Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT czynnością zrównaną z dostawą towarów jest przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:
1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2) wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny
jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części.
Polecamy: Czy nieściągalne należności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
Należy zauważyć, iż ustawa o podatku od towarów i usług nie precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem potrzeb osobistych pracownika. Przyjąć należy, iż potrzebami osobistymi są, co do zasady te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy lub innym, który łączy przekazującego i osobę otrzymującą towar. Potrzeby osobiste to takie, których pracodawca nie ma obowiązku zaspokoić, zaś potrzeby pracownicze to te, do zaspokojenia których pracodawca jest zobowiązany (por. interpretacja IS w Bydgoszczy z dnia 30 lipca 2010 r., nr ITPP1/443-423a/10/BK).
Jeżeli więc przekazywane towary dla pracowników mają związek z prowadzona działalności, wykorzystywane są w pracy, a nie są przekazywane na cele osobiste pracownika, nie ma obowiązku dokumentowania tej czynności fakturami.
Polecamy: Faktura VAT od A do Z
Ponadto zgodnie z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.
Zatem wydawanie napojów pracownikom przez pracodawcę w ramach wypełniania nałożonych obowiązków, a nie na cele osobiste nie podlega opodatkowaniu VAT i nie wiąże się z koniecznością udokumentowania dokonanej czynności przekazania fakturą.