REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ASB Poland
Księgowość, doradztwo podatkowe, kadry i płace, doradztwo transakcyjne, usługi korporacyjne
Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?
Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ministerstwo Finansów zapowiada, że obowiązek wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024 r. Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych? O czym warto pamiętać korzystając z KSeF?

Czym jest KSeF?

KSeF, Krajowy System e-Faktur, to platforma, która służy podatnikom do wystawiana i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektronicznych w specjalnie opracowanym formacie opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Przepisy warunkujące wystawienie e-faktur oraz przesyłanie ich na platformę KSeF zawarte są w ustawie VAT w art. 106na-106nd, doprecyzowując ogólne zasady wystawiania, otrzymywania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. 

REKLAMA

Autopromocja

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

REKLAMA

Ustawodawca wprowadza definicję faktury ustrukturyzowanej w art. 2 pkt 32a ustawy VAT, którą należy rozumieć jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Aby poprawnie wystawić e-fakturę w rozumieniu przepisów o KSeF musi być ona przede wszystkim zgodna pod kątem technicznym ze strukturą logiczną tzw. schemą, dedykowaną fakturze ustrukturyzowanej. Inaczej nie zostanie przepuszczona przez bramkę Ministerstwa Finansów, a tym samym dostarczona do KSeF. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która została opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów wraz przykładami faktur ustrukturyzowanych oraz broszurą informacyjną. Poza aspektami technicznymi faktura powinna zawierać prawidłowe dane wymagane i szczegółowo określone w strukturze logicznej odzwierciedlające stan faktyczny zawartej transakcji.

E-faktura 2023. Jak to wygląda obecnie? 

Od stycznia 2022 roku ustawodawca wprowadził do ustawy VAT możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako dodatkową opcję wystawiania faktury, tuż obok faktur papierowych oraz elektronicznych.  Oznacza to, że każdy podatnik obowiązany przepisami ustawy VAT do wystawienia faktury, może zdecydować czy wystawia e-faktury w KSeF. W obecnie obowiązującym trybie dobrowolnym podatnik ma możliwość wystawiania wszystkich faktur w KSeF lub tylko części. Natomiast w przypadku odbioru faktury z KSeF przez nabywcę, wymagana jest odrębna zgoda kupującego na odbiór faktury ustrukturyzowanej z systemu KSeF. Może dojść do sytuacji, kiedy sprzedawca wystawia e-fakturę mimo braku zgody nabywcy, a dostarcza ją odbiorcy na dotychczasowych uzgodnionych zasadach między stronami, np. drogą mailową. 

Wprowadzenie możliwości korzystania przez podatników z KSeF od stycznia 2022 w reżimie dobrowolnym pozwala na podjęcie działań przygotowujących do momentu kiedy wystawienie e-faktur będzie obowiązkowe dla większości podatników. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Dla kogo? 

Początkowo Ministerstwo Finansów na mocy Decyzji (EU) 2022/1003 z dnia 17 lipca 2022 otrzymanej od Komisji Unii Europejskiej planowało wprowadzenie reżimu obowiązkowego wystawiania e-faktur od 1 stycznia 2024 dla podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski. Tym samym w projekcie ustawy w art. 106ga ust. 2 zostały określone wyłączenia od zasady ogólnej definiujące brak konieczności korzystania z KSeF. Zgodnie z przytoczonym artykułem, obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF nie dotyczy:

  • podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
  • podatnika korzystającego z procedur szczególnych zawartych w dziale XII w rozdziałach 7 (procedura nieunijna dotycząca niektórych usług), w rozdziale 7a (procedura dotycząca międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób), w rozdziale 9 (procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowych),
  • w okresie awarii systemy KSeF, 
  • w okresie braku możliwości korzystania z KSeF w przypadku sytuacji kryzysowej. 

Warto zaznaczyć możliwość rozszerzenia wyżej wymienianej listy ze względu na komunikat wydany przez Ministerstw Finansów w dniu 2 lutego 2023 r. wskazujący na wprowadzenie zmian do projektu ustawy po konsultacjach społecznych. Jednym z istotnych punktów jest brak obligatoryjnego KSeF dla faktury konsumenckich B2C. 

Ważne

Dodatkowo, Ministerstwo Finansów ogłosiło nową proponowaną datę obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników, na 1 lipca 2024 r. 

Proponowane zmiany przez Ministerstwo Finansów nie mają jeszcze odzwierciedlenia w aktualizacji projektu ustawy, który prawdopodobnie będzie opublikowany w lutym 2023 r.  

O czym warto pamiętać korzystając z KSeF? 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami o fakturach ustrukturyzowanych, należy mieć na uwadze, że: 

  • wszystkie e-faktury przesłane przez KSeF mają status oryginału
  • faktura wprowadzona do KSeF może być skorygowana poprzez wystawienie korekty wprowadzonej przez KSeF, co oznacza że wewnętrzne anulacje nie będą miały miejsca.
  • faktura przesłana do KSeF jest fakturą wprowadzoną do obiegu prawnego, a w momencie obowiązku wystawiania e-faktury, tylko faktura ustrukturyzowana jest uznawana za fakturę.
  • KSeF zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
  • do faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.
  • w obowiązującym kształcie przepisów nota korygująca nie może być wystawiona za pomocą KSeF, jest to bowiem dokument wymagający zgody obu stron. Warto wspomnieć, iż w projekcie ustawy pojawiała się propozycja wystawienie propozycji faktury korygującej przez nabywcę, która po zaakceptowaniu przez sprzedawcę zostanie wystawiona w KSeF i otrzyma swój numer w systemie. 
  • brak warunku posiadania określonej dokumentacji [art. 29a], w przypadku, gdy podatnik wystawia faktury korygujące przy zastosowaniu KSeF. 
  • faktury korygujące in minus po stronie podatku naliczonego [art. 86] ujmowane są w miesiącu ich otrzymania. Podatnik ma obowiązek rozliczyć korektę w miesiącu otrzymania. 

 

Mając na względzie zmianę założeń dla obowiązkowych e-faktur, ważne jest jak najszybsze uchwalenie i opublikowanie nowych przepisów, aby podatnicy mieli jasność w zakresie stosowania KSeF i pewność co do podjętych kroków w przygotowaniach prowadzących do wystawienia faktur ustrukturyzowanych. 

 

Autor: Anna Szafraniec, CEE VAT Compliance Director, aszafraniec@asbgroup.eu

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA