REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do KSeF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF, e-faktury
5 kroków do KSeF, czyli jak sobie poradzić z e-fakturami
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, stało się kluczową kwestią dla przedsiębiorców w Polsce. Od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej będzie rzeczywistością dla większości podatników. Proces ten nie jest prosty, dlatego warto zacząć przygotowania jak najwcześniej. Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pomogą Ci w przygotowaniu się do korzystania z KSeF.

Oto 5 kroków do KSeF, które ułatwią kompleksowe przygotowanie do obowiązkowego wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej.

REKLAMA

1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać e-faktury w KSeF

W pierwszym kroku określ swoją sytuację, sprawdzając od kiedy KSeF będzie dla Ciebie obligatoryjny. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT będzie musiał to robić, czyli wystawiać e-faktury za pomocą KSeF. Przy czym istnieją pewne wyjątki, takie jak podatnicy zwolnieni z VAT, korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz wystawiający faktury uproszczone. Dla tych podatników obowiązek ten pojawi się dopiero od 2025 r.

Ustawodawca określił też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF, tj.:

  • faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, chyba że w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności i dokumentują czynności wykonywane przez to stałe miejsce,
  • faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS,
  • faktury wystawiane na rzecz konsumentów,
  • faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego (artykuł po ukazaniu się rozporządzenia).

2. Wybierz sposób korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

W kolejnym kroku do KSeF możesz wybrać między programami komercyjnymi a darmowymi aplikacjami przygotowanymi przez Ministerstwo Finansów. Wybór zależy od ilości wystawianych faktur oraz struktury Twojej firmy. Przy czym, darmowe programy mogą nie być odpowiednie dla firm o rozbudowanej strukturze.

Ministerstwo Finansów udostępniło dwie darmowe aplikacje: Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację e-mikrofirma. Wybór zależy od Twoich potrzeb i preferencji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykładowo, jeśli planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF), wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Natomiast, jeśli posiadasz program FK, skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz, aby ustalić warunki i termin dostarczenia aktualizacji. A gdy planujesz zakup nowego oprogramowania, zapoznaj się z ofertą dostępnych programów i aplikacji, porównując ich funkcjonalności.

3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Po wyborze odpowiedniego oprogramowania, następnym krokiem jest proces uwierzytelnienia w systemie KSeF. Metoda uwierzytelnienia różni się w zależności od formy prowadzonej działalności.

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej:

  • Jeśli posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany z NIP lub PESEL, możesz się uwierzytelnić bezpośrednio w KSeF poprzez wybrane oprogramowanie.
  • W przeciwnym przypadku konieczne jest złożenie Formularza ZAW-FA.

Dla spółek i innych podmiotów:

  • Jeśli posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP, uwierzytelnij się w KSeF za pomocą wybranego programu.
  • Jeśli nie posiadasz takiej pieczęci, musisz złożyć Formularz ZAW-FA, wskazując jednocześnie osobę, która będzie odpowiedzialna za nadawanie uprawnień innym.

Wskazówka: Formularz ZAW-FA należy dostarczyć w wersji papierowej do odpowiedniego urzędu skarbowego. Od 2023 roku obowiązuje wersja (2) tego dokumentu.

4. Nadaj uprawnienia do KSeF

Nadanie uprawnień do KSeF to kolejny krok, który należny wykonać. Otóż, po zalogowaniu się do KSeF, podatnicy mają możliwość delegowania uprawnień innym osobom lub firmom. Te uprawnienia obejmują:

  • nadawanie dalszych uprawnień,
  • wystawianie faktur,
  • przeglądanie faktur (dostępne tylko dla osób fizycznych),
  • samofakturowanie.

Od 1 września 2023 r. istnieje możliwość nadawania uprawnień do KSeF specyficznym jednostkom w firmie, takim jak oddziały. Można przyznać im dostęp:

  • wyłącznie do faktur, które dotyczą danego oddziału lub jednostki,
  • do wszystkich faktur firmy.

Taka specyfikacja jest możliwa dzięki unikatowym identyfikatorom.

Przy nadawaniu uprawnień warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami:

  • Jakie uprawnienia chcemy przyznać i komu?
  • Czy chcemy ograniczać dostęp dla konkretnych oddziałów czy jednostek?
  • Jak planujemy przekazywać faktury do KSeF - pojedynczo czy zbiorczo na koniec dnia?

Ważne jest, aby pamiętać, że nie każdy pracownik lub współpracownik powinien mieć identyczne uprawnienia. Możliwe jest także delegowanie uprawnień firmom zewnętrznym, takim jak biura rachunkowe, lub konkretnym pracownikom tych firm.

5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF

Piąty krok to logowanie do KSeF. Istnieje kilka sposobów logowania się do systemu, tj.:

  • używając podpisu kwalifikowanego,
  • korzystając z profilu zaufanego,
  • za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
  • używając tokena, zwanego też kluczem bezosobowym.

Jeśli chodzi o token, proces jego zdobycia jest następujący:

  1. Aby korzystać z tokena, musisz go najpierw wygenerować.
  2. Zaloguj się do KSeF poprzez aplikację Ministerstwa Finansów dostępną na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF.
  3. W menu aplikacji wybierz opcję "Tokeny", a następnie "Generuj token".

Podsumowując, to tylko początek Twojej podróży z KSeF. Warto zwrócić uwagę na różne sytuacje, które mogą wpłynąć na Twój wybór dotyczący korzystania z KSeF, m.in. takie jak posiadanie programu FK, planowanie zakupu nowego oprogramowania czy korzystanie z darmowej aplikacji MF.

Jeśli chcesz znać więcej szczegółów na ten temat, przeczytaj: Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami 2025. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Będą zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

REKLAMA

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

REKLAMA