REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF 2024 – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
KSeF 2024 – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa wprowadzająca od 1 lipca 2024 r. obowiązkowy KSeF została już opublikowana w Dzienniku Ustaw. Dla większości podatników pozostał niespełna rok, aby się przygotować do obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przygotowania należy rozpocząć już dziś, gdyż nie będzie to prosty proces. Przedstawiamy krok po kroku, jak rozpocząć przygotowania do KSeF.

Krok 1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać faktury za pomocą KSeF

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Zmieni się to w 2024 roku.

REKLAMA

Autopromocja

PAMIĘTAJ! Od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF, z wyjątkiem podatników:

  • zwolnionych z VAT, 
  • korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz 
  • wystawiających faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone),

którzy będą musieli korzystać z KSeF dopiero od 2025 r. (artykuł kto nie musi stosować kSeF)

UWAGA! Określono też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF:

Faktury, które nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF (tabela poniżej)

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Lp.Faktury, które będą mogły być wystawiane w dowolnej formie
1Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, chyba że w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności i dokumentują czynności wykonywane przez to stałe miejsce 
2.Faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS
3.Faktury wystawiane na rzecz konsumentów
4.Faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego (artykuł po ukazaniu się rozporządzenia)

Krok 2. Wybierz sposób korzystania z KSeF

Podatnicy mogą wybrać:

UWAGA! Dokonując wyboru, rozważ:

  • jak dużo wystawiasz faktur i 
  • jaka jest organizacja Twojej firmy. 
Ważne

Darmowe programy nie sprawdzą się w firmach z rozbudowaną strukturą. 

Sposoby korzystania z KSeF – zależą od tego, czy:

  1. posiadasz program FK (Sytuacja 1)
  2. planujesz zakup nowego oprogramowania  (Sytuacja 2)
  3. planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji MF 

PAMIĘTAJ! MF udostępniło dwie darmowe aplikacje (sprawdź, która może być dla Ciebie):

  1. Aplikację Podatnika KSeF
  2. Aplikację e-mikrofirma

Sytuacja 1, czyli Posiadasz program FK.

Wykonaj następne kroki:

  1. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz.
  2. Ustal warunki dostarczenia aktualizacji
  3. Ustal termin dostarczenia aktualizacji

Sytuacja 2, czyli Planujesz zakup nowego oprogramowania 

Wykonaj następny krok:

  1.  Zapoznaj się z ofertą dostępnych programów/aplikacji i porównaj ich funkcjonalności 

Sytuacja 3, czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF (MF)

Wykonaj następny krok:

  1. Wejdź na stronę www.podatki.gov.pl/ksef gdzie dostępna jest bezpłatna Aplikacja MF. Możesz ją wypróbować korzystając z wersji testowej

Sytuacja 4 czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF) 

Wykonaj następny krok:

  1. Wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Krok 3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Wybrałeś, z jakiego oprogramowania będziesz korzystał. Kolejnym krokiem jest uwierzytelnienie się w KSeF. 

Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prowadzonej działalności:

  1. Jednoosobowa działalność gospodarcza,
  2. Spółka,
  3. Pozostałe formy działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza 

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL?

Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA (artykuł, link do formularza)

Spółka lub inny podmiot  

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP?

  Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

  Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA wskazując osobę fizyczną, która będzie zarządzać  nadawaniem uprawnień innym osobom (artykuł, link do formularza)

Ważne

Formularz ZAW-FA składamy w formie papierowej do urzędu skarbowego, w którym rozliczamy VAT. Od 2023 r. obowiązuje wersja (2) tego formularza.

Krok 4. Nadaj uprawnienia innym osobom lub współpracującym z Tobą firmom

Po uwierzytelnieniu się w KSeF podatnik lub wskazana przez niego osoba może nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF, logując się za pomocą aplikacji, z której korzysta. 

Uprawnienia do korzystania z KSeF, które mogą być delegowane (wszyscy podatnicy):

  1. do nadawania dalszych uprawnień 
  2. do wystawiania faktur 
  3. do przeglądania faktur (przewidziane tylko dla osoby fizycznej)
  4. do samofakturowania

UWAGA! od 1 września 2023 r. podatnicy mogą nadawać uprawnienia oddziałom lub wyodrębnionym jednostkom wewnętrznym swojej firmy:

  • tylko do wystawionych i otrzymanych faktur przez te odziały lub jednostki albo 
  • do wszystkich ustrukturyzowanych faktur firmy. 

Jest to możliwe dzięki unikatowemu identyfikatorowi. 

To najtrudniejszy etap.

PAMIĘTAJ!  

  1. Należy się zastanowić:
  • komu i jakie uprawnienia w KSeF chcemy nadać,
  • czy będziemy ograniczać dostęp oddziałom i jednostkom wewnętrznym,
  • czy będziemy przekazywać pojedyncze faktury czy paczki faktur do KSeF na koniec dnia.

 

  1. Nie każdy pracownik lub współpracownik musi mieć te same uprawnienia. 
  2. Uprawnienia możemy nadać także współpracującym z nami firmom, np. biuru rachunkowemu albo bezpośrednio wskazanym jego pracownikom. 

 

Krok 5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF (wszyscy podatnicy)

Gdy:

  1. uwierzytelnisz się w KSeF (krok 3)
  2. nadasz uprawnienia (krok 4) 

Ty lub wskazane przez Ciebie osoby, aby zalogować się do KSeF, musicie korzystać z:

  • podpisu kwalifikowanego (artykuł jak zdobyć) albo
  • profilu zaufanego (artykuł jak zdobyć), albo
  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (artykuł jak zdobyć), albo
  • tokena (tzw. klucz bezosobowy) – instrukcja uzyskania poniżej. 

Jak zdobyć token?

1) Aby logować się za pomocą tokena, należy go wygenerować. 

2) W tym celu zaloguj się do KSeF za pomocą aplikacji MF dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ (wersja demo). Screen z MF

3) Z lewego bocznego menu wybierz ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token. Screeny z MF

Ważne

Teraz możesz już wystawiać faktury za pomocą KSeF. Mogą to być wybrane faktury lub wszystkie. Pamiętaj, że do końca czerwca 2024 r. potrzebujesz zgody nabywcy, aby dostarczać mu faktury za pomocą KSeF. Jeśli nie wyrazi zgody, musisz dostarczyć mu fakturę w uzgodniony z nim sposób. 

Podstawa prawna: Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2023 poz. 1598.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

Rozliczanie kilometrówek od aut elektrycznych: jest stanowisko Ministra Finansów i zapowiedź zmian w przepisach

Pieniądze, jakie pracodawca przekazuje pracownikowi tytułem zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego do celów służbowych, stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wydatki takie nie są też kosztem przedsiębiorcy (pracodawcy). Takie jest stanowisko Ministra Finansów zaprezentowane w odpowiedzi wiceministra finansów Jarosława Nenemana na interpelację poselską. Jednocześnie w interpelacji poinformowano, że Ministerstwo Infrastruktury rozpoczęło prace nad zmianami w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zmiany te mają pozwolić na wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

Ministerstwo Finansów chce zakończyć nadużycia z przedawnieniem podatków. Nowe zasady już w 2026 roku

W nowej wersji projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej Ministerstwo Finansów chce zlikwidować możliwość zawieszania biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. O szczegółach zmian mówi wiceminister finansów Jarosław Neneman.

REKLAMA

Stawki podatku od środków transportowych w 2026 roku: Nowe limity już opublikowane

Znamy już nowe górne granice stawek podatku od środków transportowych na 2026 rok. Większość limitów wzrosła o około 4,5% względem 2025 r. Sprawdź szczegółowe porównanie stawek, terminy płatności oraz zasady ustalania stawek przez gminy. To ważne dla przedsiębiorców i samorządów.

TSUE: Urzędy skarbowe nie mogą automatycznie wykreślać firm z rejestru VAT za zaległości

Przełomowy wyrok TSUE potwierdza, że wykreślenie firmy z rejestru VAT za brak zapłaty podatku nie może odbywać się automatycznie. Fiskus musi najpierw zbadać przyczyny zaległości i zachowanie przedsiębiorcy. Orzeczenie może uchronić tysiące firm przed nieproporcjonalnymi sankcjami i nieodwracalnymi stratami.

Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

REKLAMA

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA