Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

• Co powinna zawierać faktura korygująca?
• Faktura korygująca w KSeF

Co powinna zawierać faktura korygująca?

To, jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca, określa art. 106j ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Nie zmienia tego również ostatnia nowelizacja wprowadzająca zmiany w KSeF, czyli ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Z przepisu tego wynika, że faktura korygująca powinna zawierać:
1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
- określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT (dane sprzedawcy i nabywcy),
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

5) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 4 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Oznacza to, że przepisy VAT nie wymagają, aby podatnik w fakturze korygującej wpisywał kwoty podstawy opodatkowania i VAT przed korektą i po korekcie. Wystarczy kwota korekty podstawy opodatkowania i VAT, czyli różnica.

Faktura korygująca w KSeF

Do tych regulacji została dostosowana obecna struktura e-Faktury FA(2), jak również będzie dostosowana nowa struktura e-Faktury FA(3) - obowiązująca od 1 lutego 2026 r., gdyż musi być zgodna z przepisami VAT dotyczącymi fakturowania. Z projektu broszury informacyjnej dot. e-Faktury FA(3) wynika, że przykładowo w polach dotyczących sprzedaży opodatkowanej stawką 23% będziemy od lutego 2026 r. wpisywali:

P_13_1 – sumę wartości sprzedaży netto objętej stawką podstawową – aktualnie 23% albo 22%. W przypadku faktur zaliczkowych – wartość zaliczki netto. W przypadku faktur korygujących – kwotę różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT;

P_14_1 – kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto objętej stawką podstawową – aktualnie 23% albo 22%. W przypadku faktur zaliczkowych – kwotę podatku wyliczoną według wzoru, o którym mowa w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. W przypadku faktur korygujących – kwotę różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawyo VAT.

Tak samo jest w przypadku sprzedaży opodatkowanej innymi stawkami VAT.

Zasada ta będzie miała zastosowanie również do ponownych korekt.

W objaśnieniach do struktury logicznej e-Faktury FA(3) czytamy:
"W przypadku wystawienia faktury korygującej wypełnia się wszystkie pola wg stanu po korekcie, a pola dotyczące podstaw opodatkowania, podatku oraz należności ogółem wypełnia się poprzez różnicę."

Oczywiście będzie można dobrowolnie stosować zapis danych przed korektą i po korekcie. Służy do tego pole StanPrzed.

Z opisu zarówno struktury FA(3), jak i struktury FA(3) wynika jednak, że przewidziano wyjątek od tej zasady, gdy trzeba będzie podawać stan przed korektą i po korekcie, mimo że nie wynika to z przepisów ustawy o VAT. Będzie on dotyczył niektórych korekt faktur zaliczkowych. Trzeba będzie podawać dane pozycji korygowanych według stanu przed korektą i po korekcie jako osobne wiersze, jeśli korekta:
- będzie dotyczyła wartości zamówienia lub umowy,
- nie będzie dotyczyła wartości zamówienia lub umowy, ale jednocześnie zmieni wysokość podstawy opodatkowania lub podatku.

Do zapisu takich korekt będzie służyło pole StanPrzedZ.

Podstawa prawna: art. 106j ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1023); w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.

Źródła:
- broszura informacyjna Ministerstwa Finansów dotycząca struktury logicznej FA(2) – opublikowana na stronie podatki ksef.podatki.gov.pl,
- projekt broszury informacyjnej Ministerstwa Finansów dotyczącej struktury logicznej FA(3) – opublikowany na stronie podatki ksef.podatki.gov.pl.

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT