REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
inFakt
inFakt to firma oferująca nowoczesne usługi księgowe i fakturowe
KSeF
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

REKLAMA

REKLAMA

KSeF. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny etap cyfryzacji urzędów publicznych. W założeniu ma to być ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorców, ale i urzędników. Wejście systemu w życie zaplanowane jest na 1 lipca 2024 roku.

rozwiń >

KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Można go zdefiniować jako centralną bazę faktur, która pozwala na stały dostęp do zbioru wystawionych dokumentów przez internet

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Natomiast faktury ustrukturyzowane, które można generować w ramach tego systemu, to istniejąca równolegle do faktur papierowych oraz innych faktur elektronicznych dostępna forma dokumentowania transakcji. Występują wyłącznie w formie elektronicznej i są tworzone w formacie xml. e-Faktury są zgodne z europejskimi normami dokumentowania 

Do czego służy System e-Faktur?

W systemie KSeF przedsiębiorca nie tylko może wystawić fakturę, nadać jej numer, przechowywać czy przesyłać innym podmiotom. System sprawdza poprawność wystawianych faktur, monitoruje datę i godzinę ich wystawienia oraz w razie błędów informuje o odrzuceniu faktury w systemie.

System daje także możliwość monitorowania faktur przez organy podatkowe oraz przeprowadzania zautomatyzowanych kontroli podatkowych. Ma to oszczędzić czas i zaangażowanie zarówno przedsiębiorcom jak i urzędom. W teorii system e-Faktur ma wpłynąć na zmniejszenie wysiłku przedsiębiorców wkładanego w dokumentację transakcji i uczynienie jej przejrzystą zarówno dla kontrahentów jak i urzędników. Ma także doprowadzić do likwidacji konieczności przesyłania do urzędów skarbowych plików JPK.

REKLAMA

Kto może korzystać z systemu e-Faktur?

System jest przeznaczony dla przedsiębiorców zarówno zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i zwolnionych z tego podatku. Integrować się z systemem mogą także ​podatnicy prowadzący działalność w Polsce, którzy korzystają ze szczególnej procedury unijnej OSS oraz posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi najpierw dokonać integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Wersja produkcyjna systemu jest już dostępna na stronach rządowych.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić posługując się narzędziami udostępnionymi przez organy administracji podatkowej. Już niebawem fakturę przesyłaną automatycznie do Krajowego Systemu e-Faktur w prosty sposób wystawisz także w aplikacji inFakt.

Jak odebrać e-Fakturę w KSeF?

Aby uzyskać możliwość otrzymywania faktur przez KSeF należy wyrazić na to zgodę. Można to zrobić przy użyciu samego systemu. Przesyłanie kontrahentom faktur tą drogą nie wyklucza także jednoczesnego dostarczania ich w innej formie.

W przypadku, kiedy odbiorca faktury nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu systemu, wystawiający ją przedsiębiorca nadal może wystawić dokument poprzez KSeF. Jest jednak zobowiązany przekazać fakturę odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. drogą mailową lub w formie papierowej. Wystawiona przez system, ale przesłana inną drogą faktura, nadal zachowuje miano faktury ustrukturyzowanej. Spełnia bowiem wymogi systemu i posiada numer identyfikacyjny KSeF.

Jakich faktur nie można wystawić przez KSeF?

Przede wszystkim system nie daje możliwości wystawienia dokumentu błędnego lub niekompletnego. W takim przypadku faktura zostaje odrzucona, a system nie rejestruje jej oraz nie nadaje numeru. W przypadku odrzucenia faktury na skutek błędu nie ma konieczności wystawiania korekt.

Ponadto w systemie nie ma możliwości wystawienia noty korygującej, duplikatu faktury (system umożliwia zniszczenie czy zagubienie dokumentu) czy faktur wystawianych za pomocą kasy fiskalnej. System nie przewiduje także możliwości wystawiania faktur VAT RR (dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych), jak i faktur pro forma.

Czy muszę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

W tym momencie nie ma obowiązku korzystania z systemu e-Faktur. Jeszcze do końca grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż systemu z udziałem przedsiębiorców. Od 1 stycznia można integrować się z KSeFem dobrowolnie.

Jednak jest to rozwiązanie tymczasowe. Konieczność integracji z systemem dla wszystkich przedsiębiorców pojawi się już od 1 stycznia 2024 roku. Dlatego warto zapoznać się z jego funkcjonowaniem już teraz, aby w przyszłości uniknąć trudności związanych z nieznajomością obsługi systemu.

Kary za brak KSeF

Przepisy w zakresie KSeF przewidują również kary w razie niedopełnienia obowiązków. Podatnik, który wystawi fakturę poza systemem, narazi się na karę w wysokości do 100% podatku VAT na fakturze, a dla faktury bez VAT 18,71% wartości faktury, jednak nie mniej niż 1000 zł.  W przypadku awarii KSeF i nie przesłania do KSeF, w określonym terminie, faktur nie mniej niż 500 zł. Co ważne same kary będą obowiązywać dopiero od 1 lipca 2024 r.

Projekt KSeF:

  • Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
  • Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
  • Faktury z kas fiskalnych będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
  • Paragon z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
  • Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
  • Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
  • Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
  • Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
  • W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
  • Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
  • W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących
  • Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
  • Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Jaki korzyści i ułatwienia dla przedsiębiorców wprowadza KSeF?

System KSeF niesie za sobą szereg korzyści i ułatwień. Zachętą ze strony Ministerstwa Finansów, żeby już teraz korzystać z e-Faktur, jest szybszy zwrot VAT o 20 dni tj. skrócenie terminu z 60 na 40 dni. Do zalet e-Faktur można zaliczyć m.in.:

  1. Przedsiębiorcy nie będą musieli archiwizować wystawianych faktur. Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat. 
  2. Podczas ewentualnej kontroli podatkowej urząd skarbowy nie będzie prosił o okazanie faktur. 
  3. W związku z tym, że faktury będą przechowywane w systemie, przedsiębiorcy nie będą musieli wystawiać faktur duplikatów. W systemie żadna faktura się nie zgubi ani nie zniszczy.  . 
  4. Obieg faktur stanie się łatwiejszy, a faktury będą jednolite. 
  5. W systemie będziemy nie tylko wystawiać dokumenty, ale też je odbierać. To oznacza, że osoba prowadząca firmę nie będzie musiała czekać np. na dostarczenie faktury pocztą czy też jeździć do kontrahenta, żeby fizycznie odebrać fakturę. Wystarczy, że wyrazimy zgodę na otrzymywanie e-Faktur tą drogą. To na pewno pozwoli na zaoszczędzenie czasu.
  6. Co istotne z punktu widzenia podatnika, każda faktura będzie poprawnie wystawiona. System nie pozwoli na wystawienie faktury z błędem. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia zmiany z kontrahentem. Po wprowadzeniu KSeF nie będziemy musieli już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT. Od 1 stycznia 2024 r. niezależnie od tego, jak została wystawiona faktura pierwotna, fakturę korektę przedsiębiorcy będą wystawiać ją w systemie. Z obiegu znikną noty korygujące do faktur ustrukturyzowanych. W miejsc noty korygującej ma pojawić się propozycja faktury korygującej, którą odbiorca wystawi dla sprzedającego. 

Podsumowanie

System KSeF będzie zbiorem faktur przedsiębiorców. Ale i nie tylko. To również duże narzędzie dla Krajowej Administracji Skarbowej. Rozwiązanie to pozwoli na bieżącą i zautomatyzowaną kontrolę rozliczeń. 

Z drugiej strony system doprowadzi do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Da również możliwość wglądu do wystawionej faktury w każdej chwili, bo e-Faktura nie zginie oraz nie ulegnie zniszczeniu. System wyeliminuje również błędy, a odczytywanie faktur będzie proste i przejrzyste.

Dominika Zuber, Menedżerka Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego w firmie inFakt

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

REKLAMA