Przepis art. 221 Wspólnotowego Kodeksu Celnego stanowi , iż powiadomienie to dokonywane jest niezwłocznie po zaksięgowaniu kwot należności z tytułu długu celnego, zgodnie z odpowiednią procedurą. Szczegółowe zasady księgowania tych należności, określone są w art. 217–220 Wspólnotowego Kodeksu Celnego.
Powiadomienie dłużnika o kwocie należności celnych nie może nastąpić po upływie trzech lat, licząc od dnia powstania długu celnego.
Bieg tego terminu zostaje jednak zawieszony z chwilą złożenia odwołania w rozumieniu art. 243 Wspólnotowego Kodeksu Celnego na czas trwania procedury odwoławczej.
Jeżeli dług celny powstał na skutek czynu podlegającego, w chwili popełnienia, wszczęciu postępowania karnego, dłużnika można powiadomić o kwocie długu celnego na warunkach przewidzianych w obowiązujących przepisach, również po upływie wspomnianego trzyletniego terminu. Upływ terminów do powiadomienia dłużnika o wysokości należności celnych nie stoi na przeszkodzie ustaleniu kwoty należności podatkowych z tytułu importu towarów.
Powiadomienie dłużnika o wysokości długu celnego nie może nastąpić z uwagi na przedawnienie, a istnieje podstawa do obliczenia lub zweryfikowania należności podatkowych, naczelnik urzędu celnego może określić elementy kalkulacyjne według zasad określonych w przepisach celnych na potrzeby prawidłowego określenia należnego podatku z tytułu importu towarów.
Kwota należności, o której zarejestrowaniu dłużnik został powiadomiony zgodnie z przepisami prawa celnego, powinna zostać przez niego uiszczona w następujących terminach:
1) jeżeli dłużnik nie korzysta z żadnego z ułatwień płatniczych przewidzianych w prawie celnym, płatność powinna zostać dokonana nie później niż w terminie 10 dni, licząc od dnia powiadomienia dłużnika o wysokości należności,
2) jeżeli dłużnik korzysta z takich ułatwień płatniczych płatność powinna zostać dokonana przed upływem terminu lub terminów ustalonych w ramach tych ułatwień.
W stosunku do nich obowiązuje 10-dniowy termin zapłaty, liczony od dnia powiadomienia dłużnika o wysokości tych należności.
Wpłata kwoty należności powinna, co do zasady zostać dokonana w gotówce lub w każdy inny sposób mający takie same skutki płatnicze, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Może ona zostać również dokonana przez zaliczenie nadpłat powstałych z tytułu wcześniej dokonanych wpłat należności.
Podstawa prawna: art. 33 ust 1 ustawy o VAT (Dz.U z 2004 Nr 54 poz 535 ze zm.)