać faktura dokumentująca otrzymanie zaliczki. Z przepisu tego wynika, że faktura zaliczkowa powinna zawierać m.in. dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.
Oznacza to, że w fakturze zaliczkowej powinny znaleźć się informacje dotyczące przedmiotu planowanej sprzedaży określonego w zamówieniu lub umowie, na poczet której nabywca wpłacił zaliczkę.