REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do KSeF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF, e-faktury
5 kroków do KSeF, czyli jak sobie poradzić z e-fakturami
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, stało się kluczową kwestią dla przedsiębiorców w Polsce. Od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej będzie rzeczywistością dla większości podatników. Proces ten nie jest prosty, dlatego warto zacząć przygotowania jak najwcześniej. Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pomogą Ci w przygotowaniu się do korzystania z KSeF.

Oto 5 kroków do KSeF, które ułatwią kompleksowe przygotowanie do obowiązkowego wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej.

REKLAMA

Autopromocja

1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać e-faktury w KSeF

W pierwszym kroku określ swoją sytuację, sprawdzając od kiedy KSeF będzie dla Ciebie obligatoryjny. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT będzie musiał to robić, czyli wystawiać e-faktury za pomocą KSeF. Przy czym istnieją pewne wyjątki, takie jak podatnicy zwolnieni z VAT, korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz wystawiający faktury uproszczone. Dla tych podatników obowiązek ten pojawi się dopiero od 2025 r.

Ustawodawca określił też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF, tj.:

  • faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, chyba że w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności i dokumentują czynności wykonywane przez to stałe miejsce,
  • faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS,
  • faktury wystawiane na rzecz konsumentów,
  • faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego (artykuł po ukazaniu się rozporządzenia).

2. Wybierz sposób korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

W kolejnym kroku do KSeF możesz wybrać między programami komercyjnymi a darmowymi aplikacjami przygotowanymi przez Ministerstwo Finansów. Wybór zależy od ilości wystawianych faktur oraz struktury Twojej firmy. Przy czym, darmowe programy mogą nie być odpowiednie dla firm o rozbudowanej strukturze.

Ministerstwo Finansów udostępniło dwie darmowe aplikacje: Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację e-mikrofirma. Wybór zależy od Twoich potrzeb i preferencji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykładowo, jeśli planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF), wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Natomiast, jeśli posiadasz program FK, skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz, aby ustalić warunki i termin dostarczenia aktualizacji. A gdy planujesz zakup nowego oprogramowania, zapoznaj się z ofertą dostępnych programów i aplikacji, porównując ich funkcjonalności.

3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Po wyborze odpowiedniego oprogramowania, następnym krokiem jest proces uwierzytelnienia w systemie KSeF. Metoda uwierzytelnienia różni się w zależności od formy prowadzonej działalności.

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej:

  • Jeśli posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany z NIP lub PESEL, możesz się uwierzytelnić bezpośrednio w KSeF poprzez wybrane oprogramowanie.
  • W przeciwnym przypadku konieczne jest złożenie Formularza ZAW-FA.

Dla spółek i innych podmiotów:

  • Jeśli posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP, uwierzytelnij się w KSeF za pomocą wybranego programu.
  • Jeśli nie posiadasz takiej pieczęci, musisz złożyć Formularz ZAW-FA, wskazując jednocześnie osobę, która będzie odpowiedzialna za nadawanie uprawnień innym.

Wskazówka: Formularz ZAW-FA należy dostarczyć w wersji papierowej do odpowiedniego urzędu skarbowego. Od 2023 roku obowiązuje wersja (2) tego dokumentu.

4. Nadaj uprawnienia do KSeF

Nadanie uprawnień do KSeF to kolejny krok, który należny wykonać. Otóż, po zalogowaniu się do KSeF, podatnicy mają możliwość delegowania uprawnień innym osobom lub firmom. Te uprawnienia obejmują:

  • nadawanie dalszych uprawnień,
  • wystawianie faktur,
  • przeglądanie faktur (dostępne tylko dla osób fizycznych),
  • samofakturowanie.

Od 1 września 2023 r. istnieje możliwość nadawania uprawnień do KSeF specyficznym jednostkom w firmie, takim jak oddziały. Można przyznać im dostęp:

  • wyłącznie do faktur, które dotyczą danego oddziału lub jednostki,
  • do wszystkich faktur firmy.

Taka specyfikacja jest możliwa dzięki unikatowym identyfikatorom.

Przy nadawaniu uprawnień warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami:

  • Jakie uprawnienia chcemy przyznać i komu?
  • Czy chcemy ograniczać dostęp dla konkretnych oddziałów czy jednostek?
  • Jak planujemy przekazywać faktury do KSeF - pojedynczo czy zbiorczo na koniec dnia?

Ważne jest, aby pamiętać, że nie każdy pracownik lub współpracownik powinien mieć identyczne uprawnienia. Możliwe jest także delegowanie uprawnień firmom zewnętrznym, takim jak biura rachunkowe, lub konkretnym pracownikom tych firm.

5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF

Piąty krok to logowanie do KSeF. Istnieje kilka sposobów logowania się do systemu, tj.:

  • używając podpisu kwalifikowanego,
  • korzystając z profilu zaufanego,
  • za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
  • używając tokena, zwanego też kluczem bezosobowym.

Jeśli chodzi o token, proces jego zdobycia jest następujący:

  1. Aby korzystać z tokena, musisz go najpierw wygenerować.
  2. Zaloguj się do KSeF poprzez aplikację Ministerstwa Finansów dostępną na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF.
  3. W menu aplikacji wybierz opcję "Tokeny", a następnie "Generuj token".

Podsumowując, to tylko początek Twojej podróży z KSeF. Warto zwrócić uwagę na różne sytuacje, które mogą wpłynąć na Twój wybór dotyczący korzystania z KSeF, m.in. takie jak posiadanie programu FK, planowanie zakupu nowego oprogramowania czy korzystanie z darmowej aplikacji MF.

Jeśli chcesz znać więcej szczegółów na ten temat, przeczytaj: Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA