Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

• Jak uwierzytelnić się w KSeF? Jednym ze sposobów jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna
• Metody uwierzytelnienia w podziale na formę prawną podmiotu. Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej mogą użyć podmioty niebędące osobą fizyczną
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w KSeF
• Przykład: Zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, nie trzeba zakładać konta, jednak konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jedną z metod uwierzytelnienia, szczególnie przydatną dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi, jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Dzięki niej możliwe jest bezpieczne logowanie do systemu i wystawianie faktur w imieniu firmy. Przedsiębiorca może zgłosić dane unikalne powiązane z certyfikatem w zawiadomieniu ZAW-FA, elektronicznie przez API KSeF 2.0 lub za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF. Po przetworzeniu zgłoszenia możliwe będzie pełne uwierzytelnienie w systemie. Poniżej szczegóły tego rozwiązania, na podstawie Podręcznika KSeF 2.0, część I – Rozpoczęcie korzystania z KSeF.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Jednym ze sposobów jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Aby korzystać z KSeF użytkownik nie musi zakładać konta w systemie. Korzystanie z KSeF wymaga jednak weryfikacji posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienia się w systemie. Uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości danej osoby fizycznej lub podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu. Dzięki temu mechanizmowi wykonywane w systemie działania nie są anonimowe, a sprzedawca i nabywca mają pewność, że faktury są wystawiane wyłącznie przez osoby lub podmioty do tego uprawnione.

Uwierzytelnienie podmiotów korzystających z KSeF wymaga użycia jednej z poniższych metod, określonych w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF:

• Podpisu Zaufanego, a od 1 kwietnia 2026 r. środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725) (tzw. Węzeł krajowy – SSO), albo
• danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online, albo
• danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online, albo
• certyfikatu KSeF wytworzonego po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa wyżej,
  – oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Do końca 2026 r. do uwierzytelniania się KSeF będzie można wykorzystać tzw. token tj. wygenerowany w systemie ciąg znaków alfanumerycznych (z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień.

Metody uwierzytelnienia w podziale na formę prawną podmiotu. Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej mogą użyć podmioty niebędące osobą fizyczną

Metoda uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy prawnej podmiotu. W przypadku osób fizycznych uwierzytelnienie w systemie może nastąpić przy użyciu:

• Podpisu Zaufanego, a od 1 kwietnia 2026 r. przy użyciu Węzła krajowego (SSO),
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• tokena (metoda dostępna do końca 2026 r.),
• certyfikatu KSeF.

Podmioty niebędące osobą fizyczną mogą uwierzytelnić się w systemie przy użyciu:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• tokena (metoda dostępna do końca 2026 r.),
• certyfikatu KSeF.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w KSeF

Jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie dedykowaną dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Pieczęć kwalifikowana to odpowiednik podpisu elektronicznego, ale reprezentujący organizację. Można go porównać do pieczątki firmowej, zawierającej dane przedsiębiorstwa, z tą różnicą jednak, że pieczęć elektroniczna ma postać cyfrową.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna używana w KSeF powinna zawierać identyfikator w postaci NIP podatnika. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że w momencie posługiwania się pieczęcią kwalifikowaną przez danego pracownika firmy np. w przypadku wystawienia faktury, w KSeF znajdą się dane właściciela pieczęci, czyli np. spółki, a nie konkretnej osoby, która tej pieczęci używa.

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku kwalifikowanych certyfikatów podpisów elektronicznych bez atrybutu NIP i bez numeru PESEL, na rynku występują także kwalifikowane certyfikaty pieczęci elektronicznej niezawierające numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Nie wyklucza to jednak uwierzytelnienia w KSeF i weryfikacji posiadanych uprawnień w związku z użyciem takiej pieczęci. W zależności jednak od przypadku należy wówczas:

• zgłosić dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, należącej do podatnika (niebędącego osobą fizyczną) – w zawiadomieniu ZAW-FA,
• zgłosić dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, należącej do podmiotu uprawnionego przez podatnika – w sposób elektroniczny, przy użyciu narzędzi komercyjnych zintegrowanych z API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF.

Po wprowadzeniu przez urzędnika danych z zawiadomienia ZAW-FA do systemu, a w przypadku zgłoszenia danych unikalnych pieczęci elektronicznej w sposób elektroniczny, po przetworzeniu ich w systemie, możliwe będzie uwierzytelnienie się w KSeF przy użyciu pieczęci niezawierającej identyfikatora podatkowego NIP.

Przykład: Zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Spółka niemiecka jest zarejestrowana w Polsce jako podatnik VAT czynny w związku z dokonywaną na terytorium kraju sprzedażą. Spółka nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w związku z czym nie jest zobowiązana do wystawiania faktur w KSeF. Spółka chce jednak wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie, w związku z czym potrzebuje uwierzytelnić się w systemie. Posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, wydaną na terytorium Niemiec, która nie zawiera polskiego identyfikatora podatkowego NIP spółki.

Spółka w celu uwierzytelnienia się w KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz korzystania z KSeF, może złożyć zawiadomienie ZAW-FA, wskazując w szczególności w cz. B swoje dane jako podatnika oraz dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w cz. D. Nie wypełnia w tym przypadku cz. B zawiadomienia.

Źródło: Na podstawie Podręcznika KSeF 2.0 Cz. I Rozpoczęcie korzystania z KSeF