Regulacje prawne dotyczące przechowywania faktur
Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z przepisem tym koresponduje art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, stanowiący, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online
Z powyższych regulacji wynikają 3 cechy, które powinien gwarantować przyjęty przez podatnika sposób przechowywania faktur (w tym otrzymywanych przez niego faktur zakupowych):
- autentyczność pochodzenia faktury, rozumiana jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2),
- integralność treści, oznaczającą to, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać (art. 106m ust. 3),
- czytelność faktury.
Ponadto, jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
W przedstawionych regulacjach zawarto wymogi jakie mają spełniać przechowywane faktury. Nie określono natomiast formy w jakiej to przechowywanie powinno się odbywać. Świadczy to o pozostawieniu podatnikowi znacznej swobody w tym zakresie.
Możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej
W analizowanej sytuacji organ podatkowy zgodził się na przechowywanie przez Spółkę faktur w formie elektronicznej. Przyjęty przez Spółkę sposób przechowywania faktur zakupowych potwierdzał autentyczność faktury, ponieważ pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie sprzedawcy. Ponadto, faktury w formie elektronicznej odpowiadały w pełni oryginałom wystawianym w formie papierowej. Faktury elektronicznej były dokładnym, pozbawianym wszelkich modyfikacji, skanem papierowych oryginałów. Czytelność faktur elektronicznych zapewniała zaś wysoka jakość skanu, co wiązało się z zastosowaniem odpowiedniego sprzętu technicznego. Ponadto faktury były przechowywane przez Spółkę w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach podkreślił, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają wymogu przechowywania faktur w formie papierowej. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej powinno jednakże spełniać ogólne warunki, co jak wskazano miało miejsce w analizowanej przez organ podatkowy sytuacji.
500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF
Nie trzeba przechowywać papierowych oryginałów faktur
Dopuszczenie możliwości elektronicznego gromadzenia faktur, ma odniesienie także w sytuacji gdy zostały one wystawione w formie papierowej. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zgodził się w związku z tym, na niszczenie przez Spółkę formy papierowej faktur, pod warunkiem jednakże że tworzona będzie jednocześnie forma elektroniczna. Uwalniało to Spółkę w sposób całkowity od konieczności gromadzenia faktur papierowych.
Podsumowanie
W przedstawionej interpretacji organ podatkowy wskazał na znaczną swobodę podatnika odnośnie formy w jakiej ma się odbywać przechowywanie otrzymywanych przez niego faktur. W każdym przypadku, nie zależy od przyjętej formy przechowywania (papierowej lub elektronicznej) muszą zostać spełnione wymogi zawarte w ustawie o VAT.
Michał Samborski, młodszy konsultant podatkowy ECDDP Sp. z o.o.