Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

• Do czego służy System e-Faktur?
• Kto może korzystać z systemu e-Faktur?
• Jak wystawić fakturę w KSeF?
• Jak odebrać e-Fakturę w KSeF?
• Jakich faktur nie można wystawić przez KSeF?
• Czy muszę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
• Kary za brak KSeF
• Projekt KSeF:
• Jaki korzyści i ułatwienia dla przedsiębiorców wprowadza KSeF?
• Podsumowanie

KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Można go zdefiniować jako centralną bazę faktur, która pozwala na stały dostęp do zbioru wystawionych dokumentów przez internet. 

Natomiast faktury ustrukturyzowane, które można generować w ramach tego systemu, to istniejąca równolegle do faktur papierowych oraz innych faktur elektronicznych dostępna forma dokumentowania transakcji. Występują wyłącznie w formie elektronicznej i są tworzone w formacie xml. e-Faktury są zgodne z europejskimi normami dokumentowania 

Do czego służy System e-Faktur?

W systemie KSeF przedsiębiorca nie tylko może wystawić fakturę, nadać jej numer, przechowywać czy przesyłać innym podmiotom. System sprawdza poprawność wystawianych faktur, monitoruje datę i godzinę ich wystawienia oraz w razie błędów informuje o odrzuceniu faktury w systemie.

System daje także możliwość monitorowania faktur przez organy podatkowe oraz przeprowadzania zautomatyzowanych kontroli podatkowych. Ma to oszczędzić czas i zaangażowanie zarówno przedsiębiorcom jak i urzędom. W teorii system e-Faktur ma wpłynąć na zmniejszenie wysiłku przedsiębiorców wkładanego w dokumentację transakcji i uczynienie jej przejrzystą zarówno dla kontrahentów jak i urzędników. Ma także doprowadzić do likwidacji konieczności przesyłania do urzędów skarbowych plików JPK.

Kto może korzystać z systemu e-Faktur?

System jest przeznaczony dla przedsiębiorców zarówno zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i zwolnionych z tego podatku. Integrować się z systemem mogą także ​podatnicy prowadzący działalność w Polsce, którzy korzystają ze szczególnej procedury unijnej OSS oraz posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi najpierw dokonać integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Wersja produkcyjna systemu jest już dostępna na stronach rządowych.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić posługując się narzędziami udostępnionymi przez organy administracji podatkowej. Już niebawem fakturę przesyłaną automatycznie do Krajowego Systemu e-Faktur w prosty sposób wystawisz także w aplikacji inFakt.

Jak odebrać e-Fakturę w KSeF?

Aby uzyskać możliwość otrzymywania faktur przez KSeF należy wyrazić na to zgodę. Można to zrobić przy użyciu samego systemu. Przesyłanie kontrahentom faktur tą drogą nie wyklucza także jednoczesnego dostarczania ich w innej formie.

W przypadku, kiedy odbiorca faktury nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu systemu, wystawiający ją przedsiębiorca nadal może wystawić dokument poprzez KSeF. Jest jednak zobowiązany przekazać fakturę odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. drogą mailową lub w formie papierowej. Wystawiona przez system, ale przesłana inną drogą faktura, nadal zachowuje miano faktury ustrukturyzowanej. Spełnia bowiem wymogi systemu i posiada numer identyfikacyjny KSeF.

Jakich faktur nie można wystawić przez KSeF?

Przede wszystkim system nie daje możliwości wystawienia dokumentu błędnego lub niekompletnego. W takim przypadku faktura zostaje odrzucona, a system nie rejestruje jej oraz nie nadaje numeru. W przypadku odrzucenia faktury na skutek błędu nie ma konieczności wystawiania korekt.

Ponadto w systemie nie ma możliwości wystawienia noty korygującej, duplikatu faktury (system umożliwia zniszczenie czy zagubienie dokumentu) czy faktur wystawianych za pomocą kasy fiskalnej. System nie przewiduje także możliwości wystawiania faktur VAT RR (dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych), jak i faktur pro forma.

