Jesteśmy firmą reklamową i wraz z honorarium musimy refakturować naszym klientom koszty zewnętrzne. Z jaką stawką powinniśmy refakturować: umowy zlecenia, usługi gastronomiczne, noclegowe i taksówki dokumentowane zwykłymi rachunkami lub paragonami fiskalnymi?
eśli otrzyma Pan zwykły rachunek dokumentujący nabytą usługę, to kontrahentowi, na którego przenosi Pan koszt tej usługi, należy wystawić fakturę VAT wraz z należnym podatkiem. Stawka podatku zależy od rodzaju fakturowanej (lub refakturowanej) usługi. Podatnik refakturujący koszty jest traktowany jako podmiot świadczący usługę.
Aby odpowiedzieć na pytanie, należy najpierw odnieść się do tematu refakturowania. Kwestia refakturowania kosztów zewnętrznych przez usługodawców budziła kontrowersje od wprowadzenia ustawy o podatku od towarów i usług z 1993 r. Organy podatkowe początkowo próbowały kwestionować możliwość refakturowania, jednak później wykształciło się pewne trwałe podejście do tego tematu. W praktyce możemy mieć do czynienia z dwiema różnymi w skutkach sytuacjami.
W pierwszej nabywca usługi refakturuje nabyte wcześniej przez siebie usługi lub towary. W tym przypadku refaktura odbywa się niejako poza właściwą fakturą, którą wystawia usługodawca za świadczone przez siebie usługi. Na przykład, firma szkoleniowa refakturuje na kontrahenta zakupione przez siebie bilety lotnicze dla uczestników szkolenia. W tym przypadku, zgodnie z przyjętym orzecznictwem, powinna być wystawiona osobna faktura (refaktura) ze stawką VAT identyczną z tą, z jaką firma nabyła bilety lotnicze (czyli 0%). Warunkiem zastosowania takiej stawki jest jednak niedoliczanie marży przez firmę refakturującą do nabytych biletów. Osobno wystawiana jest faktura za szkolenie.
W drugiej sytuacji mamy do czynienia z kosztem usług świadczonych przez usługodawcę (na przykład tę samą firmę szkoleniową), który umawia się ze swoim kontrahentem, że wyświadczy usługę za określoną kwotę. Jednocześnie podaje koszt swojej usługi, do której zalicza między innymi zakup biletów lotniczych. Jednak, zgodnie z umową, firma ta wystawia tylko jedną fakturę za usługi szkoleniowe. W tym przypadku stawka VAT powinna być jedna i odpowiadać stawce usługi szkoleniowej.
Odnosząc się do Państwa pytania, należy odpowiedzieć, że stawka refaktury będzie zależała od Państwa umowy z kontrahentem. Jeżeli będziecie Państwo refakturować osobno zakupione przez siebie usługi, to niejako stajecie się świadczącym te usługi i powinniście zastosować stawkę właściwą dla danej usługi (np. stawka zwolniona lub stawka 0%). Jeżeli natomiast będziecie wystawiać jedną fakturę za usługi reklamowe, to powinniście zafakturować całość usługi ze stawką 22%. Dla jasności poniesionych przez siebie kosztów możecie Państwo dołączyć do faktury załącznik, w którym przedstawicie poniesione przez siebie koszty (tzw. koszty wykonania usługi).
Należy podkreślić, że refakturę wystawia się wtedy, gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną. Jeżeli podatnik nabył usługi czy towary, a nabycie to nie było udokumentowane fakturą, to nie możemy mówić o refakturowaniu, tylko o fakturowaniu na rzecz nabywcy poniesionych kosztów.
Jeżeli zatem podatnik otrzyma rachunek zwykły dokumentujący nabytą usługę, to kontrahentowi, na którego przenosi koszt tej usługi, wystawia fakturę VAT, doliczając wartość należnego podatku. Stawka podatku zależy od rodzaju fakturowanej usługi. Podatnik traktowany jest bowiem również w tym przypadku jako podmiot świadczący usługę.
• art. 7 ust. 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535
Bartosz Iljin