Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ważne narzędzie pomagające w zwalczaniu oszustw podatkowych. Elektroniczny proces wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ułatwia walkę z nieuczciwymi praktykami. Czy obowiązkowe wprowadzenie systemu zapewni skuteczne środki kontroli i wyeliminuje tzw. szarą strefę? Jakie korzyści przyniesie firmom?
Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Jednym z kluczowych zabezpieczeń przyczyniającym się do ograniczenia nieuczciwych praktyk, jest weryfikacja i walidacja wystawionego dokumentu z wymaganą specyfikacją. KSeF wyposażony jest w mechanizmy, które w czasie rzeczywistym sprawdzają tę zgodność. Dzięki temu możliwe jest wykrycie nieprawidłowości już na etapie wystawiania faktur, co częściowo eliminuje ryzyko błędów.
Dzięki KSeF do administracji skarbowej, w formie strukturalnej, będą trafiać dane z faktur. Ułatwia to wykrywanie podejrzanych transakcji, anomalii oraz nieprawidłowości w przepływie dokumentów. W przypadku wykrycia potencjalnie nieuczciwych działań odpowiednie służby mogą szybo reagować i podejmować odpowiednie kroki. – Współpraca międzyinstytucjonalna jest kluczowa dla skutecznego zwalczania oszustw związanych z fakturami. KSeF poprzez integrację z systemami instytucji takich jak urzędy skarbowe czy organy ścigania, umożliwia wymianę informacji i analizę danych. Ten rodzaj kooperacji pozwala na zwiększanie skuteczności działania. – wskazuje Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.
Jakie korzyści z KSeF dla przedsiębiorców?
Tak duża obowiązkowa zmiana jak wprowadzenie KSeF, może być problemem dla wielu firm, a zwłaszcza dla tych, które jeszcze nie posiadają żadnego systemów cyfrowego obiegu dokumentów. Jednak przejście na zdigitalizowaną formę fakturowania w połączeniu z „uszczelnionym systemem” może nieść ze sobą znaczące korzyści. Błędy będą wychwytywane natychmiastowo, więc faktura wystawiona źle pod kątem technicznym nie przejdzie weryfikacji.
– Ponadto KseF daje też więcej pewności co do kontrahentów, z którymi podejmuje się współpracę. W przypadku przedsiębiorstw, które przeprowadzają setki transakcji miesięcznie, nie zawsze w pełni da się zweryfikować kto stoi po drugiej stronie. Nowy system w pewnym stopniu robi to za nas, zwiększając bezpieczeństwo takiej współpracy – dodaje ekspert.
Czy KSeF uszczelni system?
KSeF może być jednym z narzędzi w zwalczaniu oszustw związanych z fakturami, ale jego ostateczna skuteczność zależy również od współpracy przedsiębiorców, instytucji publicznych i odpowiednich organów nadzorczych w egzekwowaniu przestrzegania przepisów i podejmowaniu działań w przypadku wykrycia oszustw. Podatnicy w dużym stopniu dalej będą musieli samodzielnie zadbać o poprawność części biznesowej dokumentu i jej walidacji z faktyczną transakcją, ponieważ ta nie jest weryfikowana w KSeF.
– Pomimo uszczelnienia systemu podatkowego i większej kontroli faktur, są jeszcze pola, na których KSeF nie będzie w stanie zapobiec wszystkim niezgodnościom. Np. nie jest on w stanie wychwycić niewłaściwych kwot na fakturze, w tym podatku VAT, ponieważ „nie ma wiedzy” czy wartość wpisana na dokumencie jest poprawna. Podobnie jest z niewystawianiem faktur. Na takie praktyki KSeF niewiele poradzi – w końcu w systemie nie będzie informacji, że faktura powinna być wystawiona. Jak widać system został mocno uszczelniony, jednak nie będzie on panaceum na wszystkie nieuczciwe praktyki – komentuje Tomasz Spłuszka.
KSeF pomimo zwiększenia kontroli i zautomatyzowania procesu fakturowania, nie zapewnia, że dokumenty będą poprawne z punktu widzenia podatników. Duża część odpowiedzialności za poprawność dokumentów wciąż będzie spoczywała na kontrahentach. Zawęża to pole dla działania szarej strefy, jednak nie eliminuje problemu w pełni.