Spółka wprowadziła system rozliczania diet za czas zagranicznych podróży służbowych pracowników. Wyliczone zgodnie z nim diety są wyższe od przewidzianych rozporządzeniem w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wyższą wartość diet od kwoty obliczonej zgodnie z przepisami tego rozporządzenia?
Jeżeli wartość świadczenia wyliczona zgodnie z przyjętym przez spółkę systemem rozliczania diet będzie wyższa od kwoty diety obliczonej zgodnie z przepisami rozporządzenia, o którym mowa w pytaniu, wypłacana pracownikowi nadwyżka również stanowi dla spółki koszt uzyskania przychodu.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca może określić inne, korzystniejsze warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu poza sferą budżetowa (art. 775 § 3 k.p.). Należałoby tu jednak pamięać, że nadwyżka stanowiłaby wówczas przychód pracownika. Pracodawca nienależący do sfery budżetowej może określić te warunki: w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Ograniczenie stanowi brak możliwości ustalania diety za dobę podróży służbowej na terenie kraju oraz za granicą w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na terenie kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa nie zawiera takich postanowień – pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Podróże służbowe pracowników są związane z osiąganiem przychodów przez pracodawcę. Podejmowane są bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskania przychodu. Wydatki na pokrycie kosztów zagranicznych podróży służbowych nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 updop, będącym katalogiem wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. Prawidłowo udokumentowane kwoty wypłacane z tego tytułu przez spółkę mogą stanowić w pełnej wysokości koszt uzyskania przychodów w prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, nawet jeśli przekraczają limity określone w rozporządzeniu. Co ważne, takie stanowisko przyjmują także organy podatkowe (np. Pomorski Urząd Skarbowy w interpretacji z 17 marca 2005 r., sygn. DP/P1/423-0018/05/AP).
• art. 15 i 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 78, poz. 684
• art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 71
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery bud-żetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 271, poz. 2687
Sławomir Biliński
specjalista w zakresie podatku dochodowego, prawnik