Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?
Przed 2026 r. można wystawać faktury w KSeF
Nie ma przeszkód, aby spółka do momentu objęcia jej obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF wystawiała – w dowolnych proporcjach – zarówno faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, jak i zwykłe faktury elektroniczne i papierowe. Dotyczy to również faktur wystawianych nabywcom, którzy zaakceptowali otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Szczegóły w uzasadnieniu.
Od 1 stycznia 2022 r. istnieje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). Przy czym w obecnym stanie prawnym wystawianie e-faktur jest zawsze dobrowolne, a dostarczanie takich faktur przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy (art. 106na ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; dalej: ustawa o VAT).
Od lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF
Zmieni się to z dniem 1 lutego 2026 r., kiedy to wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Obowiązek ten będzie wynikał z dodanego od tego dnia art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym dla większości podatników będzie to 1 kwietnia 2026 r.
Do tego czasu podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w dowolnym zakresie. W szczególności nie jest tak, że posiadanie akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF zobowiązuje sprzedawcę do wystawiania temu odbiorcy wyłącznie takich faktur.
Do czasu wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w dowolnym zakresie, czyli zarówno faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, jak i zwykłe faktury elektroniczne i papierowe.
Nie ma przeszkód, aby spółka do momentu objęcia jej obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF wystawiała – w dowolnych proporcjach – zarówno faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, jak i zwykłe faktury elektroniczne i papierowe. Dotyczy to również faktur wystawianych nabywcom, którzy zaakceptowali otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Wyrażenie przez nabywców zgody na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF nie zobowiązuje bowiem sprzedawców do ich przesyłania tym nabywcom przy użyciu KSeF.
Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 106ga ust. 1, art. 106na ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1023)
Tomasz Krywan, doradca podatkowy