REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF 2024 – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
KSeF 2024 – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa wprowadzająca od 1 lipca 2024 r. obowiązkowy KSeF została już opublikowana w Dzienniku Ustaw. Dla większości podatników pozostał niespełna rok, aby się przygotować do obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przygotowania należy rozpocząć już dziś, gdyż nie będzie to prosty proces. Przedstawiamy krok po kroku, jak rozpocząć przygotowania do KSeF.

Krok 1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać faktury za pomocą KSeF

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Zmieni się to w 2024 roku.

REKLAMA

PAMIĘTAJ! Od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF, z wyjątkiem podatników:

  • zwolnionych z VAT, 
  • korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz 
  • wystawiających faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone),

którzy będą musieli korzystać z KSeF dopiero od 2025 r. (artykuł kto nie musi stosować kSeF)

UWAGA! Określono też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF:

Faktury, które nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF (tabela poniżej)

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Lp.Faktury, które będą mogły być wystawiane w dowolnej formie
1Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, chyba że w Polsce posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności i dokumentują czynności wykonywane przez to stałe miejsce 
2.Faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS
3.Faktury wystawiane na rzecz konsumentów
4.Faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego (artykuł po ukazaniu się rozporządzenia)

Krok 2. Wybierz sposób korzystania z KSeF

Podatnicy mogą wybrać:

UWAGA! Dokonując wyboru, rozważ:

  • jak dużo wystawiasz faktur i 
  • jaka jest organizacja Twojej firmy. 
Ważne

Darmowe programy nie sprawdzą się w firmach z rozbudowaną strukturą. 

Sposoby korzystania z KSeF – zależą od tego, czy:

  1. posiadasz program FK (Sytuacja 1)
  2. planujesz zakup nowego oprogramowania  (Sytuacja 2)
  3. planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji MF 

PAMIĘTAJ! MF udostępniło dwie darmowe aplikacje (sprawdź, która może być dla Ciebie):

  1. Aplikację Podatnika KSeF
  2. Aplikację e-mikrofirma

Sytuacja 1, czyli Posiadasz program FK.

Wykonaj następne kroki:

  1. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz.
  2. Ustal warunki dostarczenia aktualizacji
  3. Ustal termin dostarczenia aktualizacji

Sytuacja 2, czyli Planujesz zakup nowego oprogramowania 

Wykonaj następny krok:

  1.  Zapoznaj się z ofertą dostępnych programów/aplikacji i porównaj ich funkcjonalności 

Sytuacja 3, czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF (MF)

Wykonaj następny krok:

  1. Wejdź na stronę www.podatki.gov.pl/ksef gdzie dostępna jest bezpłatna Aplikacja MF. Możesz ją wypróbować korzystając z wersji testowej

Sytuacja 4 czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF) 

Wykonaj następny krok:

  1. Wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Krok 3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Wybrałeś, z jakiego oprogramowania będziesz korzystał. Kolejnym krokiem jest uwierzytelnienie się w KSeF. 

Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prowadzonej działalności:

  1. Jednoosobowa działalność gospodarcza,
  2. Spółka,
  3. Pozostałe formy działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza 

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL?

Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA (artykuł, link do formularza)

Spółka lub inny podmiot  

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP?

  Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

  Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA wskazując osobę fizyczną, która będzie zarządzać  nadawaniem uprawnień innym osobom (artykuł, link do formularza)

Ważne

Formularz ZAW-FA składamy w formie papierowej do urzędu skarbowego, w którym rozliczamy VAT. Od 2023 r. obowiązuje wersja (2) tego formularza.

Krok 4. Nadaj uprawnienia innym osobom lub współpracującym z Tobą firmom

Po uwierzytelnieniu się w KSeF podatnik lub wskazana przez niego osoba może nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF, logując się za pomocą aplikacji, z której korzysta. 

Uprawnienia do korzystania z KSeF, które mogą być delegowane (wszyscy podatnicy):

  1. do nadawania dalszych uprawnień 
  2. do wystawiania faktur 
  3. do przeglądania faktur (przewidziane tylko dla osoby fizycznej)
  4. do samofakturowania

UWAGA! od 1 września 2023 r. podatnicy mogą nadawać uprawnienia oddziałom lub wyodrębnionym jednostkom wewnętrznym swojej firmy:

  • tylko do wystawionych i otrzymanych faktur przez te odziały lub jednostki albo 
  • do wszystkich ustrukturyzowanych faktur firmy. 

Jest to możliwe dzięki unikatowemu identyfikatorowi. 

To najtrudniejszy etap.

PAMIĘTAJ!  

  1. Należy się zastanowić:
  • komu i jakie uprawnienia w KSeF chcemy nadać,
  • czy będziemy ograniczać dostęp oddziałom i jednostkom wewnętrznym,
  • czy będziemy przekazywać pojedyncze faktury czy paczki faktur do KSeF na koniec dnia.

 

  1. Nie każdy pracownik lub współpracownik musi mieć te same uprawnienia. 
  2. Uprawnienia możemy nadać także współpracującym z nami firmom, np. biuru rachunkowemu albo bezpośrednio wskazanym jego pracownikom. 

 

Krok 5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF (wszyscy podatnicy)

Gdy:

  1. uwierzytelnisz się w KSeF (krok 3)
  2. nadasz uprawnienia (krok 4) 

Ty lub wskazane przez Ciebie osoby, aby zalogować się do KSeF, musicie korzystać z:

  • podpisu kwalifikowanego (artykuł jak zdobyć) albo
  • profilu zaufanego (artykuł jak zdobyć), albo
  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (artykuł jak zdobyć), albo
  • tokena (tzw. klucz bezosobowy) – instrukcja uzyskania poniżej. 

Jak zdobyć token?

1) Aby logować się za pomocą tokena, należy go wygenerować. 

2) W tym celu zaloguj się do KSeF za pomocą aplikacji MF dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ (wersja demo). Screen z MF

3) Z lewego bocznego menu wybierz ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token. Screeny z MF

Ważne

Teraz możesz już wystawiać faktury za pomocą KSeF. Mogą to być wybrane faktury lub wszystkie. Pamiętaj, że do końca czerwca 2024 r. potrzebujesz zgody nabywcy, aby dostarczać mu faktury za pomocą KSeF. Jeśli nie wyrazi zgody, musisz dostarczyć mu fakturę w uzgodniony z nim sposób. 

Podstawa prawna: Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2023 poz. 1598.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

Zarządzanie finansami i procesami finansowo-księgowymi w rosnącym przedsiębiorstwie

W dzisiejszej gospodarce efektywne zarządzanie finansami i procesami finansowymi stanowi kluczowy czynnik sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Praktyka biznesowa pokazuje, że sam wzrost obrotów nie zawsze przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy. Nieumiejętnie zarządzany rozwój może prowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której zwiększającym się przychodom towarzyszą spadająca rentowność i problemy z płynnością finansową.

Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

REKLAMA

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Prof. Modzelewski wyjaśnia jak to możliwe

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

REKLAMA

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

REKLAMA