Razem z wejściem w życie obowiązkowego modelu KSeF uległo zmianie rozporządzenie dot. zakresu danych w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (tzw. rozporządzenie w sprawie JPK VAT). Na stronie ksef.podatki.gov.pl Ministerstwo Finansów opublikowało tabelaryczne wyjaśnienie przypadków stosowania znaczników (oznaczeń) w JPK_VAT z deklaracją w części ewidencyjnej w polu „Dane z faktur lub oznaczenia dotyczące występowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur” – zarówno w przypadku sprzedaży jak i zakupów.
Ewidencja sprzedaży
NrKSeF
Oznaczenie to należy wypełnić, gdy faktura została wystawiona za pośrednictwem KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT ma nadany nr KSeF.
Ministerstwo Finansów podkreśla, że podanie numeru KSeF ma zastosowanie do wszystkich trybów wystawiania faktur (offline24, awaria, niedostępność systemu), jeśli z chwilą złożenia JPK_VAT z deklaracją faktury te zostały przesłane do KSeF i posiadają numer identyfikujący je w KSeF.
OFF
Oznaczenie OFF dotyczy faktury wystawionej w trybie awarii, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Ministerstwo Finansów zaznacza, że podatnik nie ma w tym przypadku obowiązku dokonania korekty ewidencji JPK_VAT po uzyskaniu numeru KSeF.
BFK
Oznaczenie BFK dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, tj. w przypadku wystawienia faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Oznaczenie BFK należy stosować do faktur ujętych w ewidencji sprzedaży:
- wystawionych w trakcie awarii całkowitej KSeF,
- które zostały wystawione przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF, tj. przed 1 lutego 2026 i zostały wykazane w JPK_VAT za okres od 1 lutego 2026 r.,
- które zostały wystawione w lutym lub marcu 2026 r. poza KSeF przez podatników, dla których obowiązek KSeF przypada na 1 kwietnia 2026 r.,
- które zostały wystawione w 2026 r. poza KSeF przez podatników, którzy nie mają obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF,
- które zostały wystawione poza KSeF i wykazywane w związku z korektą z tytułu tzw. ulgi za złe długi,
- wystawionych przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług,
- wystawionych przy imporcie towarów rozliczanym zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
- wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.
DI
Oznaczenie to dotyczy dowodu innego niż faktura w szczególności:
- dokumentów nieobjętych oznaczeniami OFF i BFK (np. dowód wewnętrzny, zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących itp.),
- faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
- zapisów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz importu usług dokumentowanych dowodem innym niż faktura (oznaczanych w JPK znacznikiem WEW),
- zapisów dotyczących importu towarów rozliczanego zgodnie z art.33a ustawy o VAT,
- zapisów dotyczących dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.
Ministerstwo Finansów podkreśla, że w przypadku ujęcia w ewidencji faktury wystawionej w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy) i udostępnionej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, dla której zastosowano w ewidencji oznaczenie DI - po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować zastosowane oznaczenie poprzez oznaczenie tej faktury numerem KSeF.
II. Ewidencja zakupu
NrKSeF
Oznaczenie to należy wypełnić gdy faktura została wystawiona za pośrednictwem KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT faktura ma nadany nr KSeF.
OFF
Oznaczenie OFF dotyczy faktury wystawionej w trybie awarii, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, tj. faktury wystawionej w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur. Przy czym na dzień złożenia ewidencji faktura nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę wKSeF.
Ministerstwo Finansów zaznacza, że:
1) oznaczenie to wskazuje, że z uwagi na brak aktywności tego systemu, faktura na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją nie posiada numeru identyfikującego KSeF.
2) Podatnik nie ma obowiązku dokonania korekty ewidencji JPK_VAT po nadaniu numeru KSeF.
BFK
Oznaczenie BFK dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, tj. w przypadku wystawienia faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Oznaczenie BFK należy stosować do faktur ujętych w ewidencji zakupu:
- elektronicznej lub faktury w postaci papierowej wystawionych przy użyciu kas rejestrujących (takie faktury mogą być wystawiane do 31 grudnia 2026 r.),
- paragonów fiskalnych uznanych za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 (takie faktury mogą być wystawiane do 31 grudnia 2026 r.),
- wystawionych poza KSeF, wykazywanych w związku z korektą z tytułu tzw. ulgi za złe długi,
- wystawionych przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług,
- wystawionych przy imporcie towarów (w tym imporcie towarów rozliczany zgodnie z art. 33a ustawy o VAT),
- wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy
DI
Oznaczenie DI dotyczy dowodu innego niż faktura w szczególności wszystkich innych przypadków dokumentów, które nie będą posiadały numeru KSeF i nie zostały przesłane do KSeF, ani nie będzie można ich oznaczyć BFK i OFF, ale pojawia się konieczność wykazania ich w ewidencji dla podatku od towarów i usług.
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów oznaczenie DII to należy stosować w szczególności do:
- faktur wystawionych w trybie art. 106nda ustawy o VAT (offline24) oraz art.106nh ust.1 (niedostępność KSeF), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującegotę fakturę w KSeF,
- zapisów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz importu usług, dokumentowanych dowodem innym niż faktura (oznaczanych w JPK znacznikiem WEW),
- zapisów dotyczących importu towarów ( w tym importu towarów rozliczanego zgodnie z art.33a ustawy o VAT),
- zapisów dotyczących dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy,
- dokumentów VAT-RR wystawionych poza KSeF.
Źródło: JPK_VAT z deklaracją – stosowanie w części ewidencyjnej znaczników w polu „Dane z faktur lub oznaczenia dotyczące występowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur” – zestawienie przypadków – SPRZEDAŻ – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 17 grudnia 2025 r., poz. 1800.