Istotnym elementem zorganizowania rachunkowości każdej firmy jest właściwy system dokumentacji księgowej. Jego rola wynika z prawnego obowiązku udokumentowania wszystkich zapisów występujących w danym okresie. Można śmiało powiedzieć, że prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z najważniejszych (chociaż często marginalizowanych) aspektów prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa. Pozwala on bowiem odtworzyć poszczególne zdarzenia i sprawdzić zgodność ich rejestracji z obowiązującymi przepisami, a także na bieżąco kontrolować skutki poszczególnych operacji związanych z prowadzoną działalnością. Wpływa to w istotny sposób na organizację pracy całej firmy, a tym samym na jej wyniki finansowe.
SPIS TREŚCI
AKTY PRAWNE
FORMULARZE I WZORY
Organizacja dokumentacji księgowej
Organizacja dokumentacji księgowej obejmuje przede wszystkim opracowanie zasad wystawiania (emisji), kontroli, obiegu i przechowywania dokumentów.
Ze względu na to, że nie wszystkie dowody (egzemplarze) podlegają ujęciu w księgach rachunkowych, konieczny jest ich podział na dowody księgowe i dowody niepodlegające księgowaniu. Jeżeli operacja jest dokumentowana kilkoma dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu (np. przyjęcie środków trwałych może być dokumentowane dowodami: OT – otrzymanie środka trwałego, fakturą VAT, protokołem zdawczo-odbiorczym), to należy wyznaczyć dowód albo egzemplarz tego dowodu, który będzie stanowił podstawę księgowania. Ponadto trzeba określić sposób postępowania z każdym egzemplarzem dowodu.
Jak klasyfikować dokumenty księgowe
Różnorodność operacji gospodarczych występujących w firmie sprawia, że do ich odwzorowania stosuje się dokumenty różne pod względem rodzaju, przeznaczenia czy formy.
Podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą stanowić dowody księgowe:
• zbiorcze, dotyczące wielu jednorodnych dowodów źródłowych (np. raport kasowy ujmujący dowody wpłat i wypłat gotówki, polecenia księgowania), przy czym ewidencji podlegają łączne kwoty,
• korygujące (np. noty księgowe, faktury korygujące VAT) wystawiane w celu skorygowania błędnych zapisów,
• rozliczeniowe (np. rozdzielniki kosztów), które ujmują dokonane już zapisy według innych (nowych) kryteriów klasyfikacyjnych,
• zastępcze, wystawiane przez księgowość jednostki i do czasu nadejścia dowodu zewnętrznego zastępujące go; jeżeli po otrzymaniu dowodu obcego wystąpi różnica między oboma dokumentami, to należy dokonać zapisu doprowadzającego do poziomu zgodnego z ujętym w dowodzie obcym.
UWAGA!
Dowodem zastępczym nie można dokumentować operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Obok dowodów wynikających z ustawy o rachunkowości mogą występować również dowody, których zawartość merytoryczną określają: prawo podatkowe (np. dokumentacja VAT), prawo bankowe, prawo wekslowe. Natomiast w odniesieniu do dokumentów, których rodzaju i treści nie regulują żadne przepisy – jednostka może samodzielnie ustalać rodzaje dowodów dokumentujących operacje gospodarcze. Dowodem takim jest np. rachunek za jazdy miejscowe własnym samochodem wystawiony przez pracownika, który używa samochodu własnego do celów służbowych.
Dokumenty „z komputera” a wymogi ustawowe
Większość firm prowadzi swoje księgi komputerowo. Występują zatem również pewne wymogi dla dokumentów generowanych w programach finansowo-księgowych. I tak, za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji już zawartych w księgach. Muszą one jednak spełniać określone wymagania, a mianowicie:
• w dowolnym momencie mogą uzyskać trwale czytelną postać, zgodną z treścią stosownych (tradycyjnych) dowodów księgowych; trwałą formę ma dowód zdatny do długotrwałego przechowywania (np. płyty CD, mikrofilmy, wydruki na papierze),
• można stwierdzić źródła ich pochodzenia oraz ustalić osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie do ewidencji komputerowej,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności ich przetwarzania oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione przed zniszczeniem, zmianą, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Wymienione wymagania może spełnić automatyczna rejestracja danych, zastosowanie cyfr i sum kontrolnych, kluczy identyfikacyjnych, a także kopiowanie nośników oraz zastosowanie podpisu elektronicznego.
Jak sprawdzić dokument księgowy
Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie określonych operacji gospodarczych muszą gwarantować rzetelne dane o faktycznym ich przebiegu. Dlatego w ustawie o rachunkowości określono wymagania dotyczące poprawnego sporządzania dowodów.
Szczególnie istotne jest respektowanie wymagań:
• formalnoprawnych, związanych z zawartością dokumentów księgowych,
• dotyczących poprawności ich sporządzania,
• związanych z przeprowadzaniem kontroli wystawionego dowodu pod względem: formalnym (poprawność wystawienia dowodu), merytorycznym (zasadność dokonania operacji) i rachunkowym (prawidłowość obliczeń przez upoważnioną osobę),
• odnoszących się do właściwego dokonywania poprawek w razie wystąpienia błędów.
Jak sporządzić instrukcję obiegu dokumentów
Wymagania określone w prawie bilansowym oraz w zarządzeniach wewnętrznych, a dotyczące zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych oraz ich archiwizowania, wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, powinna określać instrukcja obiegu dokumentów.
Instrukcja ta nie jest sformalizowanym dokumentem sporządzanym według jakiegoś obowiązującego wzoru. Kierownik każdej jednostki musi opracować własną – odpowiednią do potrzeb jego firmy.
Jest to jedynie akt wewnętrzny, służący dokładnemu wyjaśnieniu, co dany pracownik, dział czy struktura powinni zrobić w celu udokumentowania operacji gospodarczych.
UWAGA!
Zasady opisane w instrukcji nie muszą mieć jakiejś określonej formy. Jest to instrukcja – powinna więc być napisana językiem przystępnym, zrozumiałym dla wszystkich, w szczególności dla nowych pracowników.
Przykładowy zapis w takiej instrukcji może wyglądać następująco:
"Sekretariaty (ew. osoby prowadzące sekretariaty) przyjmują wszelkie dokumenty zewnętrzne, dostarczane do siedziby firmy przez pocztę lub przez pracowników jednostki. Dokumenty te należy ostemplować pieczątką wpływu i wpisać do książki korespondencji, nadając kolejny numer. Tak oznaczona korespondencja jest przekazywana – za pokwitowaniem – właściwym komórkom organizacyjnym."
Zapis ten można uszczegółowić, wskazując np.:
"Faktury VAT dotyczące zakupu przekazuje się, po zarejestrowaniu, do działu finansowego, który po wstępnej kontroli i ujęciu w rejestrze przekazuje je dalej osobom/działom odpowiedzialnym za zakupy i dostawy. Po dokonaniu przez te osoby/działy kontroli merytorycznej przekazują one dowody ponownie do działu finansowego w celu dokonania kontroli formalnej i rachunkowej, zatwierdzenia przez głównego księgowego i członka zarządu oraz dokonania zapłaty."
Instrukcja powinna zatem wyjaśniać dokładnie, co z jakim dokumentem należy zrobić:
• kto ma go przyjąć,
• jak go oznaczyć,
• gdzie i w jakim terminie przekazać.
W instrukcji ujmuje się także osoby (najczęściej określone według stanowiska) uprawnione do przyjmowania, sporządzania oraz podpisywania poszczególnych dokumentów księgowych, do ich kontrolowania oraz wydawania druków ścisłego zarachowania. W instrukcji może być również ujęta odpowiedzialność pracowników wynikająca z ich pracy z dokumentami.
Mogą się w niej znaleźć także zapisy dotyczące wymogów co do zawartości poszczególnych dokumentów księgowych. Powinny się tam znaleźć uwagi dotyczące kompletności, rzetelności, jasności dokumentów. Instruktaż, jak opisywać taki dokument, jakie stosować skróty i symbole zastępujące nazwy. Jeżeli operacje gospodarcze są dokumentowane dwoma lub wieloma dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jednostki w instrukcji ustala dowód (egzemplarz), który będzie podstawą do dokonania zapisu.
W dużych jednostkach instrukcja powinna określać metody dokumentowania operacji w różnych komórkach organizacyjnych, drogi ich obiegu, jak też stosowane narzędzia organizacyjne (np. harmonogramy czy terminarze).
Kwalifikowanie dokumentów księgowych
Przed rejestracją w księgach rachunkowych dokumenty księgowe powinny zostać poddane segregacji oraz kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Segregacja ma na celu wyodrębnienie dokumentów podlegających ewidencji, a następnie ich łączenie w jednorodne grupy, takie jak np. dowody bankowe, magazynowe, zakupu. W ramach jednorodnej grupy dowody są zestawiane według dat operacji, banków, rodzajów rachunków bankowych (np. bieżący, pomocniczy, lokat terminowych – jeżeli jednostka ma ich kilka) czy kontrahentów. Posegregowane dowody księgowe są następnie opatrywane symbolami i numerami, które pozwalają badać kompletność danego ich zbioru ujętego w księgach rachunkowych.
Przed zadekretowaniem dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Jej uwidocznienie powinno nastąpić przez podanie w dokumentach księgowych daty i podpisów osób sprawdzających.
Po sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentów księgowych wystawionych w okresie sprawozdawczym dokonuje się ich dekretacji. Polega ona na umieszczeniu w dowodzie księgowym dyspozycji (zwanej dekretem) ujęcia go na kontach księgi głównej, ksiąg pomocniczych czy na kontach pozabilansowych.
Ustawodawca nakłada obowiązek dekretowania dowodów księgowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach, jeśli nie wynika to z techniki dokonywania zapisu.
UWAGA!
Można zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych dotyczących podpisów i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dekretacji dokonuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona. Na ogół używana jest do tego celu specjalna pieczątka. Ujęcie wymienionych danych w dekrecie sprzyja powiązaniu dokumentów źródłowych z zapisami księgowymi. Podanie przy zapisie księgowym symbolu i numeru umożliwia dotarcie do dokumentu źródłowego stanowiącego jego podstawę.
Przykład
Przykładowe oznaczenia dokumentów
1) Faktura zakupu:
FVZ (symbol dokumentu) 135 (numer kolejny)/06 (rok operacji)
2) Faktura korygująca zakup:
FKZ 12/06
3) Faktura sprzedaży:
FVS 43/06
4) Naliczenie amortyzacji:
PK 5/06
Po zaksięgowaniu dowody księgowe podlegają przechowywaniu (archiwizacji) przez obowiązujący okres, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie. Wymagania w tym zakresie zostały określone w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.
Maria Hass-Symotiuk
Biuletyn Rachunkowości i Finansów Nr 5/2006 z dnia 2006-03-01
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ze zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 97, poz. 970)