Czy muszę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

W tym momencie nie ma obowiązku korzystania z systemu e-Faktur. Jeszcze do końca grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż systemu z udziałem przedsiębiorców. Od 1 stycznia można integrować się z KSeFem dobrowolnie.

Jednak jest to rozwiązanie tymczasowe. Konieczność integracji z systemem dla wszystkich przedsiębiorców pojawi się już od 1 stycznia 2024 roku. Dlatego warto zapoznać się z jego funkcjonowaniem już teraz, aby w przyszłości uniknąć trudności związanych z nieznajomością obsługi systemu.

Kary za brak KSeF

Przepisy w zakresie KSeF przewidują również kary w razie niedopełnienia obowiązków. Podatnik, który wystawi fakturę poza systemem, narazi się na karę w wysokości do 100% podatku VAT na fakturze, a dla faktury bez VAT 18,71% wartości faktury, jednak nie mniej niż 1000 zł.  W przypadku awarii KSeF i nie przesłania do KSeF, w określonym terminie, faktur nie mniej niż 500 zł. Co ważne same kary będą obowiązywać dopiero od 1 lipca 2024 r.

Projekt KSeF:

• Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury z kas fiskalnych będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• Paragon z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Jaki korzyści i ułatwienia dla przedsiębiorców wprowadza KSeF?

System KSeF niesie za sobą szereg korzyści i ułatwień. Zachętą ze strony Ministerstwa Finansów, żeby już teraz korzystać z e-Faktur, jest szybszy zwrot VAT o 20 dni tj. skrócenie terminu z 60 na 40 dni. Do zalet e-Faktur można zaliczyć m.in.:

1. Przedsiębiorcy nie będą musieli archiwizować wystawianych faktur. Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat. 
2. Podczas ewentualnej kontroli podatkowej urząd skarbowy nie będzie prosił o okazanie faktur. 
3. W związku z tym, że faktury będą przechowywane w systemie, przedsiębiorcy nie będą musieli wystawiać faktur duplikatów. W systemie żadna faktura się nie zgubi ani nie zniszczy.  . 
4. Obieg faktur stanie się łatwiejszy, a faktury będą jednolite. 
5. W systemie będziemy nie tylko wystawiać dokumenty, ale też je odbierać. To oznacza, że osoba prowadząca firmę nie będzie musiała czekać np. na dostarczenie faktury pocztą czy też jeździć do kontrahenta, żeby fizycznie odebrać fakturę. Wystarczy, że wyrazimy zgodę na otrzymywanie e-Faktur tą drogą. To na pewno pozwoli na zaoszczędzenie czasu.
6. Co istotne z punktu widzenia podatnika, każda faktura będzie poprawnie wystawiona. System nie pozwoli na wystawienie faktury z błędem. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia zmiany z kontrahentem. Po wprowadzeniu KSeF nie będziemy musieli już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT. Od 1 stycznia 2024 r. niezależnie od tego, jak została wystawiona faktura pierwotna, fakturę korektę przedsiębiorcy będą wystawiać ją w systemie. Z obiegu znikną noty korygujące do faktur ustrukturyzowanych. W miejsc noty korygującej ma pojawić się propozycja faktury korygującej, którą odbiorca wystawi dla sprzedającego. 

Podsumowanie

System KSeF będzie zbiorem faktur przedsiębiorców. Ale i nie tylko. To również duże narzędzie dla Krajowej Administracji Skarbowej. Rozwiązanie to pozwoli na bieżącą i zautomatyzowaną kontrolę rozliczeń. 

Z drugiej strony system doprowadzi do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Da również możliwość wglądu do wystawionej faktury w każdej chwili, bo e-Faktura nie zginie oraz nie ulegnie zniszczeniu. System wyeliminuje również błędy, a odczytywanie faktur będzie proste i przejrzyste.

Dominika Zuber, Menedżerka Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego w firmie inFakt