REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF 2024 – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
KSeF 2024 – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa wprowadzająca od 1 lipca 2024 r. obowiązkowy KSeF została już opublikowana w Dzienniku Ustaw. Dla większości podatników pozostał niespełna rok, aby się przygotować do obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przygotowania należy rozpocząć już dziś, gdyż nie będzie to prosty proces. Przedstawiamy krok po kroku, jak rozpocząć przygotowania do KSeF.

Krok 1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać faktury za pomocą KSeF

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Zmieni się to w 2024 roku.

REKLAMA

REKLAMA

PAMIĘTAJ! Od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF, z wyjątkiem podatników:

  • zwolnionych z VAT, 
  • korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz 
  • wystawiających faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone),

którzy będą musieli korzystać z KSeF dopiero od 2025 r. (artykuł kto nie musi stosować kSeF)

UWAGA! Określono też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF:

REKLAMA

Faktury, które nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF (tabela poniżej)

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Lp.Faktury, które będą mogły być wystawiane w dowolnej formie
1Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, chyba że w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności i dokumentują czynności wykonywane przez to stałe miejsce 
2.Faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS
3.Faktury wystawiane na rzecz konsumentów
4.Faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego (artykuł po ukazaniu się rozporządzenia)

Krok 2. Wybierz sposób korzystania z KSeF

Podatnicy mogą wybrać:

UWAGA! Dokonując wyboru, rozważ:

  • jak dużo wystawiasz faktur i 
  • jaka jest organizacja Twojej firmy. 
Ważne

Darmowe programy nie sprawdzą się w firmach z rozbudowaną strukturą. 

Sposoby korzystania z KSeF – zależą od tego, czy:

  1. posiadasz program FK (Sytuacja 1)
  2. planujesz zakup nowego oprogramowania  (Sytuacja 2)
  3. planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji MF 

PAMIĘTAJ! MF udostępniło dwie darmowe aplikacje (sprawdź, która może być dla Ciebie):

  1. Aplikację Podatnika KSeF
  2. Aplikację e-mikrofirma

Sytuacja 1, czyli Posiadasz program FK.

Wykonaj następne kroki:

  1. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz.
  2. Ustal warunki dostarczenia aktualizacji
  3. Ustal termin dostarczenia aktualizacji

Sytuacja 2, czyli Planujesz zakup nowego oprogramowania 

Wykonaj następny krok:

  1.  Zapoznaj się z ofertą dostępnych programów/aplikacji i porównaj ich funkcjonalności 

Sytuacja 3, czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF (MF)

Wykonaj następny krok:

  1. Wejdź na stronę www.podatki.gov.pl/ksef gdzie dostępna jest bezpłatna Aplikacja MF. Możesz ją wypróbować korzystając z wersji testowej

Sytuacja 4 czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF) 

Wykonaj następny krok:

  1. Wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Krok 3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Wybrałeś, z jakiego oprogramowania będziesz korzystał. Kolejnym krokiem jest uwierzytelnienie się w KSeF. 

Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prowadzonej działalności:

  1. Jednoosobowa działalność gospodarcza,
  2. Spółka,
  3. Pozostałe formy działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza 

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL?

Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA (artykuł, link do formularza)

Spółka lub inny podmiot  

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP?

  Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

  Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA wskazując osobę fizyczną, która będzie zarządzać  nadawaniem uprawnień innym osobom (artykuł, link do formularza)

Ważne

Formularz ZAW-FA składamy w formie papierowej do urzędu skarbowego, w którym rozliczamy VAT. Od 2023 r. obowiązuje wersja (2) tego formularza.

Krok 4. Nadaj uprawnienia innym osobom lub współpracującym z Tobą firmom

Po uwierzytelnieniu się w KSeF podatnik lub wskazana przez niego osoba może nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF, logując się za pomocą aplikacji, z której korzysta. 

Uprawnienia do korzystania z KSeF, które mogą być delegowane (wszyscy podatnicy):

  1. do nadawania dalszych uprawnień 
  2. do wystawiania faktur 
  3. do przeglądania faktur (przewidziane tylko dla osoby fizycznej)
  4. do samofakturowania

UWAGA! od 1 września 2023 r. podatnicy mogą nadawać uprawnienia oddziałom lub wyodrębnionym jednostkom wewnętrznym swojej firmy:

  • tylko do wystawionych i otrzymanych faktur przez te odziały lub jednostki albo 
  • do wszystkich ustrukturyzowanych faktur firmy. 

Jest to możliwe dzięki unikatowemu identyfikatorowi. 

To najtrudniejszy etap.

PAMIĘTAJ!  

  1. Należy się zastanowić:
  • komu i jakie uprawnienia w KSeF chcemy nadać,
  • czy będziemy ograniczać dostęp oddziałom i jednostkom wewnętrznym,
  • czy będziemy przekazywać pojedyncze faktury czy paczki faktur do KSeF na koniec dnia.

 

  1. Nie każdy pracownik lub współpracownik musi mieć te same uprawnienia. 
  2. Uprawnienia możemy nadać także współpracującym z nami firmom, np. biuru rachunkowemu albo bezpośrednio wskazanym jego pracownikom. 

 

Krok 5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF (wszyscy podatnicy)

Gdy:

  1. uwierzytelnisz się w KSeF (krok 3)
  2. nadasz uprawnienia (krok 4) 

Ty lub wskazane przez Ciebie osoby, aby zalogować się do KSeF, musicie korzystać z:

  • podpisu kwalifikowanego (artykuł jak zdobyć) albo
  • profilu zaufanego (artykuł jak zdobyć), albo
  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (artykuł jak zdobyć), albo
  • tokena (tzw. klucz bezosobowy) – instrukcja uzyskania poniżej. 

Jak zdobyć token?

1) Aby logować się za pomocą tokena, należy go wygenerować. 

2) W tym celu zaloguj się do KSeF za pomocą aplikacji MF dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ (wersja demo). Screen z MF

3) Z lewego bocznego menu wybierz ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token. Screeny z MF

Ważne

Teraz możesz już wystawiać faktury za pomocą KSeF. Mogą to być wybrane faktury lub wszystkie. Pamiętaj, że do końca czerwca 2024 r. potrzebujesz zgody nabywcy, aby dostarczać mu faktury za pomocą KSeF. Jeśli nie wyrazi zgody, musisz dostarczyć mu fakturę w uzgodniony z nim sposób. 

Podstawa prawna: Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2023 poz. 1598.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

REKLAMA

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA