REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF 2024/2025. Które faktury będą mogły być wystawiane poza KSeF w dowolnej formie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Dmowska
Joanna Dmowska
Prawnik specjalizujący się w zagadnieniach dotyczących podatku VAT, redaktor naczelna Biuletynu VAT, autorka licznych publikacji w czasopismach branżowych oraz kilkunastu specjalistycznych wydawnictw książkowych.
KSeF 2024/2025. Które faktury będą mogły być wystawiane w dowolnej formie poza KSeF?
KSeF 2024/2025. Które faktury będą mogły być wystawiane w dowolnej formie poza KSeF?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W dniu 16 czerwca 2023 r. Sejm uchwalił (a 4 sierpnia 2023 r. Prezydent RP podpisał) nowelizację ustawy o VAT (i kilku innych ustaw) wprowadzającą obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF od 1 lipca 2024 r. Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, wystawiający faktury uproszczone lub faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących, będą mieli obowiązek korzystania z KseF dopiero od 2025 r. W niektórych przypadkach stosowanie KSeF nie będzie konieczne. W jakich?

Trzy sposoby fakturowania do końca czerwca 2024 r.

Do 30 czerwca 2024 r. funkcjonują nadal, niezależnie od siebie, trzy sposoby fakturowania, tj.:
1) fakturowanie papierowe,
2) fakturowanie elektroniczne "zwykłe",
3) fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF.
To od podatnika zależy, jaki sposób fakturowania wybierze. Obecnie podatnik może łączyć różne sposoby fakturowania. Przepisy nie wymagają od niego, aby stosował jeden sposób fakturowania do wszystkich faktur.

REKLAMA

Autopromocja

Obowiązkowy KSeF

Od 1 lipca 2024 r. zasadą będzie, że każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF. 

Przy czym dodatkowe pół roku (do końca 2024 roku) na przygotowanie otrzymają podatnicy:

  • zwolnieni z VAT,
  • korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur (od 2025 r. nie będzie można wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących) oraz
  • wystawiający faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone).

REKLAMA

Podatnicy ci w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury (paragony z NIP kupującego do 450 zł).
Natomiast od 1 stycznia 2025 r. będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. faktury wystawiane za pomocą kas do paragonów będą ujmowane w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te, tak jak do tej pory, nie będą zwiększały wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

W jakich przypadkach nie trzeba będzie fakturować za pośrednictwem KSeF?

Określonych zostało także pięć przypadków, gdy nie będzie obowiązku korzystania z KSeF, również od 2025 r.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Lp.

Faktury, które będą mogły być wystawiane w dowolnej formie

  1.  

Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Jednak gdy podmiot nieposiadający siedziby działalności ani stałego miejsca

prowadzenia działalności na terytorium kraju będzie świadczył usługę, której miejscem

świadczenia będzie Polska, i to nabywca posiadający siedzibę w Polsce na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy będzie zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu usługi i jednocześnie w porozumieniu ze świadczeniodawcą przejmie obowiązek wystawiania faktur z tytułu świadczonej usługi na swoją rzecz, nabywca ten będzie miał obowiązek wystawiania takich faktur na podstawie ustawy o VAT, w tym faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Dla podmiotu zagranicznego przewidziano specjalny sposób uwierzytelnienia w KSeF, co umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu sprzedawcy.

Możliwe będzie również "odfiltrowywanie" faktur wystawionych w ramach samofakturowania bez konieczności uprzedniego pobierania wszystkich faktur.

2.Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę
3.Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach
4.Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
5.Faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego
 

Gdy podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to będą udostępniane nabywcy w dowolnej postaci, w uzgodniony z nim sposób, jednocześnie wystawca powinien zachować taką udostępnioną fakturę w swojej dokumentacji. Przykładowo oznacza to, że podmioty nieposiadające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które nie zdecydują się na korzystanie z KSeF, wystawiając fakturę (może to być faktura w postaci zarówno papierowej, jak i elektronicznej), powinny uzgodnić z nabywcą formę przekazania takiej faktury.

 

Porada wideo pochodzi z Platformy INFORAKADEMIA 

 

Jak będą dostarczane faktury na rzecz podmiotów zagranicznych

Polski podatnik VAT, gdy będzie wystawiał faktury na rzecz zagranicznego podatnika, nie będzie zwolniony z obowiązku korzystania z KSeF. Dozwolone będzie natomiast dostarczanie tych faktur poza KSeF.
Dlatego w przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju albo terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę
- faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W takim przypadku polski podatnik będzie obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Gdy natomiast polski podatnik upoważni do wystawiania faktur podmiot spoza terytorium kraju, upoważnienie do wystawienia takich faktur będzie obligowało wystawiającego faktury do korzystania z KSeF.

Ważne

Zagraniczny podmiot, który zostanie upoważniony do wystawiania faktur przez polskiego podatnika w jego imieniu, będzie obowiązany wystawiać te faktury za pomocą KSeF.

Jak będą dostarczane faktury osobom prywatnym

Podatnicy nie będą zobowiązani do wystawiania faktur na rzecz konsumentów przy użyciu KSeF. Jednak gdy podatnik zdecyduje się wystawiać wszystkie faktury za pomocą KSeF, będzie zobowiązany zapewnić kupującemu dostęp, chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku. 
Jeśli kupujący będzie chciał mieć dostęp do tej faktury w KSeF lub będzie chciał jej używać poza KSeF, sprzedawca będzie musiał oznaczyć fakturę kodem QR, gdy będzie użyta poza KSeF, lub podać nabywcy ten kod oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie tej faktury.

Sposób oznaczania e-faktury zostanie uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Rozwiązanie to będzie opierało się na założeniu, że podatnik będzie oznaczał e-fakturę, w momencie jej wizualizacji, kodem weryfikującym, chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązki. Natomiast KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą, poprzez ten kod, weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne.

Ważne

Podatnik będzie oznaczać zwizualizowaną fakturę na rzecz konsumenta, np. w formacie pdf lub w postaci papierowej, kodem weryfikującym, chyba że kupujący zwolni go z tego obowiązku.

Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym w formie kodu QR powinno następować po zwizualizowaniu jej w programach komercyjnych lub bezpłatnych narzędziach, które udostępni Ministerstwo Finansów.

Dzięki temu kodowi nabywca za pomocą urządzenia mobilnego, po zeskanowaniu QR kodu, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone dane identyfikujące tę fakturę z informacją z KSeF o ich poprawności.

Od kiedy będą wymierzane sankcje za niekorzystanie z KSeF

Od 2025 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nakładać, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
1) nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
2) w okresie trwania awarii KSeF albo w okresie trwania niedostępności KSeF, albo w przypadkach gdy nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
3) nie prześle w wymaganym terminie do KSeF faktury.

Kara ta będzie wynosiła do:

  • 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF albo
  • 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

 

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA