Obowiązkowy KSeF – przygotowania krok po kroku. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Krok 1. Sprawdź, od kiedy musisz wystawiać faktury za pomocą KSeF

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Zmieni się to w 2024 roku.

Autopromocja

PAMIĘTAJ! Od 1 lipca 2024 r. każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF, z wyjątkiem podatników:

• zwolnionych z VAT, 
• korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz 
• wystawiających faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone),

którzy będą musieli korzystać z KSeF dopiero od 2025 r. (artykuł kto nie musi stosować kSeF)

UWAGA! Określono też kilka przypadków, gdy faktury nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF:

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Faktury, które nie będą musiały być wystawiane za pomocą KSeF (tabela poniżej)

Krok 2. Wybierz sposób korzystania z KSeF

Podatnicy mogą wybrać:

• programy komercyjne lub
• darmowe aplikacje przygotowane przez MF (patrz; krok 3). 

UWAGA! Dokonując wyboru, rozważ:

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

• jak dużo wystawiasz faktur i 
• jaka jest organizacja Twojej firmy. 

Sposoby korzystania z KSeF – zależą od tego, czy:

1. posiadasz program FK (Sytuacja 1)
2. planujesz zakup nowego oprogramowania  (Sytuacja 2)
3. planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji MF 

PAMIĘTAJ! MF udostępniło dwie darmowe aplikacje (sprawdź, która może być dla Ciebie):

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

1. Aplikację Podatnika KSeF
2. Aplikację e-mikrofirma

Sytuacja 1, czyli Posiadasz program FK.

Wykonaj następne kroki:

1. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, którego używasz.
2. Ustal warunki dostarczenia aktualizacji
3. Ustal termin dostarczenia aktualizacji

Sytuacja 2, czyli Planujesz zakup nowego oprogramowania 

Wykonaj następny krok:

1.  Zapoznaj się z ofertą dostępnych programów/aplikacji i porównaj ich funkcjonalności 

Sytuacja 3, czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF (MF)

Wykonaj następny krok:

1. Wejdź na stronę www.podatki.gov.pl/ksef gdzie dostępna jest bezpłatna Aplikacja MF. Możesz ją wypróbować korzystając z wersji testowej

Sytuacja 4 czyli Planujesz skorzystać z darmowej Aplikacji (MF) 

Wykonaj następny krok:

1. Wejdź na stronę E-Urzędu Skarbowego i ściągnij aplikację e-mikrofirma, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Krok 3. Uwierzytelnij się w systemie KSeF

Wybrałeś, z jakiego oprogramowania będziesz korzystał. Kolejnym krokiem jest uwierzytelnienie się w KSeF. 

Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prowadzonej działalności:

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza,
2. Spółka,
3. Pozostałe formy działalności.

Jednoosobowa działalność gospodarcza 

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL?

Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA (artykuł, link do formularza)

Spółka lub inny podmiot  

- Odpowiedz na pytanie: Czy posiadasz elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP?

  Jeżeli TAK: uwierzytelnij się, łącząc się z KSeF za pomocą programu, z którego korzystasz

  Jeżeli NIE: złóż Formularz ZAW-FA wskazując osobę fizyczną, która będzie zarządzać  nadawaniem uprawnień innym osobom (artykuł, link do formularza)

Krok 4. Nadaj uprawnienia innym osobom lub współpracującym z Tobą firmom

Po uwierzytelnieniu się w KSeF podatnik lub wskazana przez niego osoba może nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF, logując się za pomocą aplikacji, z której korzysta. 

Uprawnienia do korzystania z KSeF, które mogą być delegowane (wszyscy podatnicy):

1. do nadawania dalszych uprawnień 
2. do wystawiania faktur 
3. do przeglądania faktur (przewidziane tylko dla osoby fizycznej)
4. do samofakturowania

UWAGA! od 1 września 2023 r. podatnicy mogą nadawać uprawnienia oddziałom lub wyodrębnionym jednostkom wewnętrznym swojej firmy:

• tylko do wystawionych i otrzymanych faktur przez te odziały lub jednostki albo 
• do wszystkich ustrukturyzowanych faktur firmy. 

Jest to możliwe dzięki unikatowemu identyfikatorowi. 

To najtrudniejszy etap.

PAMIĘTAJ!  

1. Należy się zastanowić:

• komu i jakie uprawnienia w KSeF chcemy nadać,
• czy będziemy ograniczać dostęp oddziałom i jednostkom wewnętrznym,
• czy będziemy przekazywać pojedyncze faktury czy paczki faktur do KSeF na koniec dnia.

1. Nie każdy pracownik lub współpracownik musi mieć te same uprawnienia. 
2. Uprawnienia możemy nadać także współpracującym z nami firmom, np. biuru rachunkowemu albo bezpośrednio wskazanym jego pracownikom. 

Krok 5. Sprawdź, jak łączyć się z KSeF (wszyscy podatnicy)

Gdy:

1. uwierzytelnisz się w KSeF (krok 3)
2. nadasz uprawnienia (krok 4) 

Ty lub wskazane przez Ciebie osoby, aby zalogować się do KSeF, musicie korzystać z:

• podpisu kwalifikowanego (artykuł jak zdobyć) albo
• profilu zaufanego (artykuł jak zdobyć), albo
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (artykuł jak zdobyć), albo
• tokena (tzw. klucz bezosobowy) – instrukcja uzyskania poniżej. 

Jak zdobyć token?

1) Aby logować się za pomocą tokena, należy go wygenerować. 

2) W tym celu zaloguj się do KSeF za pomocą aplikacji MF dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ (wersja demo). Screen z MF

3) Z lewego bocznego menu wybierz ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token. Screeny z MF

Podstawa prawna: Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2023 poz. 1598.