Rosnąca popularność nie dziwi, jeśli weźmie się pod uwagę niewątpliwe zalety tego rozwiązania. To nie tylko oszczędność papieru, czy kosztów wysyłki. Firmy co raz częściej widzą korzyści procesowe z wystawiania i otrzymywania ustrukturyzowanych danych. Fakturę elektroniczną można automatycznie zaimportować do systemu finansowo-księgowego lub włączyć w proces wewnętrznego obiegu dokumentów w firmie. To rozwiązanie powoli wypiera systemy OCR (Optical Character Recognition), systemy drogie w implementacji i utrzymaniu a nie dające stuprocentowej gwarancji właściwego rozpoznania danych.
VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.
Liderzy rynkowi, w zakresie stosowania faktury elektronicznej to przede wszystkim kraje Ameryki Łacińskiej (Brazylia, Chile, Meksyk), a w Europie kraje skandynawskie. W tych państwach to strona rządowa zobligowała podatników do przejścia na e-rozwiązania. W naszym kraju podobna ustawa dopiero powstaje.
W Polsce, podobnie jak w innych krajach europejskich, pionierami w zdobywaniu rynku e-faktur były firmy telekomunikacyjne, które nieustannie pracują nad obniżaniem kosztów oraz banki, które już od wielu lat optymalizując koszty przeszły na wysyłkę elektronicznych wyciągów z kont. Biorąc pod uwagę tylko te dwie branże, mówimy o dziesiątkach milionów dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną zamiast tradycyjnych wersji papierowych.
Kraje latynoamerykańskie oparły swoje systemy e-faktur o pliki typu xml, co ułatwia przetwarzanie i interpretowanie danych (dość pomocne np. przy wyłapywaniu oszustw związanych z wyłudzeniem VAT – UE wskazuje, że wprowadzenie obligatoryjnej e-faktury znacząco zmniejszyłoby ten proceder). Jeden format przyczynił się znacząco do ograniczenia kosztów wysyłania i odbierania e-faktur.
Koszty pracy po zmianach - multipakiet: książka, program, CD, teleporadnia
50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online
W Europie jest inaczej, tych standardów jest wiele (nawet w obrębie EDI czy xml). Wynika to z faktu, że niemal każdy producent oprogramowania promuje swój hermetyczny standard, a warto wspomnieć że takich producentów jest w Europie ponad 10 000. Dodatkowo na naszym kontynencie cały czas popularne są PDFy, to najprostsza droga do przejścia na efaktury – jednakże nie daje tego komfortu co rozszerzenie xml, tj. nie umożliwia automatycznej interpretacji danych.
Dlatego coraz częściej firmy takie jak BillBird decydują się na model hybrydowy, tj. przesyłanie dokumentów zarówno w formie PDF, który jest obrazem faktury, jak i w formie pliku xml, który zawiera te same dane, tyle że ustrukturyzowane.
W kwietniu 2014 Parlament Europejski i Rada UE przyjęły Dyrektywę w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Zgodnie z jej wytycznymi rozliczanie zamówień publicznych ma być realizowane wyłącznie z udziałem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie.
W Polsce rynek faktur elektronicznych ma wciąż ogromny potencjał, dlatego firmy już teraz powinny zacząć przygotowania inicjujące wprowadzenie faktur elektronicznych w swoich przedsiębiorstwach. Tylko nasi Klienci wystawili już niemal siedem milionów e-faktur, co pokazuje kierunek rozwoju.
Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird SA