Wystawienie faktury to zazwyczaj obowiązek
Faktura to jeden z najważniejszych dokumentów z jakimi w czasie prowadzenia firmy spotykają się jej właściciele. Obecnie do jej wystawienia zobligowani są wszyscy polscy przedsiębiorcy – zarówno VAT-owcy, jak i zwolnieni z VAT. Z tą różnicą, że ci pierwsi sporządzają fakturę za każdym razem, kiedy kupującym jest inna firma oraz na żądanie nabywcy prywatnego. Z kolei „nievatowcy” wystawiają ten dokument tylko jeśli zażąda go kupujący – nieważne czy to inna firma czy konsument. Przedsiębiorca zwolniony z VAT jest zobowiązany do wystawienia faktury jeśli żądanie kupującego zostanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
Kontrahent nie wystawia faktury VAT - co można zrobić?
Jak więc można zauważyć do wystawienia faktury w zdecydowanej większości sytuacji zmuszają sprzedawcę przepisy. Tak samo dzieje się, kiedy nabywca z jakiegoś powodu straci swój egzemplarz i poprosi przedsiębiorcę o wydanie jego duplikatu. Nie ma możliwości, by właściciel firmy odmówił jego prośbie. O duplikat można prosić wielokrotnie, aż upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Pomyłka w danych liczbowych – konieczna faktura korygująca
A czy istnieją inne opcje przekonania przedsiębiorcy do sporządzenia właściwego dokumentu? W opisanym we wstępie przypadku, w którym to faktura formalnie zgodna jest z obowiązującymi przepisami, kupujący nie ma po swojej stronie żadnych możliwości, by „zmusić” sprzedawcę do wprowadzenia zmian w jej treści. Musi liczyć na jego dobrą wolę i dogadanie się, co do poprawek. Ze swojej strony nabywca ma prawo do wystawienia wyłącznie noty korygującej, którą poprawia się mniej znaczące błędy, niedotyczące wartości związanych z produktem jak: ilość, cena jednostkowa czy stawka podatku.
Polecamy produkt: Branża budowlana – aktualne problemy z rozliczaniem VAT (PDF)
Jeżeli jednak faktura, która trafiła do kupującego nie zawiera jednego z niezbędnych elementów lub jest błędna, to sprzedawcę można „zmusić” do jej korekty. Wystawienie faktury korygującej jest konieczne, o ile pojawiające się błędy dotyczą, np. ceny, stawki lub kwoty podatku VAT. Faktura korygująca jest niezbędna również w przypadku podania całkowicie błędnych danych jeden bądź obu firm na fakturze.
Oczywiście sama korekta również powinna zawierać określony zestaw elementów:
- nazwę – „faktura korygująca” lub „korekta”,
- numer,
- datę wystawienia,
- pewne informacje z faktury pierwotnej (m.in. numer, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy),
- przyczynę korekty,
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwotę podatku - wartość korekty podstawy opodatkowania lub wartość korekty podatku,
- jeśli korekta nie wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub podatek- prawidłową treść.
Czy można coś zrobić jeśli faktura jest niezgodna z umową?
Z większymi komplikacjami można mieć do czynienia jeżeli faktura choć jest poprawna pod kątem elementów, to jednak nie jest zgodna z podpisanym kontraktem. Co wtedy? Kiedy umowa została zawarta w formie pisemnej, ma ona niejako pierwszeństwo przed fakturą, więc nabywca może się na nią powołać występując o korektę. Gorzej jeśli porozumienia nie zawarto na piśnie. Ale nie jest to też sytuacja bez wyjścia.
Jak rozliczyć korektę faktury z tytułu odwrotnego obciążenia
Jako dowody czy też argumenty, mogą posłużyć e-maile, wiadomości przesyłane poprzez serwisy społecznościowe czy komunikatory internetowe. W przypadku, gdy sprzedawca odmawia wystawienia poprawnej faktury, a nabywca nie ma żadnego z wymienionych potwierdzeń istnieje jeszcze opcja powołania się na zeznania świadków.
Odesłanie błędnej faktury niczego nie załatwia
Nabywca, który otrzyma błędną fakturę, w pierwszej kolejności powinien sprawdzić czy występujące błędny może poprawić samodzielnie za pomocą noty korygującej czy musi się zwrócić do sprzedawcy o fakturę korygującą. W pierwszym przypadku (po wystawieniu i przekazaniu noty korygującej ) może zaksięgować otrzymaną fakturę w drugim zaś musi czekać na fakturę korygującą.
Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.
Wyrażenie swojej dezaprobaty, co do treści otrzymanego dokument poprzez jego odesłanie i bez podjęcia żadnych innych działań, nie jest dobrym rozwiązaniem. Sprzedawca, któremu po prostu zwrócono fakturę nie ma bowiem obowiązku podejmowania jakichkolwiek kroków – a przede wszystkim nie musi przesłać jej poprawionej wersji.
Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt
Podyskutuj o tym na naszym FORUM