Jakie dane muszą zawierać e-faktury
Trzeba wyjaśnić, że co prawda specjalne rozporządzenie dotyczące e-faktur (o nim niżej) odnosi się bezpośrednio do faktur elektronicznych, niemniej jednak nie określa ono tego, co sam dokument powinien zawierać. Należy więc uznać, że
faktura elektroniczna jak każda
faktura, żeby była skuteczną podstawą
odliczenia, musi zawierać dane określone w innych przepisach. A te określa ustawa i przepisy wykonawcze.
Podstawowe wymogi, jakie musi spełnić każda faktura, określają przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.). Uściślając, bezpośrednio do obowiązku wystawienia faktury odnosi się art. 106 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią podatnicy wykonujący czynności opodatkowane
VAT muszą – co do zasady – wystawić fakturę. Ustawodawca zdecydował, że musi się w niej znaleźć:
• potwierdzenie dokonania sprzedaży,
• data dokonania sprzedaży,
• cena jednostkowa bez podatku,
• podstawa opodatkowania,
• stawka i kwota podatku,
• kwota należności,
• dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Pamiętajmy, że powyższe zasady obowiązują także w przypadku otrzymania części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
Ustawa o
VAT nie określa wszystkich szczegółów, jakie musi zawierać faktura. Dodatkowe dane zostały sprecyzowane przez ministra finansów w rozporządzeniu z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz 798 z późn. zm.). Przypomnijmy najważniejsze dane, jakie muszą się znaleźć w najpopularniejszym rodzaju faktury, czyli dokumencie oznaczonym jako FAKTURA
VAT. Zgodnie z rozporządzeniem MF wystawiają go podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej. Co do zasady faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:
• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT (podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym),
• nazwę towaru lub usługi,
• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawki podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.
Ważne jest to, że w fakturze sprzedawca może określić również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. Warto pamiętać, że wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest wymagane, jeżeli sprzedaż jest opodatkowana, a jej wartość wraz z podatkiem jest niższa od:
• 6,18 zł – w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 3 proc.,
• 6,42 zł – w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7 proc.,
• 7,32 zł – w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22 proc.
UWAGA
Obowiązek wystawiania faktur przez podatników VAT wyłączony jest w obrocie z osobami fizycznym nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Sytuacja ta jednak się zmienia, jeśli osoba ta tego zażąda. Wówczas
podatnik ma obowiązek wystawić fakturę takiej osobie.
Jak wystawiać e-faktury do końca 2005 r.
Przepisy dotyczące e-faktur do końca roku nakładają na podatników dodatkowy obowiązek. Każdy
podatnik VAT, który chce wystawić e-fakturę przed 1 stycznia 2006 r., musi nie tylko uzyskać akceptację kontrahenta. O zamiarze wystawiania e-faktur musi dodatkowo poinformować
organ podatkowy.
KROK 1
Zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego
Do końca roku o zamiarze posługiwania się e-fakturą trzeba zawiadomić fiskusa. Pisemne zawiadomienie o zamiarze wystawiania i wysyłania faktur drogą elektroniczną musi trafić do naczelnika urzędu skarbowego czy naczelnika urzędu celnego (w przypadku akcyzy). Dodatkowo, jeżeli zadecydowałeś się na przesyłanie faktur w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), musisz zawiadomić urząd o rodzaju normy (standardu), który będzie stosowany. Obowiązek zawiadomienia organu podatkowego ciąży także na podatniku-odbiorcy e-faktury.
KROK 2
Wystąpienie o akceptację
Kolejną czynnością, którą muszą i będą musieli wykonać podatnicy, jest uzyskanie akceptacji. W tym celu trzeba poprosić kontrahenta, odbiorcę faktury, żeby zgodził się na wystawianie i wysyłanie mu faktur drogą elektroniczną. Akceptacja do odbiorcy jest niezbędna. Przepisy nie wskazują, ile czasu na udzielenie akceptacji ma
kontrahent. W związku z tym należy uznać, że kwestia, jak dogadają się w sprawie przesłania akceptacji, została pozostawiona kontrahentom.
KROK 3
Odbiór akceptacji
Bardzo ważnym momentem jest otrzymanie akceptacji odbiorcy (odbiorców). O ile prośba o przesłanie akceptacji może zostać skierowania do kontrahenta podczas rozmowy osobistej czy telefonicznej, o tyle już sama akceptacja i jej przesłanie musi spełniać określone warunki. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Z tym zastrzeżeniem, że w przypadku formy elektronicznej akceptacja musi spełniać warunki bezpieczeństwa przewidziane dla e-faktury. Konieczne będzie użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub EDI.
KROK 4
Pierwsza e-faktura
Pierwszą e-fakturę można wystawić dzień po otrzymaniu akceptacji odbiorcy. W praktyce z przyczyn ostrożnościowych warto więc zadbać o to, żeby zaznaczyć dzień, kiedy otrzymaliśmy akceptację. Pamiętajmy też, że potrzebna jest akceptacja każdego kontrahenta osobno. Nie można uznać, że po otrzymaniu jednej akceptacji można wysyłać e-faktury do wszystkich. Pierwszą fakturę do każdego kolejnego odbiorcy można wystawić i wysłać po otrzymaniu jego akceptacji.
KROK 5
Ostatnia e-faktura
Tak jak otrzymanie akceptacji otwiera możliwość stosowania faktur elektronicznych, tak jej cofnięcie ją zamyka. Ostatnią e-fakturę można wystawić odbiorcy, który cofnął akceptację w dniu otrzymania powiadomienia o jej wycofaniu. Od następnego dnia takiego prawa w stosunku do tego kontrahenta już nie mamy.
Jak długo trzeba przechowywać e-faktury
Faktury elektroniczne wystawiane i przesyłane zgodnie z rozporządzeniem pozwalają na realizację podstawowego prawa podatnika VAT: rozliczenia podatku w nich zawartego. Pamiętajmy, że przesłanie faktury zwykłym e-mailem nie jest wystarczające. Rozporządzenie wymaga zachowania bezpieczeństwa. Gwarancje tego daje tylko kwalifikowany podpis elektroniczny lub wymiana danych elektronicznych (EDI).
Fakturę elektroniczną tak jak każdą inną trzeba przechowywać przez określony czas na
wypadek kontroli. Kwestii tej nie reguluje samo rozporządzenie dotyczące e-faktur. Ale termin taki został określony dla faktur papierowych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Przepis jasno stanowi, że podatnicy muszą przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto trzeba pamiętać o specjalnych wymogach dotyczących sposobu i miejsca przechowywania e-faktur.
Czas przechowywania faktur został uzależniony od przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasady przedawnienia zostały ściśle określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Zgodnie z art. 70 par. 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Z przedawnieniem wiążą się dwie sytuacje szczególne:
zawieszenie i przerwanie biegu przedawnienia. Pierwsza sytuacja polega na tym, że wskutek określonych w ustawie okoliczności 5-letni termin zostaje wstrzymany. W praktyce oznacza to, że np. po dwóch latach biegu przedawnienia termin przestaje biec przykładowo na pół roku. Potem biegnie na nowo, czyli kolejne 3 lata do przedawnienia.
W przypadku przerwania biegu przedawnienia sytuacja jest bardziej niekorzystna dla podatnika. Przerwanie biegu przedawnienia oznacza, że będzie on liczony na nowo. Dla przykładu do przedawnienia zobowiązania pozostał tylko rok. Został jednak przerwany wskutek jednej z okoliczności przerywającej ten termin. W konsekwencji podatnik będzie musiał zacząć liczyć bieg terminu przedawnienia od nowa, czyli czekać kolejne 5 lat.
Różnicę między zawieszeniem a przerwaniem biegu przedawnienia wyjaśniono wyżej. W przypadku zawieszenia termin przedawnienia wydłuży się tylko o pół roku. Przy przerwaniu terminu po 4 latach, podatnik na przedawnienie w sumie będzie czekał 9 lat.
Ponadto bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu:
• od dnia wydania decyzji o rozłożeniu na raty czy o odroczeniu do dnia terminu płatności odroczonego podatku lub zaległości podatkowej, ostatniej raty podatku lub ostatniej raty zaległości podatkowej;
• od dnia wejścia w życie rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku, wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, do dnia upływu przedłużonego terminu.
Ważny adres
Narodowe Centrum Certyfikacji pełni funkcję Głównego Urzędu Certyfikacji http: //www.nccert.pl/ncc/home.aspx
Od 1 października 2005 r. rejestr podmiotów kwalifikowanych prowadzi NBP.
Słownik terminologiczny
PODPIS ELEKTRONICZNY – dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
BEZPIECZNY PODPIS ELEKTRONICZNY – podpis elektroniczny, który:
• jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
• jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
• jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
KWALIFIKOWANY CERTYFIKAT – certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie.
KWALIFIKOWANY PODMIOT ŚWIADCZĄCY USŁUGI CERTYFIKACYJNE – podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.
Aleksandra Tarka
Gazeta Prawna Nr 202/2005 [Dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 2005-10-17
- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz 798 z późn. zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119)
- ustawa z dnia 18 września 2001 o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.)
- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.)
Istotnie, rozporządzenie wprowadza jako dozwoloną formę fakturowania elektronicznego poza bezpiecznym podpisem elektronicznym także wymianę danych elektronicznych (EDI).
Elektroniczna wymiana danych (z ang. EDI – Electronic Data Interchange) została określona w rozporządzeniu jedynie poprzez odniesienie do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Umowa ta została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych.
Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. Wiadomość przesłana w formacie EDI składa się z odpowiednio zestandaryzowanych komunikatów przygotowanych w czytelnym dla systemu informatycznego formacie, które mogą być automatycznie i jednoznacznie przetwarzane.
Kontrahenci mający zamiar korzystać z tej formy przesyłania danych mają obowiązek zawrzeć dwustronną umowę regulującą wymianę danych elektronicznych. Zgodnie z par. 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (w formie EDI) powinna zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.
Zgodnie z postulatami Komisji Europejskiej, w przypadku przesyłania wiadomości w systemie zgodnym z założeniami EDI, zaangażowane strony powinny zagwarantować przestrzeganie procedur między innymi w zakresie bezpieczeństwa. Oznacza to wprowadzenie procedur weryfikacji pochodzenia i integralności wiadomości EDI. Dodatkowo odbiorca takiej wiadomości ma obowiązek poinformowania (w czasie określonym w umowie) nadawcy o jakichkolwiek zaistniałych nieprawidłowościach.
Zalecenia Komisji Europejskiej nakładają także obowiązek zapewnienia przynajmniej takiego poziomu poufności, jaki jest przyjęty w odniesieniu do dokumentów wystawianych w formie papierowej.
Zgodnie z zaleceniami, umowa powinna ponadto określać zakres odpowiedzialności każdej ze stron i sposób rozwiązywania ewentualnych sporów.
Umowa, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych, musi zawierać tzw. załącznik techniczny (Technical Anneks), który powinien określać m.in. ustalone standardy formatowania danych, używany sprzęt, środki komunikacji oraz procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów technicznych.
Należy podkreślić, że zalecenia Komisji Europejskiej w znacznej części pozostawiają użytkownikom (stronom umowy) wolną rękę w określaniu poszczególnych zapisów umowy, co przekłada się automatycznie na znaczny margines swobody w konfiguracji systemów elektronicznej wymiany danych.
Wiele firm już w chwili obecnej używa systemów elektronicznej wymiany informacji (należą do nich także systemy przesyłania poczty elektronicznej) w celu przesyłania zamówień, informacji logistycznych, itp. W praktyce, aby wprowadzić e-fakturowanie, wystarczy więc dostosować używany przez przedsiębiorcę system do wymogów wskazanych w zaleceniach Komisji Europejskiej i w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.
Elastyczność w konfiguracji systemu ułatwia wprowadzenie fakturowania elektronicznego z zagranicznymi kontrahentami, którzy używają systemów opartych na EDI już od dłuższego czasu. System spełniający wymogi EDI umożliwia także przesyłanie innych dokumentów, takich jak zamówienia, zawiadomienia o wysyłce towarów itp.
Stosowanie e-fakturowania powoduje zmniejszenie liczby błędów wynikających z automatyzacji przetwarzania danych oraz wpływa na zwiększenie szybkości obiegu dokumentów. Jednak doświadczenia przedsiębiorców w innych krajach UE wskazują, że główną zaletą fakturowania elektronicznego jest zmniejszenie kosztów obiegu dokumentów o około 75 proc., co jest związane z zaprzestaniem wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur (i innych dokumentów) w formie papierowej.
Współczesne stosunki handlowe dążą do uproszczenia procedur i biurokracji. Obecnie nie można już wyobrazić sobie ich kształtowania bez udziału internetu. Pewność obrotu prawnego nie pozwalała uznać komunikacji elektronicznej jako tej równorzędnej formie pisemnej, dopóki nie określono standardów pozwalających na podniesienie bezpieczeństwa w sieci. Zmienić to miała koncepcja elektronicznego podpisu, który dołączany do stworzonego dokumentu jednoznacznie identyfikowałby jego twórcę oraz pozwalałby stwierdzić, że po jego złożeniu dokument nie został zmieniony. W Polsce kwestię tę uregulowała uchwalona w 2001 r. ustawa o podpisie elektronicznym.
Definicja bezpiecznego podpisu elektronicznego zawarta w ustawie wskazuje jego trzy przesłanki. Po pierwsze, podpis elektroniczny jest przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej. Po drugie, jest on sporządzony za pomocą bezpiecznych urządzeń podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny. Po trzecie, podpis jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
Pierwsza przesłanka jest jasna – podpis musi jednoznacznie identyfikować składającą go osobę. Co do drugiej kwestii, sporządzania podpisu, możliwe są różne rozwiązania techniczne, począwszy od najszerzej stosowanego kodu – hasła, tzw. klucza prywatnego, poufnego i udostępnianego wyłącznie osobie składającej podpis, do różnych urządzeń technicznych w postaci kart i kluczy identyfikacyjnych, aż po metody biometryczne, jak skaner rozpoznający linie papilarne czy wzór siatkówki oka. Ze względów oczywistych, najtańszym i najbardziej rozpowszechnionym sposobem składania podpisu jest stosowanie hasła klucza. Za jego pomocą, poprzez protokoły kryptograficzne, cały dokument, pod którym złożony został podpis, jest szyfrowany. Podpis elektroniczny w całości integruje się z sygnowanym dokumentem, co zapewnia, że po złożeniu podpisu nie jest już możliwa niezauważalna zmiana podpisanego dokumentu. Co wypełnia trzecią przesłankę wymaganą przez ustawodawcę. Do odczytania tak zaszyfrowanego dokumentu niezbędny jest tzw. klucz publiczny. Jest to fragment kodu, udostępniany odbiorcom korespondencji, pozwalający odczytać zaszyfrowaną wiadomość. Klucz publiczny i klucz prywatny są niepowtarzalne i charakterystyczne dla danego użytkownika. Tworzą unikalną parę, która pozwala na kodowanie oraz odczytywanie wiadomości, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa. Znając wyłącznie klucz publiczny, nie da się odtworzyć poufnego klucza prywatnego, którym zaszyfrowano dokument, a tym samym użyć go, podszywając się pod czyjąś tożsamość.
Pomimo, że ustawa weszła w życie już jakiś czas temu, podpis elektroniczny nie stał się powszechnym narzędziem do sygnowania dokumentów w sieci, jak zakładano. Uważa się, że główną tego przyczyną jest przyjęte w Polsce restrykcyjne rozwiązanie wymogu korzystania z usług autoryzowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne. Centra certyfikacyjne, poprzez udzielenie certyfikatu, poświadczają, autentyczność bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wiąże się to z koniecznością dodatkowej zapłaty na rzecz takiego centrum za wydanie certyfikatu. Ceny certyfikatów przeznaczonych na potrzeby podmiotów gospodarczych sięgają kwoty 500 złotych netto za okres 12 miesięcy, w zależności od stosowanych rozwiązań technicznych i oferowanych usług.
Obecnie prawodawca stworzył dokumentacji elektronicznej nowe perspektywy, poprzez wprowadzenie rozporządzenia ministra finansów, w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej. Niestety, podejście polskiego prawodawcy znów okazuje się być restryktywne, gdyż faktury elektroniczne muszą być sygnowane bezpiecznym podpisem elektronicznym. Przewiduje się więc ten sam rygor, który do tej pory znacznie zahamował rozwój podpisu elektronicznego, czyli wymóg korzystania z autoryzowanych centrów certyfikacyjnych. Niemniej jednak należy pozytywnie ocenić tendencję zmierzającą do coraz większego odformalizowania stosunków handlowych.