REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF, faktury ustrukturyzowane – co warto wiedzieć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ID Advisory
Nie mnożymy wątpliwości, proponujemy konkretne rozwiązania
KSeF - od czego zacząć? Poradnik, podstawy
KSeF - od czego zacząć? Poradnik, podstawy
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie obligatoryjnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w którym podatnicy będą wystawiać i otrzymywać przy użyciu programów komputerowych faktury ustrukturyzowane, stanowić będzie kluczowe wyzwanie dla podatników w nadchodzącym czasie.

Czym jest KSeF? Charakterystyka faktury ustrukturyzowanej

Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to zatem e-faktura, która jest wystawiana zgodnie z określonym wzorem i która będzie stanowić główny dokument potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu od 1 lipca 2024 r. Jej schemat został ściśle określony przez Ministerstwo Finansów i jest wystawiany przez Krajowy System e-Faktur. Dokument ten ma formę elektroniczną w postaci pliku XML. Faktura ustrukturyzowana została zbudowana zgodnie z logiczną strukturą, której wzór można znaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

REKLAMA

REKLAMA

Numer KSeF

Numer Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest bardzo ważnym i unikalnym elementem funkcjonowania systemu, ponieważ umożliwia łatwe i szybkie odnalezienie faktur w systemie. Dzięki numerowi KSeF można sprawdzić autentyczność faktury oraz weryfikować jej stan. Ponadto, numer KSeF umożliwia organom podatkowym łatwe i skuteczne monitorowanie przepływu dokumentów księgowych, co ma wpływ na poprawę jakości i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

KSeF: oznaczanie e-faktur kodem QR

Rozwiązanie to będzie opierało się na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany każdą e-fakturę w momencie jej wizualizacji oznaczać kodem weryfikującym. Sposób oznaczania e-faktury zostanie uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Natomiast KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą weryfikację poprzez ten kod, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. W kontekście opublikowanych przepisów numer KSeF udostępnianej faktury nie będzie wystarczający jako zamiennik samego kodu QR. Dodatkowo, używanie kodów QR ma zastąpić dotychczasowy anonimowy dostęp do faktur w KSeF, który polega na podaniu określonego zestawu danych z faktury. Oznacza to, że nabywca, który nie może się uwierzytelnić w KSeF i otrzyma fakturę bez wymaganego kodu QR, nie będzie w stanie zweryfikować jej prawidłowości.

KSeF: pola fakultatywne na fakturze ustrukturyzowanej

Pola fakultatywne na fakturze ustrukturyzowanej to te, które mogą pojawiać się w każdej fakturze, bez względu na rodzaj transakcji, którą dokumentuje. Przykładem takiego pola jest stopka faktury, która zawiera np. podziękowanie za zakup, zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy, wartość kapitału zakładowego, numer EORI, adres e-mail, itp. Informacje dotyczące warunków płatności za towary lub usługi są również zazwyczaj uwzględnione jako uniwersalny element fakultatywny. Przykłady takich informacji to: dane dotyczące należności otrzymanych do momentu wystawienia faktury, terminy płatności, forma płatności (przyszła lub już dokonana), oraz numer rachunku bankowego, na który oczekuje się wpłaty. 

REKLAMA

Jednakże, w przypadku faktur dotyczących transakcji towarowych, mogą pojawić się również inne fakultatywne pola. Mogą to być informacje dotyczące warunków transakcji, takie jak daty i numery zamówień, numery partii towarów, warunki Incoterms czy dane dotyczące transportu towaru. Faktura może również zawierać dane o podmiotach trzecich, takich jak płatnik, odbiorca towaru lub faktor. W niektórych przypadkach faktura może zawierać pola, które nie są wymienione w ustawie o VAT, ale są niezbędne dla konkretnej transakcji. Na przykład, w przypadku transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego lub grupami VAT, pola te są stosowane dla celów rozliczeniowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

System KSeF będzie dostosowany do obsługi także innych, opcjonalnych informacji na fakturach. Na przykład w fakturze ustrukturyzowanej będzie można podać status podatnika w kontekście przepisów dotyczących ulgi na złe długi (np. czy jest w trakcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego). Decyzja o uzupełnieniu takiego pola leży w gestii podatnika, niezależnie od tego, czy ma on jeden z wymienionych wyżej statusów. Możliwe będą również opcjonalne informacje przydatne tylko w ściśle określonych transakcjach, np. dodatkowe dane potrzebne rolnikom ubiegającym się o zwrot podatku akcyzowego z oleju napędowego. Będzie też możliwe wskazanie przez podatnika zastosowanej procedury, która uprawnia go do stosowania 0% stawki VAT.

Autor: Sławomir Buszko – Partner ID Advisory

Źródło: Raport KSeF – Praktyczne aspekty – Jak wdrożyć i nie zwariować?

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

REKLAMA

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA