Protokół odbioru a VAT
Kwestia momentu powstania obowiązku podatkowego w przypadku świadczenia usług często bywa bardzo problematyczna. Zgodnie z przepisami obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w dacie wykonania świadczenia. W praktyce gospodarczej powszechną praktyką odbioru prac wykonywanych w ramach świadczenia usług jest podpisywanie protokołów odbioru. Protokoły te mają różne znaczenia, ale głównym ich celem jest z jednej strony informacja o wykonanych usługach, a z drugiej ich akceptacja. Podatkowe znaczenie protokołów odbioru jest jednak różne i zależy od indywidualnych okoliczności sprawy. Na uwagę zasługuje także wyraźne, różne podejście do tematu organów podatkowych oraz sądów administracyjnych.
W pierwszej kolejności warto odnieść się do wyroku TSUE z dnia 2 maja 2019 r., C-224/18 (Budimex SA), w którym Trybunał uznał, że usługa budowlana może zostać uznana za wykonaną w dacie podpisania protokołu odbioru, jeżeli łącznie spełnione zostały trzy podstawowe warunki. Po pierwsze formalności związane z odbiorem prac powinny zostać uzgodnione w porozumieniu / umowie wiążącej strony, która byłaby zgodna z rzeczywistością gospodarczą i handlową w danej dziedzinie. Oznacza to, że zapisy umów, które byłyby rażąco sprzeczne ze specyfiką prowadzonych prac czy gospodarczym przeznaczeniem, nie mogłyby stanowić o spełnieniu tego warunku.
Po drugie TSUE wskazał, że formalności te powinny stanowić o zakończeniu usługi, tj. powinny być co do zasady ostatnim materialnym elementem wykonywanych prac.
Po trzecie formalności te powinny wpływać na wysokość należnego świadczenia wzajemnego, tzn. poprzez podpisanie protokołu odbioru prac strony powinny też potwierdzić ostateczną wartość świadczenia, podlegającą w niektórych przypadkach korekcie z uwagi na opóźnienie w realizacji prac, niewłaściwe wykonanie prac, mniejszą wartość wykonanych prac etc.
Warto wskazać, że wyrok TSUE spotkał się z aprobatą sądów administracyjnych. Przykładowo NSA w wyroku z 18 lipca 2019 r., sygn. I FSK 65/16, wskazał, że praktyką gospodarczą na rynku budowlanym jest zazwyczaj zapis o prawie do skontrolowania prawidłowości wykonania usługi przed jej zaakceptowaniem, co może być przyczyną pojawienia się konieczności wykonania świadczeń dodatkowych. NSA wskazał, że w takiej sytuacji protokół stanowiący ostateczną aprobatę wykonanych usług stanowi ich materialne zakończenie i w tej dacie powstaje obowiązek podatkowy. Z kolei WSA w Poznaniu w wyroku z 23 lutego 2021 r., sygn. akt I SA/Po 847/20, dużą uwagę poświęcił zbyt płytkiej analizie organów podatkowych poświęconej postanowieniom umowy oraz warunkom realizacji usług.
VAT z tytułu wykonanych usług - interpretacja ogólna
Ministerstwo Finansów w komunikacie wydanym po wyroku TSUE odniosło się do interpretacji ogólnej Ministra Finansów z dnia 1 kwietnia 2016 r. nr PT3.8101.41.2015.AEW.2016.AMT.141, w której to w sposób szczegółowy opisane zostało stanowisko Ministerstwa w tym zakresie. Zgodnie z tą interpretacją za datę wykonania usługi należy przyjąć datę faktycznego wykonania usługi niezależnie od daty podpisania protokołu odbioru prac. Jest to więc data, w której dochodzi do faktycznego zakończenia prac zgodnie z umową i zgłoszenia prac lub ich części przez wykonawcę do odbioru – w opinii wykonawcy usługi prace te lub ich część są gotowe do przyjęcia przez nabywcę usługi. Ministerstwo dodatkowo wskazało, że w przypadku kontraktów budowlanych w większości znana jest kwota kontraktu, która z punktu widzenia ustawy powinna zostać potraktowana jako podstawa opodatkowania VAT z tytułu wykonanych usług. Późniejsze skorygowanie tej kwoty w oparciu o ustalenia protokołu odbioru jest podstawą do wystawienia faktury korygującej.
Obowiązek podatkowy VAT a protokół odbioru - stanowisko organów podatkowych
Po wyroku TSUE w kwestii uzależnienia daty powstania obowiązku podatkowego od podpisania protokołu wypowiadały się już organy podatkowe. Wyrażone przez nie stanowisko jest zbieżne z interpretacją ogólną Ministerstwa Finansów, jednak zgoła odmienne od podejścia sądów administracyjnych. Na uwagę zasługuje fakt ograniczonej analizy postanowień umowy oraz warunków realizacji usług przez organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 12 marca 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.24.2021.1.IK, zajął stanowisko, że wykonanie usługi następuje z chwilą faktycznego zakończenia wszystkich czynności, do których wykonania zobowiązany był wykonawca. W tym stanie faktycznym oznaczało to, że usługę należało uznać za wykonaną w momencie przekazania dokumentacji projektowej. Organ co prawda wskazał, że podpisanie protokołu odbiorczego potwierdza fakt wykonania usługi, ale jej nie determinuje. Dlatego umowne postanowienia uzależniające obowiązek podatkowy od daty protokołu mają jedynie charakter pomocniczy, gdy nie jest możliwe ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego.
Z kolei w interpretacji z dnia 30 kwietnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.33.2020.2.MŁ, Dyrektor KIS wskazał, że podejmowanie dodatkowych negocjacji mających na celu uregulowanie wzajemnych rozliczeń oraz zasad współpracy pozostaje bez wpływu na datę powstania obowiązku podatkowego. Sprawa dotyczyła rozszerzenia zakresu pierwotnych usług, które zgodnie z umową zostały wykonane i za które należało się wynagrodzenie. Strony próbowały porozumieniem, poprzez zlecenie dodatkowych czynności, rozciągnąć w czasie datę powstania obowiązku podatkowego, na co nie zgodził się organ podatkowy.
Podsumowanie
Mimo iż praktyka organów podatkowych jest taka, że z perspektywy VAT liczy się jedynie data faktycznego wykonania usługi, to jednak wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu za podstawę przyjmuje datę podpisania protokołu odbioru prac. Jest to praktyka biznesowa, dlatego należy zadbać w umowie oraz we współpracy z kontrahentem, aby taki protokół nie miał tylko formalnego charakteru, ale żeby był istotną częścią świadczonych usług, wskazującą, czy usługa została wykonana i zaakceptowana przez odbiorcę.