REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ASB Poland
Księgowość, doradztwo podatkowe, kadry i płace, doradztwo transakcyjne, usługi korporacyjne
Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?
Kto i od kiedy będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury? Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ministerstwo Finansów zapowiada, że obowiązek wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024 r. Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych? O czym warto pamiętać korzystając z KSeF?

Czym jest KSeF?

KSeF, Krajowy System e-Faktur, to platforma, która służy podatnikom do wystawiana i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektronicznych w specjalnie opracowanym formacie opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Przepisy warunkujące wystawienie e-faktur oraz przesyłanie ich na platformę KSeF zawarte są w ustawie VAT w art. 106na-106nd, doprecyzowując ogólne zasady wystawiania, otrzymywania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. 

REKLAMA

REKLAMA

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Ustawodawca wprowadza definicję faktury ustrukturyzowanej w art. 2 pkt 32a ustawy VAT, którą należy rozumieć jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Aby poprawnie wystawić e-fakturę w rozumieniu przepisów o KSeF musi być ona przede wszystkim zgodna pod kątem technicznym ze strukturą logiczną tzw. schemą, dedykowaną fakturze ustrukturyzowanej. Inaczej nie zostanie przepuszczona przez bramkę Ministerstwa Finansów, a tym samym dostarczona do KSeF. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która została opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów wraz przykładami faktur ustrukturyzowanych oraz broszurą informacyjną. Poza aspektami technicznymi faktura powinna zawierać prawidłowe dane wymagane i szczegółowo określone w strukturze logicznej odzwierciedlające stan faktyczny zawartej transakcji.

E-faktura 2023. Jak to wygląda obecnie? 

Od stycznia 2022 roku ustawodawca wprowadził do ustawy VAT możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako dodatkową opcję wystawiania faktury, tuż obok faktur papierowych oraz elektronicznych.  Oznacza to, że każdy podatnik obowiązany przepisami ustawy VAT do wystawienia faktury, może zdecydować czy wystawia e-faktury w KSeF. W obecnie obowiązującym trybie dobrowolnym podatnik ma możliwość wystawiania wszystkich faktur w KSeF lub tylko części. Natomiast w przypadku odbioru faktury z KSeF przez nabywcę, wymagana jest odrębna zgoda kupującego na odbiór faktury ustrukturyzowanej z systemu KSeF. Może dojść do sytuacji, kiedy sprzedawca wystawia e-fakturę mimo braku zgody nabywcy, a dostarcza ją odbiorcy na dotychczasowych uzgodnionych zasadach między stronami, np. drogą mailową. 

REKLAMA

Wprowadzenie możliwości korzystania przez podatników z KSeF od stycznia 2022 w reżimie dobrowolnym pozwala na podjęcie działań przygotowujących do momentu kiedy wystawienie e-faktur będzie obowiązkowe dla większości podatników. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Dla kogo? 

Początkowo Ministerstwo Finansów na mocy Decyzji (EU) 2022/1003 z dnia 17 lipca 2022 otrzymanej od Komisji Unii Europejskiej planowało wprowadzenie reżimu obowiązkowego wystawiania e-faktur od 1 stycznia 2024 dla podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski. Tym samym w projekcie ustawy w art. 106ga ust. 2 zostały określone wyłączenia od zasady ogólnej definiujące brak konieczności korzystania z KSeF. Zgodnie z przytoczonym artykułem, obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF nie dotyczy:

  • podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
  • podatnika korzystającego z procedur szczególnych zawartych w dziale XII w rozdziałach 7 (procedura nieunijna dotycząca niektórych usług), w rozdziale 7a (procedura dotycząca międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób), w rozdziale 9 (procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowych),
  • w okresie awarii systemy KSeF, 
  • w okresie braku możliwości korzystania z KSeF w przypadku sytuacji kryzysowej. 

Warto zaznaczyć możliwość rozszerzenia wyżej wymienianej listy ze względu na komunikat wydany przez Ministerstw Finansów w dniu 2 lutego 2023 r. wskazujący na wprowadzenie zmian do projektu ustawy po konsultacjach społecznych. Jednym z istotnych punktów jest brak obligatoryjnego KSeF dla faktury konsumenckich B2C. 

Ważne

Dodatkowo, Ministerstwo Finansów ogłosiło nową proponowaną datę obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników, na 1 lipca 2024 r. 

Proponowane zmiany przez Ministerstwo Finansów nie mają jeszcze odzwierciedlenia w aktualizacji projektu ustawy, który prawdopodobnie będzie opublikowany w lutym 2023 r.  

O czym warto pamiętać korzystając z KSeF? 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami o fakturach ustrukturyzowanych, należy mieć na uwadze, że: 

  • wszystkie e-faktury przesłane przez KSeF mają status oryginału
  • faktura wprowadzona do KSeF może być skorygowana poprzez wystawienie korekty wprowadzonej przez KSeF, co oznacza że wewnętrzne anulacje nie będą miały miejsca.
  • faktura przesłana do KSeF jest fakturą wprowadzoną do obiegu prawnego, a w momencie obowiązku wystawiania e-faktury, tylko faktura ustrukturyzowana jest uznawana za fakturę.
  • KSeF zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
  • do faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.
  • w obowiązującym kształcie przepisów nota korygująca nie może być wystawiona za pomocą KSeF, jest to bowiem dokument wymagający zgody obu stron. Warto wspomnieć, iż w projekcie ustawy pojawiała się propozycja wystawienie propozycji faktury korygującej przez nabywcę, która po zaakceptowaniu przez sprzedawcę zostanie wystawiona w KSeF i otrzyma swój numer w systemie. 
  • brak warunku posiadania określonej dokumentacji [art. 29a], w przypadku, gdy podatnik wystawia faktury korygujące przy zastosowaniu KSeF. 
  • faktury korygujące in minus po stronie podatku naliczonego [art. 86] ujmowane są w miesiącu ich otrzymania. Podatnik ma obowiązek rozliczyć korektę w miesiącu otrzymania. 

 

Mając na względzie zmianę założeń dla obowiązkowych e-faktur, ważne jest jak najszybsze uchwalenie i opublikowanie nowych przepisów, aby podatnicy mieli jasność w zakresie stosowania KSeF i pewność co do podjętych kroków w przygotowaniach prowadzących do wystawienia faktur ustrukturyzowanych. 

 

Autor: Anna Szafraniec, CEE VAT Compliance Director, aszafraniec@asbgroup.eu

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA