Pracownik spółki w maju zakupił paliwo ze stacji benzynowej i przez nieuwagę pobrał paragon. W czerwcu rozliczył wydatki, a księgowość poprosiła sprzedawcę o wystawienia faktury, powołując się na art. 87 Ordynacji podatkowej. Sprzedawca odmówił spełnienia prośby, tłumacząc, że do wystawienia faktury był obowiązany w ciągu 7 dni od dokonania sprzedaży, a termin już upłynął.
Sprzedawca miał rację. Po upływie 7-dniowego terminu nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT. Tym samym spółka powinna dokonać rozliczenia wydatków poniesionych przez pracownika w kwocie brutto, bez możliwości odliczenia podatku naliczonego.
Co do zasady, sprzedawca jest obowiązany wystawić fakturę w ciągu 7 dni od dokonania sprzedaży. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ewidencjonowanej za pomocą kas fiskalnych, termin żądania przez nabywcę wystawienia faktury VAT może zostać przesunięty do 3 miesięcy.
Powyższe wynika z faktu, iż w odniesieniu do podatników podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT oraz przedsiębiorców (tj. podmiotów niebędących podatnikami VAT, lecz wykonujących działalność gospodarczą) termin, w którym sprzedawca jest obowiązany do wystawienia faktury, jest wyraźnie określony w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT.
Natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej sprzedawca jest obowiązany do prowadzenia ewidencji obrotu za pomocą kas fiskalnych, w rezultacie jest zobowiązany do wydania nabywcy paragonu fiskalnego, potwierdzającego warunki zawarcia transakcji.
Przepisy ustawy o VAT obligują sprzedawcę do wystawienia faktury VAT jedynie w sytuacji, gdy nabywca tego zażąda.
Przepisy ustawy o VAT ani akty wykonawcze do niej nie precyzują, w jakim terminie nabywca może żądać od sprzedawcy spełnienia świadczenia oraz w jakim terminie sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury VAT dokumentującej sprzedaż lub wykonanie usługi. Należy zatem posługiwać się regulacjami wyższego rzędu. Aktem nadrzędnym nad ustawami podatkowymi są przepisy Ordynacji podatkowej. Określają one, że jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Podatnik nie ma obowiązku spełnienia żądania nabywcy, jeżeli żądanie to zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od wykonania dostawy lub usługi.
Oznacza to, że przy braku uregulowań w przepisach dotyczących podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku spełnienia żądania nabywcy, będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, oraz możliwości zastosowania reguły określonej w Ordynacji podatkowej – faktura VAT w przypadku wcześniejszego wydania paragonu może być wystawiona w terminie 3-miesięcznym. Ma to zastosowanie wyłącznie do faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności.
W konsekwencji należy stwierdzić, że sprzedawca po upływie 7-dniowego terminu nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT. Tym samym spółka powinna dokonać rozliczenia wydatków poniesionych przez pracownika w kwocie brutto, bez możliwości odliczenia podatku naliczonego.
• art. 19 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 143, poz. 1199
Agnieszka Pajurek
specjalista w zakresie VAT, prawnik