Nie wystarczy bowiem jedynie posiadanie oprogramowania do wystawiania faktur w postaci PDFów – trzeba umieć je też odbierać i zaczytywać z nich niezbędne dane finansowe, a następnie księgować je i archiwizować. Owszem, można każdą wystawioną fakturę zapisać jako PDF i wysłać odbiorcy np. mailem – ale taki PDF to jedynie graficzny obraz faktury, nie zawierający danych czytelnych dla programu księgującego u klienta. Po stronie odbiorcy i tak trzeba te informacje ręcznie wprowadzać do systemu. Ich przepisywanie sprzyja generowaniu błędów i opóźnia sam proces. Nie jest to więc pełna wymiana dokumentów elektronicznych a jedynie wysyłka faktur drogą elektroniczną.
Program do generowania i wystawiania faktur
Za prawdziwy dokument elektroniczny można uznać plik czytelny dla programów księgowych, np. PDF zawierający tzw. metadane w formacie XML. Jest on wówczas dla ludzkich oczu wizualizacją zawartych w nim danych, dostępnych dla systemów handlowych i księgowych.
Pierwszym pozytywnie zweryfikowanym standardem e-faktury w Polsce jest rozwiązanie opracowane przez firmę informatyczną Sage. Jest ono dostępne nieodpłatnie dla wszystkich zainteresowanych podmiotów. Standard ten opiera się na formacie PDF z zaszytymi w nim metadanymi zapisanymi w XML i generowanymi przez system wystawiający fakturę elektroniczną. XML jest na tyle uniwersalnym formatem wymiany danych, że może być łatwo odczytany przez zdecydowaną większość rozwiązań informatycznych. Zweryfikowany przez KWFEF 20 maja 2014 r. standard e-faktury jest dostępny pod adresem efaktura.sage.com.pl, jako darmowe rozwiązanie, z którego może skorzystać każda organizacja, także inne firmy IT czy podmioty, które chcą we własnym zakresie wdrożyć standard elektronicznego fakturowania (np. z pomocą własnych sił informatycznych). Poza tym, standard ten jest dostępny w oprogramowaniu Sage: systemach finansowo-księgowych i obsługujących sprzedaż.
Elektroniczny obieg dokumentów
Warto zatem najpierw w firmie zastanowić się jak powinien wyglądać elektroniczny obieg dokumentów –aby móc nie tylko wystawiać faktury elektroniczne ale także je odbierać. Wówczas mamy możliwość „zassania”, czyli automatycznego wprowadzania metadanych (w formacie XML), wprost do systemu księgowego.
To z takiego procesu, a nie z samej wysyłki plików przez internet, biorą się oszczędności czasu i pieniędzy, wynikające z automatyzacji obiegu faktury elektronicznej. Dopiero przy takim rozwiązaniu korzyści dla firm są naprawdę ogromne – redukcja kosztów sięga wówczas nawet 80 proc. (względem obiegu papierowego).
Jak przekazywać e-faktury?
Jeśli mamy już wdrożoną w firmie e-fakturę, która zawiera w siebie metadane (a taka właśnie faktura elektroniczna będzie wymagana przez administrację w przetargach publicznych ), warto wybrać bezpieczną i dedykowaną ścieżkę do jej dostarczenia swoim kontrahentom, np. przez serwis do wymiany dokumentów. Taką rolę pełni np. portal miedzyfirmami.pl. To dedykowany serwis zapewniający bezpieczny transfer e-dokumentów, w zgodzie z obowiązującymi przepisami i z zapewnieniem potwierdzenia odbioru. Serwis miedzyfirmami.pl pełni rolę elektronicznego listonosza – pozwala wygodnie i szybko przesłać lub odebrać dowolne dokumenty elektroniczne.
Aneta Jarczyńska
online business development manager w Sage sp. z o.o.