REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF 2024 – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
KSeF 2024 – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa wprowadzająca od 1 lipca 2024 r. obowiązkowy KSeF została już opublikowana w Dzienniku Ustaw. Dla większości podatników pozostał niespełna rok, aby się przygotować do obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przygotowania należy rozpocząć już dziś, gdyż nie będzie to prosty proces. Przedstawiamy krok po kroku, jak rozpocząć przygotowania do KSeF.

Krok 1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać faktury za pomocą KSeF

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Zmieni się to w 2024 roku.

REKLAMA

Autopromocja

PAMIĘTAJ! Od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF, z wyjątkiem podatników:

  • zwolnionych z VAT, 
  • korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz 
  • wystawiających faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone),

którzy będą musieli korzystać z KSeF dopiero od 2025 r. (artykuł kto nie musi stosować kSeF)

UWAGA! Określono też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF:

Faktury, które nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF (tabela poniżej)

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Lp.Faktury, które będą mogły być wystawiane w dowolnej formie
1Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, chyba że w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności i dokumentują czynności wykonywane przez to stałe miejsce 
2.Faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS
3.Faktury wystawiane na rzecz konsumentów
4.Faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego (artykuł po ukazaniu się rozporządzenia)

Krok 2. Wybierz sposób korzystania z KSeF

Podatnicy mogą wybrać:

UWAGA! Dokonując wyboru, rozważ:

  • jak dużo wystawiasz faktur i 
  • jaka jest organizacja Twojej firmy. 
Ważne

Darmowe programy nie sprawdzą się w firmach z rozbudowaną strukturą. 

Sposoby korzystania z KSeF – zależą od tego, czy:

  1. posiadasz program FK (Sytuacja 1)
  2. planujesz zakup nowego oprogramowania  (Sytuacja 2)
  3. planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji MF 

PAMIĘTAJ! MF udostępniło dwie darmowe aplikacje (sprawdź, która może być dla Ciebie):

  1. Aplikację Podatnika KSeF
  2. Aplikację e-mikrofirma

Sytuacja 1, czyli Posiadasz program FK.

Wykonaj następne kroki:

  1. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz.
  2. Ustal warunki dostarczenia aktualizacji
  3. Ustal termin dostarczenia aktualizacji

Sytuacja 2, czyli Planujesz zakup nowego oprogramowania 

Wykonaj następny krok:

  1.  Zapoznaj się z ofertą dostępnych programów/aplikacji i porównaj ich funkcjonalności 

Sytuacja 3, czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF (MF)

Wykonaj następny krok:

  1. Wejdź na stronę www.podatki.gov.pl/ksef gdzie dostępna jest bezpłatna Aplikacja MF. Możesz ją wypróbować korzystając z wersji testowej

Sytuacja 4 czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF) 

Wykonaj następny krok:

  1. Wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Krok 3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Wybrałeś, z jakiego oprogramowania będziesz korzystał. Kolejnym krokiem jest uwierzytelnienie się w KSeF. 

Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prowadzonej działalności:

  1. Jednoosobowa działalność gospodarcza,
  2. Spółka,
  3. Pozostałe formy działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza 

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL?

Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA (artykuł, link do formularza)

Spółka lub inny podmiot  

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP?

  Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

  Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA wskazując osobę fizyczną, która będzie zarządzać  nadawaniem uprawnień innym osobom (artykuł, link do formularza)

Ważne

Formularz ZAW-FA składamy w formie papierowej do urzędu skarbowego, w którym rozliczamy VAT. Od 2023 r. obowiązuje wersja (2) tego formularza.

Krok 4. Nadaj uprawnienia innym osobom lub współpracującym z Tobą firmom

Po uwierzytelnieniu się w KSeF podatnik lub wskazana przez niego osoba może nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF, logując się za pomocą aplikacji, z której korzysta. 

Uprawnienia do korzystania z KSeF, które mogą być delegowane (wszyscy podatnicy):

  1. do nadawania dalszych uprawnień 
  2. do wystawiania faktur 
  3. do przeglądania faktur (przewidziane tylko dla osoby fizycznej)
  4. do samofakturowania

UWAGA! od 1 września 2023 r. podatnicy mogą nadawać uprawnienia oddziałom lub wyodrębnionym jednostkom wewnętrznym swojej firmy:

  • tylko do wystawionych i otrzymanych faktur przez te odziały lub jednostki albo 
  • do wszystkich ustrukturyzowanych faktur firmy. 

Jest to możliwe dzięki unikatowemu identyfikatorowi. 

To najtrudniejszy etap.

PAMIĘTAJ!  

  1. Należy się zastanowić:
  • komu i jakie uprawnienia w KSeF chcemy nadać,
  • czy będziemy ograniczać dostęp oddziałom i jednostkom wewnętrznym,
  • czy będziemy przekazywać pojedyncze faktury czy paczki faktur do KSeF na koniec dnia.

 

  1. Nie każdy pracownik lub współpracownik musi mieć te same uprawnienia. 
  2. Uprawnienia możemy nadać także współpracującym z nami firmom, np. biuru rachunkowemu albo bezpośrednio wskazanym jego pracownikom. 

 

Krok 5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF (wszyscy podatnicy)

Gdy:

  1. uwierzytelnisz się w KSeF (krok 3)
  2. nadasz uprawnienia (krok 4) 

Ty lub wskazane przez Ciebie osoby, aby zalogować się do KSeF, musicie korzystać z:

  • podpisu kwalifikowanego (artykuł jak zdobyć) albo
  • profilu zaufanego (artykuł jak zdobyć), albo
  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (artykuł jak zdobyć), albo
  • tokena (tzw. klucz bezosobowy) – instrukcja uzyskania poniżej. 

Jak zdobyć token?

1) Aby logować się za pomocą tokena, należy go wygenerować. 

2) W tym celu zaloguj się do KSeF za pomocą aplikacji MF dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ (wersja demo). Screen z MF

3) Z lewego bocznego menu wybierz ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token. Screeny z MF

Ważne

Teraz możesz już wystawiać faktury za pomocą KSeF. Mogą to być wybrane faktury lub wszystkie. Pamiętaj, że do końca czerwca 2024 r. potrzebujesz zgody nabywcy, aby dostarczać mu faktury za pomocą KSeF. Jeśli nie wyrazi zgody, musisz dostarczyć mu fakturę w uzgodniony z nim sposób. 

Podstawa prawna: Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2023 poz. 1598.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT nie jest deregulacją gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

Można przekazać 1,5% podatku rolnego - w 2025 r. pierwszy raz. Są dwie uprawnione organizacje

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

PIT 2025: 15 najczęstszych błędów w rocznym zeznaniu podatkowym. Bądź mądry przed szkodą!

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

REKLAMA

7 skutków spadających stóp procentowych NBP. Już w maju 2025 r. RPP rozpocznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych NBP. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy jest na to czas?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF 2026 - MF pokazało najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i więcej szczegółów

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA