REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF, faktury ustrukturyzowane – co warto wiedzieć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ID Advisory
Nie mnożymy wątpliwości, proponujemy konkretne rozwiązania
KSeF - od czego zacząć? Poradnik, podstawy
KSeF - od czego zacząć? Poradnik, podstawy
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie obligatoryjnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w którym podatnicy będą wystawiać i otrzymywać przy użyciu programów komputerowych faktury ustrukturyzowane, stanowić będzie kluczowe wyzwanie dla podatników w nadchodzącym czasie.

Czym jest KSeF? Charakterystyka faktury ustrukturyzowanej

Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to zatem e-faktura, która jest wystawiana zgodnie z określonym wzorem i która będzie stanowić główny dokument potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu od 1 lipca 2024 r. Jej schemat został ściśle określony przez Ministerstwo Finansów i jest wystawiany przez Krajowy System e-Faktur. Dokument ten ma formę elektroniczną w postaci pliku XML. Faktura ustrukturyzowana została zbudowana zgodnie z logiczną strukturą, której wzór można znaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

REKLAMA

Numer KSeF

Numer Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest bardzo ważnym i unikalnym elementem funkcjonowania systemu, ponieważ umożliwia łatwe i szybkie odnalezienie faktur w systemie. Dzięki numerowi KSeF można sprawdzić autentyczność faktury oraz weryfikować jej stan. Ponadto, numer KSeF umożliwia organom podatkowym łatwe i skuteczne monitorowanie przepływu dokumentów księgowych, co ma wpływ na poprawę jakości i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

KSeF: oznaczanie e-faktur kodem QR

Rozwiązanie to będzie opierało się na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany każdą e-fakturę w momencie jej wizualizacji oznaczać kodem weryfikującym. Sposób oznaczania e-faktury zostanie uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Natomiast KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą weryfikację poprzez ten kod, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. W kontekście opublikowanych przepisów numer KSeF udostępnianej faktury nie będzie wystarczający jako zamiennik samego kodu QR. Dodatkowo, używanie kodów QR ma zastąpić dotychczasowy anonimowy dostęp do faktur w KSeF, który polega na podaniu określonego zestawu danych z faktury. Oznacza to, że nabywca, który nie może się uwierzytelnić w KSeF i otrzyma fakturę bez wymaganego kodu QR, nie będzie w stanie zweryfikować jej prawidłowości.

KSeF: pola fakultatywne na fakturze ustrukturyzowanej

REKLAMA

Pola fakultatywne na fakturze ustrukturyzowanej to te, które mogą pojawiać się w każdej fakturze, bez względu na rodzaj transakcji, którą dokumentuje. Przykładem takiego pola jest stopka faktury, która zawiera np. podziękowanie za zakup, zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy, wartość kapitału zakładowego, numer EORI, adres e-mail, itp. Informacje dotyczące warunków płatności za towary lub usługi są również zazwyczaj uwzględnione jako uniwersalny element fakultatywny. Przykłady takich informacji to: dane dotyczące należności otrzymanych do momentu wystawienia faktury, terminy płatności, forma płatności (przyszła lub już dokonana), oraz numer rachunku bankowego, na który oczekuje się wpłaty. 

Jednakże, w przypadku faktur dotyczących transakcji towarowych, mogą pojawić się również inne fakultatywne pola. Mogą to być informacje dotyczące warunków transakcji, takie jak daty i numery zamówień, numery partii towarów, warunki Incoterms czy dane dotyczące transportu towaru. Faktura może również zawierać dane o podmiotach trzecich, takich jak płatnik, odbiorca towaru lub faktor. W niektórych przypadkach faktura może zawierać pola, które nie są wymienione w ustawie o VAT, ale są niezbędne dla konkretnej transakcji. Na przykład, w przypadku transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego lub grupami VAT, pola te są stosowane dla celów rozliczeniowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

System KSeF będzie dostosowany do obsługi także innych, opcjonalnych informacji na fakturach. Na przykład w fakturze ustrukturyzowanej będzie można podać status podatnika w kontekście przepisów dotyczących ulgi na złe długi (np. czy jest w trakcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego). Decyzja o uzupełnieniu takiego pola leży w gestii podatnika, niezależnie od tego, czy ma on jeden z wymienionych wyżej statusów. Możliwe będą również opcjonalne informacje przydatne tylko w ściśle określonych transakcjach, np. dodatkowe dane potrzebne rolnikom ubiegającym się o zwrot podatku akcyzowego z oleju napędowego. Będzie też możliwe wskazanie przez podatnika zastosowanej procedury, która uprawnia go do stosowania 0% stawki VAT.

Autor: Sławomir Buszko – Partner ID Advisory

Źródło: Raport KSeF – Praktyczne aspekty – Jak wdrożyć i nie zwariować?

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA