Te nowe przepisy, to przede wszystkim:
- ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym – Dz. U. z 2018 r., poz. 2191. Zdecydowana większość przepisów tej ustawy wchodzi w życie 18 kwietnia 2019 r.
- rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie listy ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych – aktualnie w toku prac legislacyjnych. Rozporządzenie to ma wejść w życie 18 kwietnia 2019 r.
Polecamy: INFORLEX Ekspert
Polecamy: INFORLEX Biznes
Dostosowanie się do tych przepisów to zarówno przygotowanie merytoryczne pracowników do zmieniających się standardów, ale również przystosowanie systemów finansowo-księgowych do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych (e-faktur) wystawianych przez wykonawców.
W wymiarze praktycznym ma to ten skutek, że zamawiający muszą być od 18 kwietnia 2019 roku przygotowani na sytuacje, w których wykonawca realizujący przedmiot zamówienia wyśle fakturę w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Dokument ten po wysłaniu przez wykonawcę powinien być automatycznie przetworzony przez system informatyczny zamawiającego, tzn. trafiając do systemu jako e-faktura zostanie rozpoznany i zweryfikowany.
Narzędziem do realizacji tego obowiązku będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania, wspierająca proces przesyłania faktur elektronicznych. Wdrożenie Platformy jest realizowane przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania w Poznaniu.
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) jest narzędziem, które ma służyć do przekazywania faktur, oraz innych dokumentów, pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi. W ramach PEF bezpłatne usługi dostarcza dwóch brokerów.
Z platformy będzie można korzystać poprzez:
- aplikację webową – dostęp do PEF za pośrednictwem strony www, każdy z brokerów zaoferuje swoją wersję aplikacji webowej. Funkcjonalnie będą to jednak takie same rozwiązania.
- aplikację desktopową – dostęp do PEF za pośrednictwem oprogramowanie instalowane na dysku komputera, każdy z brokerów zaoferuje swoją wersję aplikacji desktopowej. Funkcjonalnie będą to jednak takie same rozwiązania.
- Dokumentację API do łączenia się systemów ERP z PEF - wersja 0.3.0 (z dnia 15.01.2019) – powstanie jedno API, z naszej strony będzie można pobrać zestaw dokumentacji technicznej, której wykorzystanie umożliwi zintegrowanie systemu informatycznego instytucji bezpośrednio z Platformą Elektronicznego Fakturowania.
Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii zaprasza do testowania aplikacji webowych przygotowanych przez brokerów na stronie https://efaktura.gov.pl/platforma-PEF.
Warto też wskazać, że zgodnie z projektem ww. rozporządzenia MPiT następujące dokumenty będą musiały być obligatoryjnie przesyłane w toku realizacji zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego nie w dowolnej formie elektronicznej a w postaci ustrukturyzowanej (jednolity format elektroniczny):
1) zlecenie dostawy (zamówienie);
2) awizo dostawy;
3) potwierdzenie odbioru;
4) faktura elektroniczna;
5) elektroniczna faktura korygująca;
6) nota księgowa.
Ustrukturyzowanie formy elektronicznej tych dokumentów pozwoli na ich przetwarzanie (przesyłanie) przez Platformę Elektronicznego Fakturowania.
Źródła i więcej informacji:
https://www.uzp.gov.pl/e-zamowienia2