Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?
Obowiązkowy KSeF nie zmienia zasad wystawiania faktur korygujących. Nie trzeba będzie podawać kwoty przed korektą i po korekcie. Wyjątek dotyczy korekt faktur zaliczkowych.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
To, jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca, określa art. 106j ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Nie zmienia tego również ostatnia nowelizacja wprowadzająca zmiany w KSeF, czyli ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
Z przepisu tego wynika, że faktura korygująca powinna zawierać:
1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
- określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT (dane sprzedawcy i nabywcy),
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
5) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 4 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Oznacza to, że przepisy VAT nie wymagają, aby podatnik w fakturze korygującej wpisywał kwoty podstawy opodatkowania i VAT przed korektą i po korekcie. Wystarczy kwota korekty podstawy opodatkowania i VAT, czyli różnica.
Faktura korygująca w KSeF
Do tych regulacji została dostosowana obecna struktura e-Faktury FA(2), jak również będzie dostosowana nowa struktura e-Faktury FA(3) - obowiązująca od 1 lutego 2026 r., gdyż musi być zgodna z przepisami VAT dotyczącymi fakturowania. Z projektu broszury informacyjnej dot. e-Faktury FA(3) wynika, że przykładowo w polach dotyczących sprzedaży opodatkowanej stawką 23% będziemy od lutego 2026 r. wpisywali:
P_13_1 – sumę wartości sprzedaży netto objętej stawką podstawową – aktualnie 23% albo 22%. W przypadku faktur zaliczkowych – wartość zaliczki netto. W przypadku faktur korygujących – kwotę różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT;
P_14_1 – kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto objętej stawką podstawową – aktualnie 23% albo 22%. W przypadku faktur zaliczkowych – kwotę podatku wyliczoną według wzoru, o którym mowa w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. W przypadku faktur korygujących – kwotę różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawyo VAT.
Tak samo jest w przypadku sprzedaży opodatkowanej innymi stawkami VAT.
Zasada ta będzie miała zastosowanie również do ponownych korekt.
W objaśnieniach do struktury logicznej e-Faktury FA(3) czytamy:
"W przypadku wystawienia faktury korygującej wypełnia się wszystkie pola wg stanu po korekcie, a pola dotyczące podstaw opodatkowania, podatku oraz należności ogółem wypełnia się poprzez różnicę."
Oczywiście będzie można dobrowolnie stosować zapis danych przed korektą i po korekcie. Służy do tego pole StanPrzed.
Z opisu zarówno struktury FA(3), jak i struktury FA(3) wynika jednak, że przewidziano wyjątek od tej zasady, gdy trzeba będzie podawać stan przed korektą i po korekcie, mimo że nie wynika to z przepisów ustawy o VAT. Będzie on dotyczył niektórych korekt faktur zaliczkowych. Trzeba będzie podawać dane pozycji korygowanych według stanu przed korektą i po korekcie jako osobne wiersze, jeśli korekta:
- będzie dotyczyła wartości zamówienia lub umowy,
- nie będzie dotyczyła wartości zamówienia lub umowy, ale jednocześnie zmieni wysokość podstawy opodatkowania lub podatku.
Do zapisu takich korekt będzie służyło pole StanPrzedZ.
Podstawa prawna: art. 106j ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1023); w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.
Źródła:
- broszura informacyjna Ministerstwa Finansów dotycząca struktury logicznej FA(2) – opublikowana na stronie podatki ksef.podatki.gov.pl,
- projekt broszury informacyjnej Ministerstwa Finansów dotyczącej struktury logicznej FA(3) – opublikowany na stronie podatki ksef.podatki.gov.pl.
Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT