Zmiana papieru na elektronikę to dużo. Ale nie można zapomnieć, że zwykły (no właśnie! – „zwykły” – określenie, którego używamy już do elektronicznych dokumentów) e-dokument wysłany e-mailem lub wystawiony na portalu nie załatwia wielu problemów. Najczęściej po jego wysłaniu/odebraniu i tak musi być ręcznie „obrabiany” u odbiorcy: dane z faktury są przepisywane do systemów finansowo-księgowych. Jakby tego było mało wielu podatników uparcie drukuje otrzymane e-mailem dokumenty. Generuje to naturalne koszty, oczywiście przy ludzkiej pracy zdarzają się również pomyłki. Sprawy komplikują się dodatkowo, gdy faktura jest źle wystawiona lub zawiera błędy – trzeba wówczas kontaktować się z wystawcą i ustalić warunki korygowania. To oznacza kolejne koszty i stratę czasu.
Ogólnie rzecz ujmując, faktura jest niczym innym jak odwzorowaniem/udokumentowaniem zjawiska gospodarczego: sprzedaży towaru lub usługi. Informacje zawarte na fakturze nie są jedynymi danymi w całej relacji transakcyjnej: są jeszcze szczegóły zamówienia, listy przewozowe itp. Czy nie można by wszystkich tych danych (tych z faktury i pozostałych) połączyć, by móc je łatwo porównywać (zamówienie/list przewozowy/faktura)? Można!
Ta synteza obrazująca całą transakcję rozumianą jako proces może być nazywana „inteligentnym dokumentem”. Podczas październikowego Exchange Summit w Barcelonie, w którym miałem okazję uczestniczyć , było widać jasno: mówiąc o e-dokumentach i e-fakturach przedstawiciele najnowocześniejszych i najbardziej innowacyjnych organizacji biznesowych świata mają na myśli nie pdfy, czy inne nieedytowalne pliki, ale pliki inkorporowane automatycznie do systemów zajmujących się – również automatycznym - opracowywaniem i interpretacją danych.
Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)
Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)
Oczywiście sprawy nie są proste, nie wystarczy zespół zdolnych analityków, którzy opracują system, oraz posiadający zdolność perswazji zarząd, który narzuci rozwiązania przyjęte we własnej firmie wszystkim kooperantom. Duże koncerny operujące na wielu rynkach musza zmagać się z dostosowaniem do lokalnych przepisów podatkowych, przepisów dotyczących sprawozdawczości etc. W tej sytuacji warunkiem skutecznego wprowadzenia dokumentacji nowej generacji będzie stworzenie dla rozwiązań umożliwiających jej trans graniczność i – rzecz jasna – interoperacyjność. Co jest do tego niezbędne?
Po pierwsze opracowanie standardów uwzględniających interesy wszystkich uczestników rynku, po drugie wsparcie instytucji centralnych (w tym Unijnych) dla takich rozwiązań, po trzecie otwartość praktyków na dzielenie się swoimi doświadczeniami z rynkiem.
W ten sposób można przyspieszyć proces wprowadzania dokumentów generacji 3.0 – dokumentów, które poprzez pełnię obrazowania i możliwość interoperacyjności naprawdę będą wspomagały uczciwy biznes. Pozwalając oszczędzać czas i pieniądze.
Zapamiętajmy:
1.0 papier
2.0 e-faktury w PDF
3.0 inteligentne dokumenty
Przyszłość należy do elektroniki.
Przemysław Płudowski, BillBird S.A.