REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ASB Poland
Księgowość, doradztwo podatkowe, kadry i płace, doradztwo transakcyjne, usługi korporacyjne
Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?
Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ministerstwo Finansów zapowiada, że obowiązek wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024 r. Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych? O czym warto pamiętać korzystając z KSeF?

Czym jest KSeF?

KSeF, Krajowy System e-Faktur, to platforma, która służy podatnikom do wystawiana i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektronicznych w specjalnie opracowanym formacie opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Przepisy warunkujące wystawienie e-faktur oraz przesyłanie ich na platformę KSeF zawarte są w ustawie VAT w art. 106na-106nd, doprecyzowując ogólne zasady wystawiania, otrzymywania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. 

REKLAMA

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

REKLAMA

Ustawodawca wprowadza definicję faktury ustrukturyzowanej w art. 2 pkt 32a ustawy VAT, którą należy rozumieć jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Aby poprawnie wystawić e-fakturę w rozumieniu przepisów o KSeF musi być ona przede wszystkim zgodna pod kątem technicznym ze strukturą logiczną tzw. schemą, dedykowaną fakturze ustrukturyzowanej. Inaczej nie zostanie przepuszczona przez bramkę Ministerstwa Finansów, a tym samym dostarczona do KSeF. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która została opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów wraz przykładami faktur ustrukturyzowanych oraz broszurą informacyjną. Poza aspektami technicznymi faktura powinna zawierać prawidłowe dane wymagane i szczegółowo określone w strukturze logicznej odzwierciedlające stan faktyczny zawartej transakcji.

E-faktura 2023. Jak to wygląda obecnie? 

REKLAMA

Od stycznia 2022 roku ustawodawca wprowadził do ustawy VAT możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako dodatkową opcję wystawiania faktury, tuż obok faktur papierowych oraz elektronicznych.  Oznacza to, że każdy podatnik obowiązany przepisami ustawy VAT do wystawienia faktury, może zdecydować czy wystawia e-faktury w KSeF. W obecnie obowiązującym trybie dobrowolnym podatnik ma możliwość wystawiania wszystkich faktur w KSeF lub tylko części. Natomiast w przypadku odbioru faktury z KSeF przez nabywcę, wymagana jest odrębna zgoda kupującego na odbiór faktury ustrukturyzowanej z systemu KSeF. Może dojść do sytuacji, kiedy sprzedawca wystawia e-fakturę mimo braku zgody nabywcy, a dostarcza ją odbiorcy na dotychczasowych uzgodnionych zasadach między stronami, np. drogą mailową. 

Wprowadzenie możliwości korzystania przez podatników z KSeF od stycznia 2022 w reżimie dobrowolnym pozwala na podjęcie działań przygotowujących do momentu kiedy wystawienie e-faktur będzie obowiązkowe dla większości podatników. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Dla kogo? 

Początkowo Ministerstwo Finansów na mocy Decyzji (EU) 2022/1003 z dnia 17 lipca 2022 otrzymanej od Komisji Unii Europejskiej planowało wprowadzenie reżimu obowiązkowego wystawiania e-faktur od 1 stycznia 2024 dla podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski. Tym samym w projekcie ustawy w art. 106ga ust. 2 zostały określone wyłączenia od zasady ogólnej definiujące brak konieczności korzystania z KSeF. Zgodnie z przytoczonym artykułem, obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF nie dotyczy:

  • podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
  • podatnika korzystającego z procedur szczególnych zawartych w dziale XII w rozdziałach 7 (procedura nieunijna dotycząca niektórych usług), w rozdziale 7a (procedura dotycząca międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób), w rozdziale 9 (procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowych),
  • w okresie awarii systemy KSeF, 
  • w okresie braku możliwości korzystania z KSeF w przypadku sytuacji kryzysowej. 

Warto zaznaczyć możliwość rozszerzenia wyżej wymienianej listy ze względu na komunikat wydany przez Ministerstw Finansów w dniu 2 lutego 2023 r. wskazujący na wprowadzenie zmian do projektu ustawy po konsultacjach społecznych. Jednym z istotnych punktów jest brak obligatoryjnego KSeF dla faktury konsumenckich B2C. 

Ważne

Dodatkowo, Ministerstwo Finansów ogłosiło nową proponowaną datę obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników, na 1 lipca 2024 r. 

Proponowane zmiany przez Ministerstwo Finansów nie mają jeszcze odzwierciedlenia w aktualizacji projektu ustawy, który prawdopodobnie będzie opublikowany w lutym 2023 r.  

O czym warto pamiętać korzystając z KSeF? 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami o fakturach ustrukturyzowanych, należy mieć na uwadze, że: 

  • wszystkie e-faktury przesłane przez KSeF mają status oryginału
  • faktura wprowadzona do KSeF może być skorygowana poprzez wystawienie korekty wprowadzonej przez KSeF, co oznacza że wewnętrzne anulacje nie będą miały miejsca.
  • faktura przesłana do KSeF jest fakturą wprowadzoną do obiegu prawnego, a w momencie obowiązku wystawiania e-faktury, tylko faktura ustrukturyzowana jest uznawana za fakturę.
  • KSeF zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
  • do faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.
  • w obowiązującym kształcie przepisów nota korygująca nie może być wystawiona za pomocą KSeF, jest to bowiem dokument wymagający zgody obu stron. Warto wspomnieć, iż w projekcie ustawy pojawiała się propozycja wystawienie propozycji faktury korygującej przez nabywcę, która po zaakceptowaniu przez sprzedawcę zostanie wystawiona w KSeF i otrzyma swój numer w systemie. 
  • brak warunku posiadania określonej dokumentacji [art. 29a], w przypadku, gdy podatnik wystawia faktury korygujące przy zastosowaniu KSeF. 
  • faktury korygujące in minus po stronie podatku naliczonego [art. 86] ujmowane są w miesiącu ich otrzymania. Podatnik ma obowiązek rozliczyć korektę w miesiącu otrzymania. 

 

Mając na względzie zmianę założeń dla obowiązkowych e-faktur, ważne jest jak najszybsze uchwalenie i opublikowanie nowych przepisów, aby podatnicy mieli jasność w zakresie stosowania KSeF i pewność co do podjętych kroków w przygotowaniach prowadzących do wystawienia faktur ustrukturyzowanych. 

 

Autor: Anna Szafraniec, CEE VAT Compliance Director, aszafraniec@asbgroup.eu

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Błąd w fakturze w KSeF? Ministerstwo Finansów ostrzega: tak tego nie poprawisz!

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.

Ustawa o KSeF opublikowana w Dzienniku Ustaw. Ważne zmiany i nowe funkcjonalności dla przedsiębiorców!

W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorców czekają ważne zmiany – nowe terminy wdrożenia, dodatkowe funkcjonalności systemu, a także skrócony czas zwrotu VAT. Sprawdź, co dokładnie przewiduje ustawa i jak przygotować się do obowiązkowego KSeF!

„Towar w drodze mimo kontroli” – kiedy urząd celny może zwolnić przesyłkę wcześniej?

W obrocie towarowym czas to pieniądz. Dlatego przedsiębiorcy chętnie korzystają z możliwości, jakie daje art. 194 ust. 1 Unijnego Kodeksu Celnego (UKC) – przepis pozwalający zwolnić towar do obrotu, nawet jeśli weryfikacja w urzędzie celno-skarbowym wciąż trwa. Brzmi jak wyjątek od reguły? Tak jest, ale w praktyce może być to realne ułatwienie, pod warunkiem, że spełnione są ściśle określone warunki i złożony wniosek do UCS.

KSeF 2.0 coraz bliżej: Ministerstwo Finansów ujawnia plan wdrożenia. Oto najważniejsze terminy!

KSeF 2.0 od 30 września zastąpi obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 - informuje Ministerstwo Finansów. Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026. To jest kolejny krok do wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

REKLAMA

Wydatki marketingowe dealerów a koszty podatkowe - spór rozstrzygnięty na korzyść podatników

Rozliczenie kosztów działań marketingowych przez dealerów samochodowych może stanowić problem na gruncie prawa podatkowego. Szczególne wątpliwości budzą wydatki poniesione w ramach programów motywacyjnych dystrybutorów, które mają na celu uzyskanie bonusów jakościowych. Kluczowym problemem interpretacyjnym jest rozgraniczenie między kosztami uzyskania przychodów, a wydatkami na reprezentację, które zgodnie z przepisami ustawy o CIT nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Orzecznictwo sądów administracyjnych pokazuje jednak, że organy podatkowe często błędnie kwalifikują tego typu wydatki, nie uwzględniając ich rzeczywistego celu gospodarczego i związku z osiąganymi przychodami.

Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury. Czy ktoś się w tym połapie?

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT w zakresie obowiązkowego modelu KSeF została już podpisana przez Prezydenta RP i musimy jeszcze poczekać na rozporządzenia wykonawcze, gdzie m.in. uregulowane będą szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Ale to nie koniec – musi się jeszcze pojawić oprogramowanie interfejsowe, a zwłaszcza jego „specyfikacja”. Ile będziemy na to czekać? Nie wiadomo. Ale czas płynie. Wiemy dziś, że obok dwóch faktur w postaci tradycyjnej (papierowe lub elektroniczne), pojawiają się w tych przepisach aż cztery nowe formy - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Self-billing w KSeF jako nowe możliwości dla zagranicznych podmiotów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród polskich podatników, ale coraz częściej także wśród podmiotów zagranicznych działających w Polsce i rozliczających tu VAT. Jednym z kluczowych zagadnień – rzadko poruszanych publicznie – jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formule self-billingu przez podmioty nieposiadające siedziby w Polsce. Czy KSeF przewiduje taką opcję? Jakie warunki muszą zostać spełnione i z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć?

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

REKLAMA

KSeF już nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury od 2026 roku! Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony?

Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.

Nowe prawo ratuje rolników przed komornikiem! Teraz egzekucje długów wstrzymane po złożeniu wniosku do KOWR

Rolnicy w tarapatach finansowych zyskali tarczę ochronną. Dzięki nowelizacji ustawy o restrukturyzacji zadłużenia złożenie wniosku do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa wstrzymuje egzekucję komorniczą. Zmiana ma dać czas na rozmowy z wierzycielami, ułatwić restrukturyzację i uchronić tysiące gospodarstw przed nagłą utratą majątku. To krok, który eksperci określają jako bardzo istotny dla bezpieczeństwa produkcji żywności w Polsce.

REKLAMA