Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą pomniejszać VAT od sprzedaży o VAT wynikający z faktur zakupowych. Sprawia to, że w praktyce dokonują oni zakupów po cenach netto.
Często pojawiają się jednak sytuacje, w których właściciel firmy po prostu nie może odliczyć VAT. Dzieje się tak z różnych względów. Podpowiadamy, kiedy może do tego dojść.
Faktura bez numeru NIP
Jeszcze do końca 2013 r. nieumieszczenie na fakturze numeru NIP było traktowane przez organy podatkowe jako zwykłe przeoczenie. Taka wada techniczna niczym nie skutkowała. W przypadku bowiem, gdy wszystkie pozostałe niezbędne informacje były zamieszczone na dokumencie i pozwalały na identyfikację podatnika, to odliczenie VAT było jak najbardziej możliwe.
Obecne regulacje w tym zakresie są dużo bardziej restrykcyjne. Brak numeru identyfikującego nabywcę sprawia, że dany dokument nie zostanie uznany za fakturę. A co za tym idzie, przedsiębiorca nie będzie posiadał potwierdzenia przeprowadzonej transakcji, przez co nie odliczy VAT.
Odliczenie VAT z faktury elektronicznej i jej duplikatu
Zakup nie ma związku z działalnością opodatkowaną
Jak już zostało powiedziane na wstępie, prawo do odliczenia podatku VAT mają VAT-owcy, nie zaś wszyscy przedsiębiorcy. Odliczenie VAT możliwe jest wyłącznie od zakupów, które służą tzw. czynnościom opodatkowanym.
Co za tym idzie, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, którzy nie są zarejestrowani, w ogóle nie posiadają prawa do odliczenia. Z kolei prowadzący „sprzedaż mieszaną” (jednoczesne świadczenie usług podlegających opodatkowaniu VAT oraz tych, które są z niego zwolnione) mogą odliczyć VAT wyłącznie od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
Ponoszenie wydatków związanych z gastronomią
Może się jednak zdarzyć, że choć przedsiębiorca jest VAT-owcem, to VAT-u z faktury i tak nie odliczy. Odnosi się to do transakcji odgórnie zwolnionych z opodatkowania. Chodzi tu choćby o wydatki związane z noclegami czy dotyczące usług gastronomicznych.
Usługi gastronomiczne to te, które polegają na przygotowaniu i podaniu posiłku w tym samym miejscu, w którym doszło do jego przyrządzenia. Warto sobie przyswoić taką informację, jako że często mylone są one z cateringiem (a ten już na odliczenie VAT pozwala). O cateringu mowa w przypadku usług mających na celu dostarczenie żywności i napojów poza miejsce, w którym zostały przygotowane.
Polecamy: Praktyczny leksykon VAT 2016
Zobacz: Ustawa o VAT
Zakup na podstawie faktury-marża
Na odliczenie VAT pozwala posiadanie faktury zawierającej stawkę podatku. Właśnie z tego względu do odliczenia nie może posłużyć faktura-marża. Ten dokument zawiera bowiem tylko jedną liczbę, jaką jest całkowita kwota należności. Nie zamieszcza się na nim zarówno kwoty marży, jak i VAT-u. Sprzedawca płaci VAT wyłącznie od marży, czyli różnicy pomiędzy ceną zakupu a ceną sprzedaży. Zakupu dokonanego na podstawie faktury marża nie można wprowadzić do rejestru zakupów VAT, ani odliczyć od niego podatku.
Należyta staranność jako warunek odliczenia VAT
Przedsiębiorca nie posiada faktury VAT ani też faktury uproszczonej
Każdorazowo do odliczenia podatku VAT niezbędna jest prawidłowo wystawiona faktura zawierająca dane przedsiębiorcy. Może za nią służyć również dokument posiadający cechy faktury. Choćby paragon, który spełnia warunki uznania za fakturę uproszczoną. Możliwość odliczenia podatku VAT nie istnieje w sytuacji, kiedy faktura została wystawiona na prywatne dane przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, czy zakup ma faktycznie związek z wykonywaną działalnością gospodarczą.
Autor: Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt