REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do KSeF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF, e-faktury
5 kroków do KSeF, czyli jak sobie poradzić z e-fakturami
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, stało się kluczową kwestią dla przedsiębiorców w Polsce. Od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej będzie rzeczywistością dla większości podatników. Proces ten nie jest prosty, dlatego warto zacząć przygotowania jak najwcześniej. Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pomogą Ci w przygotowaniu się do korzystania z KSeF.

Oto 5 kroków do KSeF, które ułatwią kompleksowe przygotowanie do obowiązkowego wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej.

REKLAMA

Autopromocja

1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać e-faktury w KSeF

W pierwszym kroku określ swoją sytuację, sprawdzając od kiedy KSeF będzie dla Ciebie obligatoryjny. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT będzie musiał to robić, czyli wystawiać e-faktury za pomocą KSeF. Przy czym istnieją pewne wyjątki, takie jak podatnicy zwolnieni z VAT, korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz wystawiający faktury uproszczone. Dla tych podatników obowiązek ten pojawi się dopiero od 2025 r.

Ustawodawca określił też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF, tj.:

  • faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, chyba że w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności i dokumentują czynności wykonywane przez to stałe miejsce,
  • faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS,
  • faktury wystawiane na rzecz konsumentów,
  • faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego (artykuł po ukazaniu się rozporządzenia).

2. Wybierz sposób korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

W kolejnym kroku do KSeF możesz wybrać między programami komercyjnymi a darmowymi aplikacjami przygotowanymi przez Ministerstwo Finansów. Wybór zależy od ilości wystawianych faktur oraz struktury Twojej firmy. Przy czym, darmowe programy mogą nie być odpowiednie dla firm o rozbudowanej strukturze.

Ministerstwo Finansów udostępniło dwie darmowe aplikacje: Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację e-mikrofirma. Wybór zależy od Twoich potrzeb i preferencji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykładowo, jeśli planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF), wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Natomiast, jeśli posiadasz program FK, skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz, aby ustalić warunki i termin dostarczenia aktualizacji. A gdy planujesz zakup nowego oprogramowania, zapoznaj się z ofertą dostępnych programów i aplikacji, porównując ich funkcjonalności.

3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Po wyborze odpowiedniego oprogramowania, następnym krokiem jest proces uwierzytelnienia w systemie KSeF. Metoda uwierzytelnienia różni się w zależności od formy prowadzonej działalności.

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej:

  • Jeśli posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany z NIP lub PESEL, możesz się uwierzytelnić bezpośrednio w KSeF poprzez wybrane oprogramowanie.
  • W przeciwnym przypadku konieczne jest złożenie Formularza ZAW-FA.

Dla spółek i innych podmiotów:

  • Jeśli posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP, uwierzytelnij się w KSeF za pomocą wybranego programu.
  • Jeśli nie posiadasz takiej pieczęci, musisz złożyć Formularz ZAW-FA, wskazując jednocześnie osobę, która będzie odpowiedzialna za nadawanie uprawnień innym.

Wskazówka: Formularz ZAW-FA należy dostarczyć w wersji papierowej do odpowiedniego urzędu skarbowego. Od 2023 roku obowiązuje wersja (2) tego dokumentu.

4. Nadaj uprawnienia do KSeF

Nadanie uprawnień do KSeF to kolejny krok, który należny wykonać. Otóż, po zalogowaniu się do KSeF, podatnicy mają możliwość delegowania uprawnień innym osobom lub firmom. Te uprawnienia obejmują:

  • nadawanie dalszych uprawnień,
  • wystawianie faktur,
  • przeglądanie faktur (dostępne tylko dla osób fizycznych),
  • samofakturowanie.

Od 1 września 2023 r. istnieje możliwość nadawania uprawnień do KSeF specyficznym jednostkom w firmie, takim jak oddziały. Można przyznać im dostęp:

  • wyłącznie do faktur, które dotyczą danego oddziału lub jednostki,
  • do wszystkich faktur firmy.

Taka specyfikacja jest możliwa dzięki unikatowym identyfikatorom.

Przy nadawaniu uprawnień warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami:

  • Jakie uprawnienia chcemy przyznać i komu?
  • Czy chcemy ograniczać dostęp dla konkretnych oddziałów czy jednostek?
  • Jak planujemy przekazywać faktury do KSeF - pojedynczo czy zbiorczo na koniec dnia?

Ważne jest, aby pamiętać, że nie każdy pracownik lub współpracownik powinien mieć identyczne uprawnienia. Możliwe jest także delegowanie uprawnień firmom zewnętrznym, takim jak biura rachunkowe, lub konkretnym pracownikom tych firm.

5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF

Piąty krok to logowanie do KSeF. Istnieje kilka sposobów logowania się do systemu, tj.:

  • używając podpisu kwalifikowanego,
  • korzystając z profilu zaufanego,
  • za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
  • używając tokena, zwanego też kluczem bezosobowym.

Jeśli chodzi o token, proces jego zdobycia jest następujący:

  1. Aby korzystać z tokena, musisz go najpierw wygenerować.
  2. Zaloguj się do KSeF poprzez aplikację Ministerstwa Finansów dostępną na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF.
  3. W menu aplikacji wybierz opcję "Tokeny", a następnie "Generuj token".

Podsumowując, to tylko początek Twojej podróży z KSeF. Warto zwrócić uwagę na różne sytuacje, które mogą wpłynąć na Twój wybór dotyczący korzystania z KSeF, m.in. takie jak posiadanie programu FK, planowanie zakupu nowego oprogramowania czy korzystanie z darmowej aplikacji MF.

Jeśli chcesz znać więcej szczegółów na ten temat, przeczytaj: Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe stawki za badania techniczne pojazdów od 19 września – sprawiedliwe, zbalansowane i jedne z najniższych w Europie. Co muszą wiedzieć kierowcy?

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

Masz firmę? Sprawdź, co odpowiada rząd na problemy z KSeF i słabym Internetem

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA