REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF 2024/2025. Które faktury będą mogły być wystawiane poza KSeF w dowolnej formie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Dmowska
Joanna Dmowska
Prawnik specjalizujący się w zagadnieniach dotyczących podatku VAT, redaktor naczelna Biuletynu VAT, autorka licznych publikacji w czasopismach branżowych oraz kilkunastu specjalistycznych wydawnictw książkowych.
KSeF 2024/2025. Które faktury będą mogły być wystawiane w dowolnej formie poza KSeF?
KSeF 2024/2025. Które faktury będą mogły być wystawiane w dowolnej formie poza KSeF?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W dniu 16 czerwca 2023 r. Sejm uchwalił (a 4 sierpnia 2023 r. Prezydent RP podpisał) nowelizację ustawy o VAT (i kilku innych ustaw) wprowadzającą obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF od 1 lipca 2024 r. Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, wystawiający faktury uproszczone lub faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących, będą mieli obowiązek korzystania z KseF dopiero od 2025 r. W niektórych przypadkach stosowanie KSeF nie będzie konieczne. W jakich?

Trzy sposoby fakturowania do końca czerwca 2024 r.

Do 30 czerwca 2024 r. funkcjonują nadal, niezależnie od siebie, trzy sposoby fakturowania, tj.:
1) fakturowanie papierowe,
2) fakturowanie elektroniczne "zwykłe",
3) fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF.
To od podatnika zależy, jaki sposób fakturowania wybierze. Obecnie podatnik może łączyć różne sposoby fakturowania. Przepisy nie wymagają od niego, aby stosował jeden sposób fakturowania do wszystkich faktur.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF

Od 1 lipca 2024 r. zasadą będzie, że każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF. 

Przy czym dodatkowe pół roku (do końca 2024 roku) na przygotowanie otrzymają podatnicy:

  • zwolnieni z VAT,
  • korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur (od 2025 r. nie będzie można wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących) oraz
  • wystawiający faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone).

Podatnicy ci w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury (paragony z NIP kupującego do 450 zł).
Natomiast od 1 stycznia 2025 r. będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. faktury wystawiane za pomocą kas do paragonów będą ujmowane w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te, tak jak do tej pory, nie będą zwiększały wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

W jakich przypadkach nie trzeba będzie fakturować za pośrednictwem KSeF?

Określonych zostało także pięć przypadków, gdy nie będzie obowiązku korzystania z KSeF, również od 2025 r.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Lp.

Faktury, które będą mogły być wystawiane w dowolnej formie

  1.  

Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Jednak gdy podmiot nieposiadający siedziby działalności ani stałego miejsca

prowadzenia działalności na terytorium kraju będzie świadczył usługę, której miejscem

świadczenia będzie Polska, i to nabywca posiadający siedzibę w Polsce na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy będzie zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu usługi i jednocześnie w porozumieniu ze świadczeniodawcą przejmie obowiązek wystawiania faktur z tytułu świadczonej usługi na swoją rzecz, nabywca ten będzie miał obowiązek wystawiania takich faktur na podstawie ustawy o VAT, w tym faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Dla podmiotu zagranicznego przewidziano specjalny sposób uwierzytelnienia w KSeF, co umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu sprzedawcy.

Możliwe będzie również "odfiltrowywanie" faktur wystawionych w ramach samofakturowania bez konieczności uprzedniego pobierania wszystkich faktur.

2.Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę
3.Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach
4.Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
5.Faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego
 

Gdy podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to będą udostępniane nabywcy w dowolnej postaci, w uzgodniony z nim sposób, jednocześnie wystawca powinien zachować taką udostępnioną fakturę w swojej dokumentacji. Przykładowo oznacza to, że podmioty nieposiadające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które nie zdecydują się na korzystanie z KSeF, wystawiając fakturę (może to być faktura w postaci zarówno papierowej, jak i elektronicznej), powinny uzgodnić z nabywcą formę przekazania takiej faktury.

 

Porada wideo pochodzi z Platformy INFORAKADEMIA 

 

Jak będą dostarczane faktury na rzecz podmiotów zagranicznych

Polski podatnik VAT, gdy będzie wystawiał faktury na rzecz zagranicznego podatnika, nie będzie zwolniony z obowiązku korzystania z KSeF. Dozwolone będzie natomiast dostarczanie tych faktur poza KSeF.
Dlatego w przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju albo terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę
- faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W takim przypadku polski podatnik będzie obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Gdy natomiast polski podatnik upoważni do wystawiania faktur podmiot spoza terytorium kraju, upoważnienie do wystawienia takich faktur będzie obligowało wystawiającego faktury do korzystania z KSeF.

Ważne

Zagraniczny podmiot, który zostanie upoważniony do wystawiania faktur przez polskiego podatnika w jego imieniu, będzie obowiązany wystawiać te faktury za pomocą KSeF.

Jak będą dostarczane faktury osobom prywatnym

Podatnicy nie będą zobowiązani do wystawiania faktur na rzecz konsumentów przy użyciu KSeF. Jednak gdy podatnik zdecyduje się wystawiać wszystkie faktury za pomocą KSeF, będzie zobowiązany zapewnić kupującemu dostęp, chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku. 
Jeśli kupujący będzie chciał mieć dostęp do tej faktury w KSeF lub będzie chciał jej używać poza KSeF, sprzedawca będzie musiał oznaczyć fakturę kodem QR, gdy będzie użyta poza KSeF, lub podać nabywcy ten kod oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie tej faktury.

Sposób oznaczania e-faktury zostanie uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Rozwiązanie to będzie opierało się na założeniu, że podatnik będzie oznaczał e-fakturę, w momencie jej wizualizacji, kodem weryfikującym, chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązki. Natomiast KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą, poprzez ten kod, weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne.

Ważne

Podatnik będzie oznaczać zwizualizowaną fakturę na rzecz konsumenta, np. w formacie pdf lub w postaci papierowej, kodem weryfikującym, chyba że kupujący zwolni go z tego obowiązku.

Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym w formie kodu QR powinno następować po zwizualizowaniu jej w programach komercyjnych lub bezpłatnych narzędziach, które udostępni Ministerstwo Finansów.

Dzięki temu kodowi nabywca za pomocą urządzenia mobilnego, po zeskanowaniu QR kodu, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone dane identyfikujące tę fakturę z informacją z KSeF o ich poprawności.

Od kiedy będą wymierzane sankcje za niekorzystanie z KSeF

Od 2025 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nakładać, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
1) nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
2) w okresie trwania awarii KSeF albo w okresie trwania niedostępności KSeF, albo w przypadkach gdy nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
3) nie prześle w wymaganym terminie do KSeF faktury.

Kara ta będzie wynosiła do:

  • 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF albo
  • 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

 

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami 2025. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Będą zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

REKLAMA

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

REKLAMA