REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do KSeF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF, e-faktury
5 kroków do KSeF, czyli jak sobie poradzić z e-fakturami
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, stało się kluczową kwestią dla przedsiębiorców w Polsce. Od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej będzie rzeczywistością dla większości podatników. Proces ten nie jest prosty, dlatego warto zacząć przygotowania jak najwcześniej. Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pomogą Ci w przygotowaniu się do korzystania z KSeF.

Oto 5 kroków do KSeF, które ułatwią kompleksowe przygotowanie do obowiązkowego wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej.

REKLAMA

1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać e-faktury w KSeF

W pierwszym kroku określ swoją sytuację, sprawdzając od kiedy KSeF będzie dla Ciebie obligatoryjny. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT będzie musiał to robić, czyli wystawiać e-faktury za pomocą KSeF. Przy czym istnieją pewne wyjątki, takie jak podatnicy zwolnieni z VAT, korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz wystawiający faktury uproszczone. Dla tych podatników obowiązek ten pojawi się dopiero od 2025 r.

Ustawodawca określił też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF, tj.:

  • faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, chyba że w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności i dokumentują czynności wykonywane przez to stałe miejsce,
  • faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS,
  • faktury wystawiane na rzecz konsumentów,
  • faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego (artykuł po ukazaniu się rozporządzenia).

2. Wybierz sposób korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

W kolejnym kroku do KSeF możesz wybrać między programami komercyjnymi a darmowymi aplikacjami przygotowanymi przez Ministerstwo Finansów. Wybór zależy od ilości wystawianych faktur oraz struktury Twojej firmy. Przy czym, darmowe programy mogą nie być odpowiednie dla firm o rozbudowanej strukturze.

Ministerstwo Finansów udostępniło dwie darmowe aplikacje: Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację e-mikrofirma. Wybór zależy od Twoich potrzeb i preferencji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykładowo, jeśli planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF), wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Natomiast, jeśli posiadasz program FK, skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz, aby ustalić warunki i termin dostarczenia aktualizacji. A gdy planujesz zakup nowego oprogramowania, zapoznaj się z ofertą dostępnych programów i aplikacji, porównując ich funkcjonalności.

3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Po wyborze odpowiedniego oprogramowania, następnym krokiem jest proces uwierzytelnienia w systemie KSeF. Metoda uwierzytelnienia różni się w zależności od formy prowadzonej działalności.

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej:

  • Jeśli posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany z NIP lub PESEL, możesz się uwierzytelnić bezpośrednio w KSeF poprzez wybrane oprogramowanie.
  • W przeciwnym przypadku konieczne jest złożenie Formularza ZAW-FA.

Dla spółek i innych podmiotów:

  • Jeśli posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP, uwierzytelnij się w KSeF za pomocą wybranego programu.
  • Jeśli nie posiadasz takiej pieczęci, musisz złożyć Formularz ZAW-FA, wskazując jednocześnie osobę, która będzie odpowiedzialna za nadawanie uprawnień innym.

Wskazówka: Formularz ZAW-FA należy dostarczyć w wersji papierowej do odpowiedniego urzędu skarbowego. Od 2023 roku obowiązuje wersja (2) tego dokumentu.

4. Nadaj uprawnienia do KSeF

Nadanie uprawnień do KSeF to kolejny krok, który należny wykonać. Otóż, po zalogowaniu się do KSeF, podatnicy mają możliwość delegowania uprawnień innym osobom lub firmom. Te uprawnienia obejmują:

  • nadawanie dalszych uprawnień,
  • wystawianie faktur,
  • przeglądanie faktur (dostępne tylko dla osób fizycznych),
  • samofakturowanie.

Od 1 września 2023 r. istnieje możliwość nadawania uprawnień do KSeF specyficznym jednostkom w firmie, takim jak oddziały. Można przyznać im dostęp:

  • wyłącznie do faktur, które dotyczą danego oddziału lub jednostki,
  • do wszystkich faktur firmy.

Taka specyfikacja jest możliwa dzięki unikatowym identyfikatorom.

Przy nadawaniu uprawnień warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami:

  • Jakie uprawnienia chcemy przyznać i komu?
  • Czy chcemy ograniczać dostęp dla konkretnych oddziałów czy jednostek?
  • Jak planujemy przekazywać faktury do KSeF - pojedynczo czy zbiorczo na koniec dnia?

Ważne jest, aby pamiętać, że nie każdy pracownik lub współpracownik powinien mieć identyczne uprawnienia. Możliwe jest także delegowanie uprawnień firmom zewnętrznym, takim jak biura rachunkowe, lub konkretnym pracownikom tych firm.

5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF

Piąty krok to logowanie do KSeF. Istnieje kilka sposobów logowania się do systemu, tj.:

  • używając podpisu kwalifikowanego,
  • korzystając z profilu zaufanego,
  • za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
  • używając tokena, zwanego też kluczem bezosobowym.

Jeśli chodzi o token, proces jego zdobycia jest następujący:

  1. Aby korzystać z tokena, musisz go najpierw wygenerować.
  2. Zaloguj się do KSeF poprzez aplikację Ministerstwa Finansów dostępną na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF.
  3. W menu aplikacji wybierz opcję "Tokeny", a następnie "Generuj token".

Podsumowując, to tylko początek Twojej podróży z KSeF. Warto zwrócić uwagę na różne sytuacje, które mogą wpłynąć na Twój wybór dotyczący korzystania z KSeF, m.in. takie jak posiadanie programu FK, planowanie zakupu nowego oprogramowania czy korzystanie z darmowej aplikacji MF.

Jeśli chcesz znać więcej szczegółów na ten temat, przeczytaj: Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA